ईमेल शिष्टाचार के सुझाव और नियम

हम सभी हर साल सैकड़ों, शायद हजारों, ईमेल भेजते हैं। लेकिन गलत प्रभाव डालने के लिए सिर्फ एक खराब ईमेल ही काफी है।

अच्छी बात यह है कि ईमेल शिष्टाचार सीखकर खराब ईमेल की नौबत कभी नहीं आएगी।

ईमेल शिष्टाचार सीधे-सादे नियमों का एक समूह है, जिन्हें सीख लेने पर आपके ईमेल की गुणवत्ता में बड़ा अंतर आ सकता है।

इस लेख में, हम इन नियमों को विस्तार से समझाएँगे और अतिरिक्त सुझाव साझा करेंगे ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपके ईमेल हमेशा सही असर डालें।

10 आवश्यक ईमेल शिष्टाचार नियम और जानकारियाँ

किसी भी लेखन शैली को उसके मुख्य हिस्सों में बाँटा जा सकता है। ईमेल शिष्टाचार भी अलग नहीं है। यह समझकर कि यह कैसे काम करता है, आप हर बार प्रभावी पेशेवर ईमेल कैसे लिखें सीख सकते हैं। यहाँ दस सुझाव दिए गए हैं जो यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगे कि आपके ईमेल कभी असफल न हों।

विषय पंक्तियाँ: हर बार इन्हें सही कैसे करें

ईमेल विषय पंक्तियाँ आपकी पहली छाप होती हैं, और अक्सर खुलवाने का आपका एकमात्र मौका भी। इन्हें छोटा रखना सबसे अच्छा है। आमतौर पर 6-10 शब्द या 40 अक्षर सबसे उपयुक्त होते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि लगभग आधे ईमेल मोबाइल डिवाइस पर खोले जाते हैं, जहाँ जगह सीमित होती है।

विषय पंक्ति को आपके ईमेल की बेहतरीन शुरुआत की तरह काम करना चाहिए। इसे सीधे मुद्दे पर आना चाहिए और पाठक के समय का सम्मान दिखाना चाहिए। सोचें कि आपके संपर्क या सहकर्मी को सबसे महत्वपूर्ण कौन-सी बात जाननी है, और वही कहें। लंबी, चतुर विषय पंक्तियाँ समय बर्बाद करती हैं।

सबसे अच्छी विषय पंक्तियाँ जिज्ञासा, तात्कालिकता या स्पष्ट मूल्य प्रस्तावों को छूती हैं। अपने निजीकरण के साथ रणनीतिक होने की कोशिश करें। इसका मतलब व्यक्ति को नाम से संबोधित करना हो सकता है या, उससे भी बेहतर, उनकी ज़रूरत का उल्लेख करना।

इन्हें सही करने का तरीका यह है:

• विषय पंक्तियाँ 40 अक्षरों (6–10 शब्दों) से कम रखें।

• स्पष्ट, सीधे और सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पहले दें।

• जहाँ प्रासंगिक हो, तिथियाँ, समय-सीमाएँ या अवधि शामिल करें।

• क्रिया-प्रधान शब्दों का उपयोग करें (“Review,” “confirm,” “submit,” “respond”)।

• टोन को संदर्भ के अनुसार रखें — विनम्र, पेशेवर, सम्मानजनक।

• व्यक्ति का नाम लें या स्पष्ट करें कि उन्हें क्या चाहिए।

इन्हें गलत करने का तरीका यह है:

• सभी अक्षर बड़े लिखें या अत्यधिक विराम चिह्नों का उपयोग करें।

• संदर्भ के बिना “quick question” जैसी अस्पष्ट पंक्तियाँ लिखें।

• उचित न होने पर spam trigger शब्द (“free,” “guaranteed”) शामिल करें।

• अनौपचारिक स्लैंग, हास्य या emojis का उपयोग करें।

• विषय पंक्तियाँ भ्रामक बनाएं या उन्हें ईमेल की सामग्री से असंबंधित रखें।

• उन्हें बहुत लंबा लिखें, जिससे वे इनबॉक्स प्रीव्यू में कट जाएँ।

ईमेल शुरू करने का सबसे समझदार तरीका

आप अपने ईमेल की शुरुआत जिस तरह करते हैं, वही आगे आने वाली हर चीज़ का टोन तय करती है। वास्तविक बातचीत की तरह, ईमेल भी परिस्थिति-आधारित होते हैं। किसी करीबी दोस्त का “Hello Sir, how do you do?” से अभिवादन करना अजीब लगेगा, और ईमेल में टोन मिलाना-जुलाना भी ऐसा ही है।

पेशेवर संदर्भ में, औपचारिक शुरुआत करें। जैसे-जैसे संबंध विकसित होता है, आप अधिक सहज शैली अपना सकते हैं, हालांकि यह संस्कृतियों के अनुसार अलग हो सकता है।

पेशेवर अभिवादन इन स्थितियों में आवश्यक हैं:

• अपनी कंपनी के वरिष्ठ-स्तर के कर्मचारियों से संवाद करते समय।

• किसी ग्राहक से पहली बार संपर्क करते समय।

• औपचारिक व्यावसायिक प्रस्ताव भेजते समय।

• जब आप अपने से अधिक उम्र के किसी व्यक्ति को ईमेल कर रहे हों।

• ऐसे व्यक्ति से संवाद करते समय जिसका नाम आप अभी तक नहीं जानते।

हर बार सही अभिवादन कैसे चुनें

ईमेल लिखते समय कुछ भरोसेमंद अभिवादन तैयार रखना मददगार होता है, खासकर जब आप उस व्यक्ति को नहीं जानते जिससे आप बात कर रहे हैं। आपको यह भी जानना होगा कि जैसे-जैसे संवाद कम औपचारिक होता जाए, क्या कहना उचित है।

जब आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते

• Hello

• Good morning / Good afternoon

• To whom it may concern (बहुत औपचारिक)

• Dear team

• Dear [Company Name] team

जब वे जवाब दें और टोन मित्रवत या अनौपचारिक हो:

• Hello [First Name]

• Hi [First Name]

• Morning [First Name]

जब संवाद नियमित या आंतरिक हो जाए:

• Hi again

• Thanks for your reply, [First Name]

• Just checking in, [First Name]

छोटा और सुव्यवस्थित लेखन ध्यान क्यों खींचता है

अपने ईमेल बेहतर बनाने के दो सबसे तेज तरीके हैं उन्हें संक्षिप्त बनाना और इस तरह संरचित करना कि हर बिंदु प्रभाव डाले।

संक्षिप्त

संक्षिप्तता का मतलब है जल्दी मुद्दे पर आना। अपने ईमेल की शुरुआत उसी बात से करें जो आप पूछ रहे हैं। छोटी-मोटी बातों में अनुरोध छिपाना बेईमानी जैसा लग सकता है। लोग अनावश्यक बातों को जल्दी पहचान लेते हैं, और यदि उन्हें आपका मुद्दा समझ नहीं आता, तो कई लोग दूसरा वाक्य भी नहीं पढ़ते।

आपका लक्ष्य जवाब पाना है। संक्षिप्तता मदद करती है, और संरचना भी। प्राप्तकर्ता का समय बर्बाद न करें, संदेश को केंद्रित रखें ताकि वे उसे जल्दी पढ़कर कार्रवाई कर सकें। स्पष्टता अशिष्टता नहीं है, अधिकांश पेशेवर इसकी कद्र करते हैं।

पैराग्राफ अधिकतम चार या पाँच वाक्यों तक रखें, इससे लंबे होने पर पाठकों का ध्यान भटक जाएगा। एक ऐसे वाक्य से शुरू करें जो विचार का परिचय दे, उसे संक्षेप में विस्तार दें, फिर उसे समेट दें।

फ़ॉन्ट आकार एकसमान रखें, और जानकारी को बाँटने के लिए बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करें ताकि मुख्य विवरण खो न जाएँ।

संरचना

2006 में, सामग्री लेखन और डिज़ाइन पर दुनिया की शीर्ष प्राधिकरणों में से एक Nielsen Norman Group ने इस बारे में एक महत्वपूर्ण खोज की कि लोग ऑनलाइन कैसे पढ़ते हैं। अधिकांश लोग शीर्षक और शुरुआती पंक्तियाँ सरसरी तौर पर पढ़ते हैं, फिर पेज के बाएँ हिस्से में तेजी से नीचे जाते हैं। अगर कुछ उनकी नज़र पकड़ता है, तो वे उसमें थोड़ा गहराई से देखते हैं।

नतीजा एक F-आकार का पढ़ने का पैटर्न है। यह पैटर्न बार-बार दिखाई देता है, चाहे पढ़ने वाला कोई भी हो। इसलिए, अगर आप चाहते हैं कि आपकी लिखी बात असर करे, तो उसे उसी F आकार के अनुसार संरचित करें।

Inverted Pyramid के साथ शुरुआत में मुख्य बात रखें

इसे हासिल करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है Inverted Pyramid Method, जिसका पत्रकार दशकों से उपयोग करते आए हैं। inverted pyramid कहानी कहने के तरीके को उलट देता है। तनाव बढ़ाने के बजाय, आप सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पहले देते हैं — कौन, क्या, कब, कहाँ और क्यों। फिर आप संदर्भ, व्याख्या, उदाहरण आदि जैसे सहायक विवरण जोड़ते हैं।

अंत में, आप पृष्ठभूमि और अतिरिक्त उपयोगी जानकारी के साथ समाप्त करते हैं। यह इसलिए काम करता है क्योंकि पाठक किसी भी क्षण रुक सकते हैं और फिर भी आवश्यक जानकारी लेकर जा सकते हैं।

टोन का ध्यान रखें

पेशेवर टोन का मतलब कठोर लगना नहीं है, बल्कि रुकावट कम करना है। आपका पाठक व्यस्त है, संभवतः बैठकों के बीच ईमेल देख रहा है, इसलिए आपका संदेश जल्दी असर करना चाहिए।

भारी-भरकम भाषा, अतिरिक्त भावुकता, या ऐसी किसी भी चीज़ से बचें जो उन्हें धीमा करे। सरल शब्द और छोटे वाक्य इस्तेमाल करें। “just wondering” या “if it’s not too much trouble” जैसे हिचकिचाहट वाले वाक्यांश छोड़ दें। आप जितने सीधे होंगे, उतने ही पेशेवर लगेंगे।

प्रूफरीड करें – अनावश्यक हिस्से हटाएँ

Stephen King ने एक बार कहा था, “Kill your darlings,” जिसका संदर्भ संपादन प्रक्रिया से था। उनका मतलब था ऐसी हर चीज़ काट देना जो अंतिम ड्राफ्ट के मानक पर खरी न उतरती हो।

ईमेल कोई बेस्टसेलिंग उपन्यास नहीं है, लेकिन यह बेस्टसेलिंग उत्पाद और असफलता के बीच का अंतर हो सकता है। अगर आप प्रूफरीड करने का समय नहीं निकालेंगे, तो कोई इसे पढ़ने का समय क्यों निकालेगा?

संदेह हो तो औपचारिक रखें

पेशेवर ईमेल में वही भाषा झलकनी चाहिए जो आप कार्यालय में वरिष्ठों से बात करते समय या बैठकों में इस्तेमाल करते हैं। स्लैंग दोस्तों के साथ चल सकती है, लेकिन आप उसे नौकरी के इंटरव्यू में इस्तेमाल नहीं करेंगे। पेशेवर ईमेल छाप छोड़ने के बारे में होते हैं, और अच्छी छाप छोड़ने का सबसे अच्छा तरीका है स्पष्ट, सही English का उपयोग करना।

व्यवहार में, इसका मतलब है “LOL” जैसे स्लैंग और संक्षेपों को छोड़ देना। जैसे-जैसे आप व्यक्ति को जानने लगते हैं, आप अपनी भाषा को सहज बना सकते हैं, लेकिन अगर यह पहली बातचीत है या संबंध अभी भी औपचारिक है, तो चीजों को पेशेवर रखना ही बेहतर है।

स्थायी प्रभाव छोड़ें

पहली छाप महत्वपूर्ण होती है, लेकिन आखिरी छाप भी उतनी ही मायने रखती है। आपका sign-off वह अंतिम चीज़ है जिसे प्राप्तकर्ता यह तय करने से पहले पढ़ता है कि आपके ईमेल का जवाब देना है या उसे नज़रअंदाज़ करना है। यही कारण है कि ईमेल कैसे समाप्त करें जानना इतना महत्वपूर्ण है। यह आपके बाकी संदेश के टोन और प्राप्तकर्ता के साथ आपके संबंध के अनुरूप होना चाहिए।

एक अच्छा sign-off ईमेल के टोन से मेल खाता है। यदि आपने औपचारिक व्यावसायिक शैली में लिखा है, तो “See you later” जैसे अनौपचारिक समापन से बचें। sign-off आपके परिचय को मजबूत करने का अंतिम मौका भी है। अपने नाम के बाद अपना पद फिर से लिखने से यह स्पष्ट होता है कि आप कौन हैं। फॉर्मैटिंग भी महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, “Yours sincerely,” में हमेशा पहला अक्षर बड़ा लिखें, अन्यथा यह अस्त-व्यस्त लगता है।

आम पेशेवर समापन में शामिल हैं:

• Best

• Best regards

• Best wishes

• Kind regards

• Regards

• Warm regards

• Yours faithfully

• Yours respectfully

• Yours sincerely

• Yours truly

Reply all करने से पहले सोचें

Reply all ईमेल का वही रूप है जैसे आपको किसी ऐसे WhatsApp group में घसीट लिया जाए जिसमें शामिल होने के लिए आपने कभी नहीं कहा। इसका मतलब है कि जो लोग सीधे तौर पर शामिल नहीं हैं, उन्हें भी हर संदेश मिलता रहता है। आप दफ्तर में कोई निजी टिप्पणी जोर से नहीं बोलेंगे, तो ईमेल में ऐसा क्यों करें?

कुछ स्थितियों में reply all उचित होता है, जैसे जब वास्तव में सभी को जानकारी में बने रहना हो। लेकिन अक्सर यह गलती से हो जाता है, क्योंकि आपके toolbar में बटन बहुत पास-पास होते हैं। अपना विवेक इस्तेमाल करें: अगर संदेश सिर्फ कुछ लोगों के लिए प्रासंगिक है, तो “Reply” तक ही सीमित रहें।

फॉलो-अप की कला

कभी-कभी आपका पहला ईमेल वैसा असर नहीं करता जैसा आपने सोचा था। शायद आप कोई महत्वपूर्ण विवरण छोड़ गए हों, या सामने वाला व्यक्ति बस बहुत व्यस्त रहा हो। कारण जो भी हो, आमतौर पर आपके पास फॉलो-अप के साथ दूसरा मौका होता है।

फॉलो-अप में भी पहले ईमेल जैसा ही शिष्टाचार होना चाहिए: इसे सरल, सुव्यवस्थित और उपयोगी रखें। उन्हें याद दिलाएँ कि आप कौन हैं और क्यों लिख रहे हैं, लेकिन साथ ही उन्हें जवाब देने का कारण भी दें।

फॉलो-अप अक्सर पहले ईमेल से बेहतर प्रदर्शन करते हैं। यह सुनने में उल्टा लग सकता है, लेकिन लोग हमेशा पहला संदेश देखते ही कार्रवाई नहीं करते। एक अच्छी तरह लिखा गया फॉलो-अप आपका नाम फिर से उनके इनबॉक्स के शीर्ष पर ले आता है और वास्तव में जवाब मिलने की संभावना बढ़ा सकता है।

फॉलो-अप करने से पहले कितना इंतज़ार करें

अधिकांश लोग आपको नज़रअंदाज़ नहीं कर रहे होते, वे बस व्यस्त या विचलित होते हैं। अनुत्तरित ईमेल का अक्सर कोई खास मतलब नहीं होता। एक विनम्र याद दिलाना आपके संदेश को फिर से सामने लाता है, संदर्भ देता है, और बिना दबाव बनाए जवाब देने का एक और मौका देता है।

लेकिन अपने ईमेल का समय तय करना महत्वपूर्ण है। इसे अगली सुबह भेजेंगे तो आप अधीर लग सकते हैं। दो से पाँच कार्यदिवस दें। इससे आपका फॉलो-अप मांग नहीं, बल्कि एक याद दिलाने जैसा लगेगा, और यह दिखाएगा कि आप उनके समय का सम्मान करते हैं।

सही टोन कैसे बनाएँ

ईमेल उत्तर शिष्टाचार में टोन बहुत महत्वपूर्ण है। झुंझलाहट दिखाना किसी ऐसे customer service rep के साथ काम कर सकता है जो आपको टाल रहा हो, लेकिन व्यवसाय में संयम बनाए रखना बेहतर है। विनम्र और पेशेवर रहें। मान लें कि उन्होंने आपका ईमेल संयोग से मिस कर दिया। उन्हें स्पष्ट रूप से बताइए कि आपको क्या चाहिए, इसे साफ शब्दों में लिखिए, और इसे नज़रअंदाज़ करना असंभव बना दीजिए।

अपने ईमेल पते को आपकी ओर से बोलने दें

ईमेल शिष्टाचार एक मजबूत पहली छाप बनाने के बारे में है। यदि आप एक छोटे व्यवसाय हैं, तो ऐसा करने के सबसे तेज तरीकों में से एक है एक पेशेवर ईमेल पता, जिसे आपका प्राप्तकर्ता गंभीरता से ले। business email का एक सामान्य प्रारूप yourname@yourcompany.com है। यह ग्राहकों को बताता है कि आप अपने प्रतिनिधित्व पर गर्व करते हैं और सहकर्मियों को संकेत देता है कि आप पर भरोसा किया जा सकता है।

इसके विपरीत बात मुफ्त ईमेल या ऐसे ईमेल के बारे में कही जा सकती है जिनमें कोई निकनेम शामिल हो। पहली छाप मायने रखती है, और अगर आप किसी सामान्य या गैर-पेशेवर ईमेल पते से ईमेल भेज रहे हैं, तो आप बिल्कुल वैसे ही दिखेंगे।

और उन्नत सुझाव

ऊपर दिए गए सुझाव आपको मजबूत, पेशेवर ईमेल लिखने की दिशा में काफी आगे ले जाएंगे। जो बचता है, वह अंतिम दस प्रतिशत है। वही छोटे-छोटे स्पर्श जो आपके संदेश को अच्छा से बेहतरीन बनाते हैं। नीचे वहाँ तक पहुँचने के कुछ तरीके दिए गए हैं।

प्राप्तकर्ता का ईमेल पता सबसे अंत में दर्ज करें

ईमेल लिखते समय गलतियों से बचने का सबसे आसान तरीका है प्राप्तकर्ता का पता सबसे अंत में दर्ज करना। ईमेल पूरा करना राहत जैसा लग सकता है, और तभी बहुत जल्दी “send” दबाने का मन करता है। लेकिन प्रूफरीडिंग अक्सर आपका आखिरी मौका होती है यह पकड़ने का कि कहीं कुछ ऐसा तो नहीं जो आपको गैर-पेशेवर दिखाए।

पता बिल्कुल अंत में जोड़ने से आपको हर शब्द की समीक्षा करने की जगह मिलती है और यह सुनिश्चित होता है कि ईमेल आपके आउटबॉक्स से निकलने से पहले पूरी तरह तैयार है।

लिंक छोटे करें

ईमेल में लंबा, बेतरतीब लिंक दो काम कर सकता है: पाठक का ध्यान भटका सकता है या उन्हें यह संदेह दिला सकता है कि यह हानिकारक है। इसका सबसे अच्छा समाधान है लिंक शॉर्टनर का उपयोग करके हाइपरलिंक टेक्स्ट को छोटा करना।

यह अधिक साफ-सुथरा दिखता है, ज्यादा पेशेवर लगता है, और जरूरत पड़ने पर पाठक के लिए इसे ब्राउज़र में कॉपी-पेस्ट करना आसान बनाता है।

Bcc का सही तरीके से उपयोग करें

Bcc में B का मतलब blind होता है, और इसके पीछे वजह है। यह ईमेल में जोड़े गए अन्य लोगों के ईमेल पते छिपा देता है। इससे पतों से भरी लंबी, बेतरतीब “To” लाइनें नहीं बनतीं और प्राप्तकर्ताओं की जानकारी निजी रहती है। यह खास तौर पर तब उपयोगी है जब आप किसी ऐसे समूह को ईमेल कर रहे हों जहाँ आप नहीं चाहते कि लोग, जैसे प्रतिस्पर्धी, एक-दूसरे के संपर्क विवरण देखें।

व्यावसायिक बनाम अनौपचारिक ईमेल के लिए ईमेल शिष्टाचार

कार्यस्थल के ईमेल और अनौपचारिक ईमेल अलग नियमों का पालन करते हैं। व्यवसाय में, अपना संदेश स्पष्ट, सुव्यवस्थित और पेशेवर रखें। अभिवादन, समापन और सही फॉर्मैटिंग का उपयोग करें क्योंकि वे आप और आपकी कंपनी की छवि दर्शाते हैं। स्लैंग या अत्यधिक अनौपचारिक अभिव्यक्तियों से बचें, क्योंकि वे आपको लापरवाह दिखा सकती हैं।

अनौपचारिक ईमेल, जैसे दोस्तों या उन सहकर्मियों को जिन्हें आप अच्छी तरह जानते हैं, अधिक सहज हो सकते हैं। छोटे वाक्य, हल्की भाषा और औपचारिकताओं को छोड़ना तब ठीक है जब संबंध इसकी अनुमति देता हो। यदि आप निश्चित नहीं हैं, तो औपचारिक शुरुआत करें। उनके जवाब देने के तरीके को देखकर आप बाद में भाषा को सहज बना सकते हैं।

इन टूल्स के साथ और बेहतर ईमेल लिखें

कभी-कभी आपका इनबॉक्स इतना भरा होता है कि हर ईमेल को उतना समय और ध्यान नहीं मिल पाता जितना उसे चाहिए। अगर आपके पास समय कम है, तो सही टूल्स आपको तेज, साफ-सुथरे और अधिक पेशेवर संदेश लिखने में मदद कर सकते हैं।

Grammarly

प्रूफरीडिंग महत्वपूर्ण है, और Grammarly उन गलतियों को पकड़ता है जो आपके ईमेल को अस्त-व्यस्त दिखाती हैं। यह वर्तनी और व्याकरण की गलतियों को चिह्नित करता है, टोन और औपचारिकता की जाँच करता है, और सुनिश्चित करता है कि आपका ईमेल संदर्भ के अनुरूप हो। यह सीधे Gmail, Outlook और अन्य लेखन टूल्स में काम करता है, रीयल टाइम में समस्याएँ दिखाता है ताकि आप एक क्लिक में उन्हें ठीक कर सकें।

Spacemail AI assistant

जब आपको सिर्फ व्याकरण जाँच से अधिक की जरूरत हो, तो Spacemail का AI assistant कुछ शब्दों को एक सुसज्जित ड्राफ्ट में बदल सकता है। आप एक क्लिक में इसकी लंबाई समायोजित कर सकते हैं और टैब बदले बिना अंतिम संस्करण को सीधे अपनी compose window में डाल सकते हैं।

Boomerang

Boomerang आपको ईमेल शेड्यूल करने, जवाब ट्रैक करने और फॉलो-अप के लिए स्वचालित रिमाइंडर ईमेल पाने की सुविधा देता है। यह आपके ड्राफ्ट्स को अत्यधिक जटिल वाक्यों या गायब संदर्भ के लिए भी स्कैन करता है ताकि आपका संदेश स्पष्ट और सीधा बना रहे।

AimReply

AimReply आपके इनबॉक्स में काम करता है ताकि आप तेजी से लिख और जवाब दे सकें। यह टोन विकल्प, व्याकरण जाँच और बेहतर वाक्यांश सुझाव देता है। यह कई भाषाओं का समर्थन भी करता है, जिससे यह अंतरराष्ट्रीय संचार के लिए आदर्श बनता है।

WriteMailAi

यह टूल अधूरे नोट्स को एक स्पष्ट, सुव्यवस्थित ईमेल में बदल देता है। यह विषय पंक्तियाँ, समापन सुझा सकता है और अस्पष्ट वाक्यों को हाइलाइट कर सकता है। फॉलो-अप या अपडेट के लिए बिल्ट-इन टेम्पलेट्स लेखन को और भी तेज बनाते हैं।

अंतिम विचार

सिर्फ इसलिए कि ईमेल लंबे समय से मौजूद हैं, इसका मतलब यह नहीं कि एक पेशेवर ईमेल लिखना आसान हो जाता है। लेकिन जब आप अपनी सुबह की कॉफी पीकर इनबॉक्स खोल लें, तो ऊपर दिए गए सुझावों को ध्यान में रखने से यह काम काफी आसान हो जाएगा।

शुरुआत में चीजों को औपचारिक रखना सबसे अच्छा होता है ताकि आपका संदेश स्पष्ट और सुसज्जित लगे। किसी के साथ लंबे समय तक संवाद होने पर ईमेल अधिक अनौपचारिक हो सकते हैं। और अगर कॉफी भी काम नहीं कर रही, तो अपनी नई कौशलों के साथ ऐसे email tool को जोड़ने पर विचार करें जो आपको तेज और समझदारी से काम करने में मदद करे।