Avatar email: Bagaimana berbagai penyedia menangani foto profil & branding

Mempersonalisasi akun email Anda untuk membantu branding mungkin bukan sesuatu yang pernah Anda pikirkan, tetapi ini adalah sesuatu yang sebaiknya Anda manfaatkan, terutama jika Anda sedang mengembangkan bisnis.

Tetapi apa yang kami maksud saat membicarakan personalisasi? Sejauh mana Anda dapat mempersonalisasi akun email sangat bervariasi tergantung pada penyedia Anda. Tentu saja, Anda dapat mengubah pengaturan agar terasa lebih nyaman bagi diri sendiri (wallpaper, latar belakang, tata letak), tetapi yang kami bahas di sini adalah elemen yang benar-benar dapat dilihat orang lain saat Anda mengirim email: foto profil.

Di sini, kami akan memandu Anda melalui cara-cara paling umum untuk memaksimalkan manfaat foto profil email.

Foto profil email

Saya memasang foto di akun Hotmail pribadi saya sekitar tahun 2007, dan sampai sekarang masih bertahan. Itu adalah seekor kucing dengan tikus-tikus yang menempel di wajahnya. Saat ini, kita mungkin akan menyebutnya meme, tetapi saat itu, kata ini baru sebatas kilau di mata seorang milenial yang terlalu cepat dewasa.

Tetapi yang tidak saya sadari adalah selama ini, foto profil email saya hanya ditampilkan kepada pengguna Hotmail/Outlook lainnya. Ini terjadi pada sebagian besar penyedia email — foto Anda akan muncul bagi orang lain yang menggunakan layanan yang sama (Hotmail, Gmail, Zoho, dll), tetapi tidak ada orang lain yang akan melihatnya. Mungkin Anda tidak menyadari bahwa siapa pun bisa melihat foto email Anda — dalam hal ini, mungkin saya telah menyelamatkan Anda dari rasa malu di masa depan (atau mungkin menyoroti kekeliruan di masa lalu).

Mengapa pengguna di penyedia email lain tidak dapat melihat foto email saya?

Ini semata-mata karena foto disimpan dalam ekosistem “internal” penyedia Anda. Foto diambil langsung dari sistem mereka, sehingga mereka yang tidak memiliki akses ke sistem tersebut (semua orang lain) tidak dapat mengambilnya.

Mengirim email bergantung pada protokol (seperti SMTP), yang merupakan cara standar untuk mentransfer data antar server email. Karena setiap penyedia email harus menggunakan protokol ini dengan benar, pesan, lampiran, dan fitur lainnya dapat ditampilkan dengan benar secara universal. Namun sejauh ini, belum ada cara standar yang dikembangkan untuk mengirim/menerima foto profil email.

Apakah ada solusi agar siapa pun dapat melihat foto profil email saya?

Jika Anda berharap ada aplikasi yang terintegrasi dengan semua penyedia email dan memungkinkan Anda membuat profil untuk branding email, Anda mungkin akan kecewa. Ada cara yang lebih teknis, yang akan kami bahas nanti, tetapi bagi kebanyakan orang, sebenarnya tidak ada cara yang diakui secara universal untuk menampilkan foto profil di berbagai platform email.

Namun, ada pendekatan jalan tengah yang berguna untuk diketahui jika Anda suka meninggalkan komentar di situs web dengan menggunakan alamat email sebagai login Anda.

Gravatar (singkatan dari Globally Recognised Avatar) memungkinkan Anda membuat profil email dan menautkannya ke alamat email Anda. Situs web apa pun yang mengintegrasikan Gravatar (misalnya, sebagian besar situs WordPress mengaktifkannya secara default), maka “avatar” Anda (yang dalam konteks ini secara harfiah berarti foto profil email) akan ditampilkan di mana pun Anda memposting.

Ide foto profil email

Mungkin Anda sudah mendahului saya, tetapi mari kita lihat sekilas cara memanfaatkan foto profil email Anda. Foto email cukup intuitif, tetapi ada baiknya mengingat beberapa hal… Cobalah untuk memilih salah satu dari berikut ini:

• Profesional dan mudah dikenali — jika Anda adalah brand Anda, foto headshot yang jelas dan profesional (gaya aktor) dapat memberikan dampak besar bagi bisnis Anda. Usahakan untuk menangkap tone of voice bisnis Anda dalam foto ini (baik profesional, menyenangkan, atau abstrak).

• Ilustratif dan kreatif — Mungkin Anda tidak ingin menjadi wajah bisnis Anda — setidaknya tidak secara langsung. Anda bisa menggunakan avatar kartun yang dibuat AI, atau bahkan hanya pola yang tidak spesifik. Alternatifnya, sesuatu yang mewakili bisnis Anda. Bisnis perawatan anjing mungkin memilih klien berkaki empat yang sangat menggemaskan. Pilihan yang sedikit tidak langsung dapat menciptakan rasa penasaran dan memberi ruang bagi individualitas di antara karyawan tanpa harus menampilkan foto mereka sendiri.

• Logo perusahaan atau sesuatu yang simbolis —Mungkin pilihan yang paling alami untuk sebuah bisnis, terutama yang memiliki sejumlah karyawan, adalah menggunakan logo perusahaan. Anda juga bisa memvariasikannya dengan memberi setiap orang warna mereka sendiri agar mudah dikenali.

Perlu diingat bahwa pilihan setiap orang akan terlihat oleh semua orang lain yang menggunakan penyedia yang sama, dan ini bisa termasuk klien eksternal. Terutama saat memilih sesuatu yang lucu atau unik untuk foto email Anda, pertimbangkan bagaimana tampilannya ketika Anda mengirim kabar buruk atau mencoba menegosiasikan kesepakatan yang sulit.

Anda menginginkan sesuatu yang tetap mampu menimbulkan rasa hormat dalam situasi seperti itu.

Hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk foto email

Lakukan

• Luangkan waktu dan pikirkan dengan matang— dengan mempertimbangkan bagaimana tampilannya dalam berbagai situasi.

• Berkomitmen untuk memperbarui, dan ubah secara semi-rutin - jika itu sesuatu yang unik, kemungkinan besar akan lebih cepat menimbulkan kejenuhan dibanding logo biasa yang sederhana

• Dapatkan tips dari para profesional — lihat tips yang dapat membantu Anda mengambil foto yang terlihat profesional, atau bahkan sewa fotografer profesional untuk menyampaikan pesan yang tepat. Gambar yang gelap, berpiksel, atau bergaya selfie kemungkinan terlihat lebih buruk daripada tidak ada gambar sama sekali.

Jangan

• Pasang sesuatu yang terlihat tidak profesional — seperti disebutkan di atas, ini bisa dengan sangat mudah lebih buruk daripada tidak menggunakan gambar sama sekali.

• Gunakan apa pun yang kontroversial— atau bahkan sesuatu yang tampak baik-baik saja, tetapi mungkin dianggap kontroversial oleh orang lain. Itu sama sekali tidak perlu, dan tidak sepadan dengan risikonya.

• Gunakan apa pun yang berperingkat dewasa— yang satu ini tidak perlu penjelasan. Ini hampir pasti akan menyebabkan sanksi email, dan Anda mungkin akan menerima keluhan.

Apa itu email BIMI, dan bagaimana cara menggunakannya?

BIMI bekerja bersama protokol autentikasi (seperti DMARC, SPF, dan DKIM) untuk memungkinkan bisnis menampilkan logo di samping email mereka di sebagian besar kotak masuk utama. Ini adalah hal yang paling mendekati cara universal untuk menampilkan foto profil, tetapi secara ketat terbatas pada logo resmi.

Sebagai kerangka branding email, ini membantu memvalidasi keaslian sebuah bisnis. Ini juga menambahkan lapisan perlindungan lain terhadap serangan spoofing dan phishing, ketika seseorang menyamar sebagai email perusahaan Anda.

Keamanan tambahan ini adalah bonus, tetapi tergantung pada penyedianya, ada kendala yang tidak bisa dianggap sepele. Biasanya, BIMI hanya dapat digunakan oleh bisnis yang logonya telah diverifikasi secara resmi. Biasanya, ini melibatkan pendaftaran logo tersebut sebagai merek dagang pada otoritas, seperti kantor merek dagang yang diakui (misalnya, USPTO di A.S., UKIPO di Inggris).

Kantor ini akan mengonfirmasi kepemilikan logo, dan sertifikat yang dihasilkan akan diperlukan untuk menyiapkan protokol BIMI. Misalnya, dengan Gmail dan email Apple, bisnis harus memperoleh Verified Mark Certificate (VMC), yang memastikan logo tersebut secara resmi terdaftar sebagai merek dagang.

Penyiapan BIMI yang lebih mudah

Penyedia lain, seperti Yahoo dan Fastmail, tidak memerlukan langkah resmi ini. Sebagai gantinya, Anda dapat menyiapkannya dengan lebih langsung:

1. Konfigurasikan DMARC dengan Benar — domain Anda harus memiliki kebijakan DMARC yang disetel ke "quarantine" atau "reject".

2. Siapkan Logo Anda — Ubah logo brand Anda ke format SVG Tiny PS. Ini adalah format yang digunakan, jadi pastikan logo terlihat bagus, lalu unggah ke server Anda.

3. Publikasikan Rekaman BIMI – Rekaman BIMI adalah jenis rekaman TXT tertentu yang perlu Anda tempatkan di DNS (Domain Name System) domain Anda, yang secara khusus mengarah ke lokasi format SVG Tiny PS yang telah diunggah.

Mungkin juga ada beberapa ketentuan tambahan. Misalnya, Yahoo hanya menampilkan gambar BIMI pada email massal. Mereka juga hanya mempertimbangkan domain pengirim dengan reputasi baik untuk menampilkan gambar BIMI. Ini sesuatu yang layak ditelusuri lebih detail jika menampilkan logo perusahaan sangat penting bagi Anda, tetapi banyak orang akan menganggapnya lebih merepotkan daripada manfaatnya, terutama setelah semua pembatasan dipertimbangkan.

Cara mengubah foto profil email (berdasarkan penyedia)

Kembali ke foto tampilan yang sederhana. Anda sudah sampai sejauh ini, dan Anda menyadari bahwa Anda hanya ingin menetapkan foto tampilan untuk email Anda agar orang lain yang menggunakan penyedia yang sama dapat melihatnya. Bagaimana caranya?

Gmail (Google Mail)

Ubah foto profil email Anda di Gmail dengan mengikuti langkah-langkah sederhana berikut:

1. Masuk ke Gmail — masuk ke akun Gmail Anda, seperti biasa.

2. Klik foto profil Anda — di sudut kanan atas dan pilih "Manage your Google Account."

3. Klik ikon pena — untuk akses cepat ke jendela editor foto profil.

4. Unggah Gambar Baru — pilih "Change", lalu pilih:

5. Sesuaikan & Simpan — potong atau sesuaikan gambar sesuai kebutuhan, lalu klik "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Ikuti petunjuk ini untuk memperbarui foto profil Anda di Outlook/Hotmail dan membuatnya terlihat oleh semua anggota jaringan lainnya.

1. Masuk ke Outlook — buka Outlook.com dan masuk.

2. Buka Pengaturan Profil — klik foto profil Anda (atau inisial) di sudut kanan atas dan pilih "My Profile".

3. Ubah Foto Profil — klik "Change Picture".

4. Unggah Gambar Baru — klik "Choose File", pilih gambar dari komputer Anda, lalu unggah.

5. Sesuaikan & Simpan — potong atau ubah ukuran gambar jika perlu, lalu klik "Save".

6. Sinkronkan di Seluruh Layanan Microsoft — foto profil baru Anda akan muncul di Outlook, Skype, dan aplikasi Microsoft lainnya.

Zoho Mail

Ubah foto Anda di aplikasi email populer Zoho Mail dengan mengikuti langkah-langkah ini.

1. Masuk ke Zoho Mail — buka Zoho Mail dan masuk.

2. Akses Pengaturan Profil — klik avatar Anda di sudut kanan atas dan pilih "My Account".

3. Klik “Edit” — lalu pilih foto profil Anda.

4. Unggah Foto Profil Baru — klik area foto profil dan pilih "Upload New".

5. Pilih Gambar — pilih foto dari komputer Anda lalu unggah.

6. Atur Visibilitas — pilih siapa yang dapat melihat foto profil Anda (publik, privat, atau terbatas).

7. Simpan Perubahan — klik "Done" untuk menyelesaikan pembaruan.

Seperti penyedia email lainnya, Zoho Mail akan menampilkan foto Anda kepada penerima email mana pun yang menggunakan jaringan mereka.

Spacemail

Sekarang untuk Spacemail. Anda dapat dengan mudah mengatur foto dengan pengaturan personalisasi kami dan membuatnya terlihat oleh semua orang lain di jaringan kami.

1. Masuk ke Spacemail — akses akun email Anda baik melalui aplikasi maupun di spacemail.com

2. Klik ikon profil bulat — yang menampilkan inisial Anda di sudut kanan atas layar

3. Unggah Gambar — pilih file dari komputer Anda lalu unggah.

4. Sesuaikan & Simpan — potong atau ubah ukuran gambar jika perlu, lalu simpan perubahan.

Dan semudah itu!

Mengatur dan mengatur ulang foto profil email

Semoga Anda telah mempelajari sesuatu tentang apa yang sebaiknya digunakan untuk foto profil email. Baik Anda mencari apa yang harus dilakukan secara profesional (dengan sesuatu seperti BIMI atau sekadar menggunakan logo perusahaan) atau memilih sesuatu yang lebih personal, jangan lupa untuk selalu memperbarui logo atau gambar agar menampilkan versi terkini dari bisnis Anda kepada siapa pun yang dapat melihat foto email Anda (atau avatar).