E-Mail-Hosting vs. kostenlose E-Mail-Anbieter

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viele E-Mail-Anbieter es gibt? Wenn man wirklich darüber nachdenkt, merkt man schnell, dass es weltweit Hunderte von Plattformen gibt, und die Zahl ist seit den Anfängen der E-Mail stetig gewachsen. E-Mail-Anbieter lassen sich in mehrere verschiedene Typen unterteilen.

Viele von uns hatten ihr erstes persönliches E-Mail-Konto wahrscheinlich bei dem Anbieter, der unser Internet bereitgestellt hat (denken Sie an AOL, Freeserve, Tiscali und ähnliche), bevor wir zu Anbietern wie Hotmail und (etwa 8 Jahre später) Gmail wechselten.

Es waren diese späteren Anbieter, die E-Mail wirklich auf die nächste Stufe gehoben haben. Indem sie sie zugänglicher machten, uns mehrere Adressen, kostenlosen Speicher und Online-Zugriff von überall ermöglichten (im Gegensatz zu einer schwerfälligen, altmodischen Outlook-Anwendung auf unserem Heim-PC), wurde E-Mail plötzlich einfacher. Ihre gewählte „Marke“ sagte genauso viel über Sie aus wie die E-Mail, die Sie gewählt haben. Glauben Sie das einem echten Hotmail-Nutzer mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung.

E-Mail für heute

Aber wir schreiben das Jahr 2024, und die Zeiten haben sich geändert. Besonders wenn es um geschäftliche E-Mail geht, worauf wir uns hier hauptsächlich konzentrieren werden.

In letzter Zeit gab es mehrere große Berichte über Datendiebstahl oder das Sammeln von Daten durch größere Unternehmen, darunter Google und Microsoft. Darüber hinaus analysieren (scannen) viele kostenlose E-Mail-Anbieter E-Mail-Daten und verkaufen sie an Werbetreibende. Bis 2017 hat Google selbst zugegeben, dies zu tun.

Auch alternative kostenlose E-Mail-Anbieter sind vor ähnlichen Problemen nicht gefeit… Denn der Wert von Daten kann neben Sicherheitsfragen noch weitere Probleme verursachen — er kann einen finanziellen Wert darstellen. In diesem Jahr haben wir gesehen, dass Skiff, ein unabhängiger E-Mail-Anbieter mit einem kostenlosen E-Mail-Tarif, von Notion übernommen wurde. Infolgedessen wird ihre gesamte Produktsuite, einschließlich ihrer E-Mail-Plattform, eingestellt. Das liegt wahrscheinlich daran, dass sie in eine Situation geraten sind, in der ihre Daten (die Millionen von Mitgliedern) wertvoller waren als die Einnahmen, die die Produktsuite generierte, und die neuen Eigentümer daher wenig Sinn darin sahen, den Dienst fortzuführen.Aber es gibt noch eine andere Art von E-Mail-Anbieter. Solche, die Sicherheit und Datenschutz an erste Stelle setzen und stärker auf Unternehmen ausgerichtet sind. Diese Anbieter werden oft als „professionelle E-Mail“-Anbieter bezeichnet und kosten in der Regel jeden Monat eine kleine Gebühr. Aber wie schneiden kostenlose und kostenpflichtige E-Mail-Hosting-Optionen im Vergleich ab?

Warum für etwas bezahlen, das Sie kostenlos bekommen können?

Warum keine kostenlose E-Mail nutzen? Es ist leicht vorstellbar, dass Sie gewinnen, wenn Sie Ihren E-Mail-Tarif kostenlos von einem der großen Unternehmen bekommen. Schließlich zählt in einer Rezession doch vor allem der Preis, oder? Warum sollten Sie also kostenpflichtige E-Mail-Dienste benötigen?

Nun, erstens ist es so, wie das Mantra sagt: Wenn das Produkt kostenlos ist, sind Sie das Produkt. Und in einer Welt mit Gesetzen wie der DSGVO können es sich insbesondere Unternehmen nicht leisten, die privaten Daten ihrer Kunden zu gefährden. In eine Datenschutzverletzung verwickelt zu werden, könnte weitaus schlimmere finanzielle und rufschädigende Folgen haben.

Vor Kurzem hat mein geliebtes Hotmail (das jetzt natürlich als Outlook vermarktet wird) zum ersten Mal eine Gebühr für mein Konto eingeführt und rückwirkend beschlossen, meinen Speicherplatz ziemlich stark zu reduzieren, sofern ich nicht bezahle. RIP „Freemail“.

Das war kein beliebter Schritt (zumindest nicht in meinem Ein-Personen-Büro). Nachdem ich den kostenlosen Speicherplatz im Laufe der Jahre mit unzähligen E-Mails gefüllt hatte (ich bin bei Spammern unglaublich beliebt) und natürlich mit Gigabytes an Anhängen, die als schlechte Form der Sicherung dienen (sagen Sie mir nicht, dass Sie dieselbe traurige Realität in Ihrem Posteingang ignorieren…)

Es fühlte sich hinterhältig an, und damals war mir nicht klar, dass es eine einfache Lösung gab. Aber die gibt es — mehr dazu später.

Ebenso müssen Sie auch für die fortschrittlichsten Funktionen von Gmail ein Upgrade durchführen. Diese Tarife, die unter dem Namen Google Workspace vermarktet werden, versuchen nachzuahmen, was viele andere kostenpflichtige E-Mail-Anbieter tun, indem sie Ihnen erlauben, Ihre eigene Domain zu verwenden. Da sie jedoch mit einer ganzen Reihe von Funktionen gekoppelt sind, die das durchschnittliche Unternehmen wahrscheinlich nicht braucht, summiert sich der beträchtliche Preis von rund 7,20 $ pro Nutzer und Monat schnell, wenn Sie ein größeres Unternehmen haben.

Selbst die „kostenlosen“ Optionen sind also nicht mehr so kostenlos, und wir haben noch nicht einmal richtig angefangen. Wenn Sie nach günstigeren und fokussierteren Google Workspace-Alternativen suchen, gibt es viele Optionen, die speziell für E-Mail entwickelt wurden, ohne den zusätzlichen Ballast.

Selbsthosting des Webmails Ihres Unternehmens

Ja, okay, ich höre Sie da hinten. Es ist möglich, Ihr eigenes Webmail zu hosten. Tatsächlich brauchen Sie dafür nur eine Domain und den richtigen Hosting-Tarif. Apps wie Roundcube sind kostenlos und bei den meisten CMSes im cPanel-Stil enthalten. Das bedeutet, dass Sie E-Mail-Konten so gut wie per Klick erstellen können.

Der Nachteil (denn es gibt immer einen, wenn etwas zu gut aussieht, um wahr zu sein) ist ein relativ schwaches, veraltetes Design und ein Mangel an Funktionen. Einige davon sehen aus, als wären sie 1998 geboren worden, und sie sind nicht besonders gut gealtert. Und damit meine ich, sie sehen genau gleich aus wie damals.

Außerdem ist es, um auf die gute alte Sicherheit zurückzukommen, unwahrscheinlich, dass diese kostenlosen DIY-E-Mail-Apps dieselbe Sicherheit bieten wie selbst die kostenlosen Plattformen, geschweige denn etwas Robusteres.

Echte professionelle E-Mail

Und so kommen wir endlich zum Kern dieses digitalen Festmahls. Kostenpflichtige Anbieter. Wir sprechen nicht über die kostenpflichtigen „Freemail“-Optionen, die wir bereits erwähnt haben.

Diese bieten etwas ganz anderes. Ganz einfach: Sie sind für Unternehmen konzipiert und verfügen über einzigartige Tools und Funktionen, die die Beherrschung der geschäftlichen Kommunikation erheblich erleichtern.

Am wichtigsten ist vielleicht, dass diese Anbieter es Ihnen ermöglichen, Ihre Unternehmensdomain in E-Mail-Adressen einzubinden, sodass Sie professionell aussehende Adressen wie yourname@yourdomain.com erhalten. Es gibt Möglichkeiten, mehr aus geschäftlicher E-Mail herauszuholen, wenn Sie bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Adressen clever vorgehen. Zum Beispiel durch das Erstellen von E-Mail-Aliasen oder indem Sie Ihre Anonymität wahren, indem Sie nur einen Teil Ihres Namens verwenden.

Diese Adressen vermitteln jedem, der sie erhält, sofort Legitimität. Sie machen deutlich, dass Sie zum Unternehmen gehören und kein Betrüger sind, der sich als dieses ausgibt (und vielleicht eine Adresse wie yourbusiness@gmail.com registriert).

Worauf Sie bei der Wahl von E-Mail für Unternehmen achten sollten

Aber wie bei allem gibt es wichtige Punkte, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, wenn Sie Ihre geschäftliche E-Mail auswählen.

Die Funktionen unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen, daher ist es eine gute Idee zu wissen, worauf Sie achten sollten. Ihre Vorteile lassen sich im Allgemeinen in die folgenden Bereiche unterteilen.

Sicherheit und Datenschutz

Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Dienst ein Verschlüsselungsniveau bietet, mit dem Sie zufrieden sind, insbesondere wenn es um die Speicherung Ihrer Daten geht. Während einige kostenlose Dienste diese Daten möglicherweise auswerten, um sie an Werbetreibende zu verkaufen, ist, wie bereits erwähnt, einer der wichtigsten Vorteile von Premium-E-Mail-Anbietern, dass sie genau das nicht tun. Einige Dienste verschlüsseln Ihre Daten aktiv, wenn sie auf Servern gespeichert werden, sodass Ihre Daten selbst dann nicht offengelegt würden, wenn ihre Sicherheit kompromittiert würde.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Unterstützung für E-Mail-2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem neben einem Passwort eine zweite Form der Verifizierung erforderlich ist. In der Regel geschieht dies in Form eines Telefons oder eines speziellen Geräts.

Aktive Überwachung neuer Bedrohungen: Vielleicht ist das Allerwichtigste, ein Unternehmen zu wählen, das seine Sicherheitsmaßnahmen noch immer aktiv aktualisiert, um mit den neuesten Bedrohungen umzugehen. Diese Informationen können Sie wahrscheinlich schnell herausfinden, indem Sie die Startseite nach aktuellen Updates durchsuchen, den Unternehmensblog prüfen oder nachsehen, ob es einen guten Live-Support gibt.

Rechenzentren: Durch die Speicherung von Daten mit einer verteilten Speichermethode gibt es ein gewisses Maß an Redundanz für Ihren E-Mail-Speicher. Das bedeutet, dass Daten sehr wahrscheinlich nicht auf die Weise verloren gehen, wie es passieren könnte, wenn Sie alle Ihre Nachrichten auf Ihrem persönlichen Computer speichern und dabei etwas schiefläuft.

Anpassung und Branding

Domainname: Wie bereits erwähnt, ist die Möglichkeit, Ihren Domainnamen für E-Mail-Adressen zu verwenden, eine großartige Funktion, die fast alle professionellen E-Mail-Plattformen bieten und die Ihre Marke in den Mittelpunkt ihres Angebots stellt.

Erweiterte Filter: Dass Sie E-Mails effektiver verwalten können, ist ein weiterer wichtiger Vorteil professioneller E-Mail-Dienste. Wenn Sie große Mengen an E-Mails erhalten, ermöglicht Ihnen die Möglichkeit, sie auf unterschiedliche Weise zu sortieren und zu klassifizieren, ein aufgeräumtes und pragmatisches Postfach zu behalten.

Postfächer für mehrere Benutzer: Für viele Unternehmen ist die Möglichkeit entscheidend, mehrere Benutzer für Mitarbeitende hinzuzufügen. Darüber hinaus können Aliase und Catch-Alls (wie info@yoursite.com) nützlich sein, wenn es darum geht, die Identität von Mitarbeitenden zu schützen oder mehr als einer Person die Überwachung desselben Postfachs zu ermöglichen.

Zuverlässigkeit

Uptime-Garantie: Sie möchten die Gewissheit haben, dass Sie jederzeit, Tag und Nacht, auf Ihre E-Mails zugreifen können. Zuverlässigkeit ist ein Schlüsselfaktor bei der Wahl Ihres professionellen E-Mail-Anbieters. Achten Sie auf Garantien von etwa 99,9 %, um sicherzugehen, dass Sie das richtige Maß an Verfügbarkeit erhalten. Manchmal bieten Unternehmen Erstattungen an, wenn sie ihre Garantien nicht einhalten. Es lohnt sich, ihre Richtlinien dazu zu prüfen, damit Sie wissen, woran Sie sind.

Skalierbarkeit: Vielleicht haben Sie jetzt noch keine mehreren Benutzer, aber Ihr Unternehmen wird hoffentlich wachsen. Die Wahl eines Dienstes, der zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen kann und es Ihnen ermöglicht, Konten einfach hinzuzufügen oder zu entfernen, könnte Ihnen später viel Zeit und Energie sparen.

Kundensupport

Ähnlich wie wir bereits erwähnt haben, dass man sicherstellen sollte, dass das Unternehmen bei Online-Bedrohungen auf dem neuesten Stand bleibt, ist eine gute Kundendienstabteilung ein Muss — besonders, wenn Sie neu im Bereich professioneller E-Mail sind. Es gibt Optionen mit 24-Stunden-Live-Chat, sodass Sie nie lange auf Hilfe warten müssen, falls Sie sie einmal brauchen.

Spam-Management

Achten Sie auf robuste Spam-Filter, die Junk-Mail effektiv blockieren und gleichzeitig Fehlalarme minimieren (legitime E-Mails, die als Spam markiert werden). Idealerweise möchten Sie einen Spam-Filter, der sofort gut funktioniert, Ihnen aber auch erlaubt, ihn bei Bedarf zu überschreiben. Vor allem möchten Sie klar nachvollziehen können, was in Quarantäne verschoben wurde, denn wir alle kennen die Situation, wenn eine E-Mail wegen eines überaktiven Spam-Filters nicht ankommt.

Verbindungs- & Integrationsoptionen

Unsere E-Mails jederzeit griffbereit zu haben, wird im modernen Zeitalter nicht nur erwartet, sondern ist eine Notwendigkeit. Ein Anbieter, der jederzeit und überall zugänglich ist, ist ein Muss. Die besten professionellen E-Mail-Plattformen bieten eine einfache Integration in bestehende E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail.

Einführung von Spacemail

Spacemail, von Spaceship, ist eine neue hochmoderne E-Mail-Plattform, die von Grund auf für Unternehmen entwickelt wurde. Sie verfügt über alle Tools, die wir in diesem Artikel erwähnt haben, von fortschrittlichem Anti-Spam-Management bis hin zu häufigen Updates zu Sicherheitsbedrohungen.

Sie können sie ganz einfach in Ihre bestehende Software integrieren, um sie auf jedem Gerät zu nutzen, oder über das sichere Online-Webmail-Portal mit Ihrem bevorzugten Browser darauf zugreifen. Dazu kommt ein 24/7-Kundensupport-Team aus Experten, das Ihnen jederzeit zur Seite steht, wenn Sie Hilfe brauchen.

Kennen Sie schon unser einfaches Migration Tool? Damit können Sie alle vorhandenen E-Mail-Inhalte, die Sie möglicherweise haben, in Ihren Spacemail-Tarif verschieben. Es macht den Wechsel einfach, und Sie behalten einfachen Zugriff auf die wichtigen E-Mails in Ihrem bestehenden Konto. Probieren Sie Spacemail noch heute aus, schon ab nur 0,41 $ pro Monat. Sie können sogar eine kostenlose 30-Tage-Testversion wählen. Sie haben nichts zu verlieren, wenn Sie unsere brandneue, hochmoderne E-Mail-Plattform ausprobieren.