如何選擇合適的商業和個人電郵地址

客戶經常會問我們該如何選擇電郵地址。選擇一個電郵地址——一個容易記住而且聽起來專業的地址——其實比表面看來更有學問。而且不只是商業客戶會這樣問。擁有個人帳戶的客戶也會問，怎樣才是選擇合適電郵地址的最佳方法。

所以，讓我們直接開始，全面講解，先由想確保自己選擇了簡單而專業電郵地址的小型企業說起。

在你的電郵地址中加入公司名稱

這是個簡單的建議，但卻是最大的改變關鍵。如果你選擇包含公司名稱的商業電郵地址，長遠來說會帶來很大好處。箇中原因本身就值得另寫一篇文章，但請相信我們，這是傳達專業形象最簡單的方法。想想你收到過最像真的垃圾郵件——那些能通過你第一層內心篩選、需要你再仔細檢查的訊息。如果你跟我一樣，面對這類訊息時第一件事就是查看寄件地址。當一封聲稱來自已註冊公司的訊息，寄件地址卻是 @gmail 或 @hotmail，馬上就會令人提高警覺。把公司名稱放進你的電郵地址中，尤其是如果你已經有網上業務，這是一個極其簡單而且實惠的方法，讓你看起來更可信，也因此更難讓別人冒充你的業務。看起來會像是 yourname@yourbusiness.com。稍後我們會再講如何設定一切——因為對個人和商業客戶來說，流程其實是一樣的。

那就假設你已經這樣做了。還有甚麼是你可能想考慮的？

電郵地址結構

在設計電郵地址格式時，有很多因素需要考慮。大致上你可以按自己喜好來做——畢竟並沒有一個全球一致認可的結構。不同公司會按自身需要，採用最適合自己的方式。不過，仍然有幾點值得留意。

你應該在電郵地址中使用名字和姓氏嗎？

同時使用名字和姓氏通常看起來最專業，而且當然也能避免在較大的公司中出現混淆，因為可能有多個人共用同一個名字。

如果你真的同時使用名字和姓氏，那麼應該加句點嗎？

使用句點（full stop/period）來分隔名字和姓氏，是一個有效的方法。這樣可以更清楚分辨名字和姓氏，不過不使用句點、直接連在一起寫成一個字詞也完全沒有問題。

私隱方面又如何？

在商業電郵地址中同時使用名字和姓氏，代表任何認識你、又知道你的姓名和公司的人，都可以推算出你的電郵地址。這既有好處，也有壞處。你可能會想以少一點透明度，換取更高的私隱度。例如，使用名字縮寫加姓氏（例如：J. Brown@example.com），而不是使用全名。

其他特殊字元又如何？

雖然句點沒有問題，但你應避免使用其他特殊字元。這些都不是標準做法，而且可能會引起混淆（那是 en dash、em dash，還是其他完全不同的符號？）。使用非標準字元，會令電郵地址更難憑記憶正確輸入，也更難口頭說清楚——更不用說不同地區對特殊字元的用法有所不同，而且有些字元根本不允許用於電郵地址。

對於需要高安全性的職位，你也可以使用基於角色或部門的電郵地址，例如：

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

就我自己的業務而言，我只會用 jamie@ —— 對我來說，這樣感覺沒那麼正式、更友善，而且作為一人公司，對我的客戶來說同時使用我的名字和姓氏會顯得沒必要地正式。有時候，我也很享受它帶來的額外匿名感。

甚麼是別名？我的業務需要它們嗎？

電郵地址和別名用途不同，了解兩者之間的差異，可以幫助你判斷自己是否兩者都需要。

電郵地址永遠對應一個特定郵箱——這表示它有登入功能、訊息儲存空間，以及發送訊息的能力。通常，這類地址是供一個人使用。別名則稍有不同——它是一個額外的電郵地址，會把電郵轉寄到一個或多個現有郵箱。它本身沒有獨立收件箱或儲存空間。當電郵發送到別名時，會自動重新導向到相關聯的郵箱。

別名的功能

處理大量郵件

電郵別名對於收到大量來信的企業特別有用。首先，它們有助更好地整理電郵，例如你可以按郵件來自哪個地址來分類（例如：客戶、供應商等）。

私隱

很多人會選擇我們上面列出的那類地址作為別名，以幫助保持員工匿名。尤其是在處理投訴或其他棘手溝通時，員工通常會感激自己不會因所發送的郵件而被直接以姓名聯繫起來。這也正好帶出別名電郵地址的主要好處……

共享郵件

也許別名地址最有用的功能，就是把收到的訊息轉寄到多個收件箱，讓部門或團隊中的每位成員都能掌握情況。你一定熟悉像 returns@ 或 help@ 這類別名——但請選擇最適合你業務的名稱。

一目了然

最常用的十大別名和郵箱

想找一些最好用的電郵地址例子，讓你的業務運作更輕鬆嗎？以下是我們客戶為其郵箱和別名所選用的十大電郵地址。

從這份清單可見，公司大多使用這些地址來標示不同部門，並簡化組織內部的溝通流程。

如何選擇個人電郵地址

現在你已經有了商業電郵，那麼你的個人電郵地址也可以改善嗎？你可以怎樣把普通的 Gmail 或 Hotmail 風格地址提升得更專業？

說到底，就算是二十年前，我們也得在電郵中加上出生年份來縮窄選擇。現在更多人擁有多個帳戶，未來看來只會更困難。jamielong90@ 看起來就比 jamielong2819532@ 好得多——更別說後者有多難記。所以我們可以怎樣做？還有沒有其他技巧和方法，幫助你取得合適的電郵地址？

首先，記住以上規則

因為幾乎所有規則在這裡同樣適用。避免任何搞笑成分、可能引起混淆的不尋常字元等等。如果你打算使用數字，盡量讓它們對你有某種意義；如果做不到，也至少要容易記住（jamielong666@）——而不是把完整出生日期放進去（jamielong111190@）。

避免過度複雜，尤其是在拼寫方面

你可能會想在名字中多加幾個字母，因為你自己容易記得，而且 jamieielongng 這個地址又可用——但我可以保證，長遠來說這一定會造成混淆。如果你的名字本身很難拼寫，或者經常跟另一個名字混淆，你其實可能會想把它簡化或縮短，讓自己在那些無可避免、要在電話裡逐個字母拼出來的時刻輕鬆一點。

不妨考慮改用暱稱或興趣

JohnGuitar@ 可能比 JohnSmith@ 更容易有空缺，而且大概也更容易記住。只要記住，你選的任何字詞都需要有持久性。如果那不是你真正熱愛的東西，它日後可能會變成一個令你後悔的電郵地址。

之後更改電郵地址會很麻煩，所以應盡可能避免，尤其是如果你打算把它用作多個網站或帳戶的登入名稱。

避免包含過多個人資料

沒有人建議你把母親婚前姓氏或第一隻寵物的名字放進去，但應避免使用完整出生日期、住址資料，或任何其他一旦落入不當人士手中便可能引起安全問題的資訊。記住，你的地址是公開可見的。

選擇較少人認識的公用網域或電郵供應商

公用網域就是任何人都可以用來註冊電郵地址的網域——例如 gmail 和 hotmail 這類。

一些大型品牌其實還有其他（較少人知道的）公用網域選項，可能比它們最熱門的選項更容易註冊。例如，除了旗艦的 @hotmail 之外，多年來 Microsoft 也讓我們註冊 @live、@outlook 和 @msn，以及使用國家網域的變體（例如 .co.uk）。同樣地，Apple 多年來也曾使用 @mac.com、@icloud.com 等等。

尋找這些大品牌較少人使用的選項，可能讓你建立一個更接近自己理想的電郵地址。好處是，你仍然可以擁有一個容易記住的網域尾碼，以及一個更貼合自己的名稱。

在電郵地址中使用個人網域，做回真正的自己

但既然你可以為自己創造一場全新的盛宴，為甚麼還要在一場二十年前的自助餐掉下來的碎屑中苦苦搜尋？

因為你不需要擁有一門生意（甚至不需要經營網站），也可以註冊網域，並享有我們為企業概述的所有好處。註冊自己的網域每年大約一美元起，而且絕不會令你荷包大出血。

擁有自己的電郵方案，基本上代表你可以隨意選擇想用甚麼名稱，因為你擁有該網域（而且該網域也是個人化的）。你可以用 jamie@greatdesigns.art，或者如果你沒甚麼創意，也可以用老老實實的 jamie@jamielong.com。可能性突然變得無窮無盡——但這樣設定起來一定不容易吧。你大概得是一家公司之類才行……

無需網站／主機也能設定你的自訂電郵地址

其實不是。設定起來非常容易。你可能會驚訝地發現，原來你不需要主機或真正的網站，也能擁有自己的自訂電郵地址！

設定這類電郵帳戶最簡單的方法，就是先註冊一個網域，然後直接加入即插即用式郵件服務，讓它替你處理最麻煩的部分。你可以建立郵箱、設定郵件記錄，並取得儲存空間，而無需購買主機方案。你甚至可以在自己偏好的電郵應用程式中接收訊息。

流動化使用，並作出最適合你的選擇

說到底，我們都已經習慣在手機上使用應用程式，所以一個可以輕鬆加入手機應用程式的電郵地址，絕對是一大優勢。這很容易設定，而且適用於任何支援 IMAP/SMTP 整合的供應商。這就是你在選擇時需要留意的重點。所以，記得看看不同的商業電郵方案，確保你選到最合適的方案。

如有需要，你甚至可以遷移現有電郵到更好的服務。

記住，一切都取決於你和你的需要。