E-posta avatarları: Farklı sağlayıcılar profil resimlerini ve markalamayı nasıl ele alır

Markalaşmaya yardımcı olması için e-posta hesabınızı kişiselleştirmek aklınıza gelmemiş olabilir, ancak özellikle bir işletmeyi büyütüyorsanız bundan muhtemelen yararlanmalısınız.

Peki kişiselleştirmeden bahsederken neyi kastediyoruz? E-posta hesabınızı ne ölçüde kişiselleştirebileceğiniz, sağlayıcınıza bağlı olarak oldukça değişir. Elbette, kendinizi daha rahat hissetmek için ayarları değiştirebilirsiniz (duvar kâğıtları, arka planlar, düzenler), ancak burada bizi ilgilendiren şey, e-postanızı gönderdiğinizde başkalarının gerçekten görebileceği unsurdur: profil resmi.

Burada, bir e-posta profil resminden en yüksek faydayı sağlamanın en yaygın yollarını size anlatacağız.

E-posta avatarları

Fotoğrafı kişisel Hotmail hesabıma yaklaşık 2007'de koydum ve hâlâ duruyor. Yüzüne farelerin yapıştığı bir kedi. Bugünlerde buna muhtemelen meme derdik, ama o zamanlar bu kelime sadece erken gelişmiş bir milenyum kuşağı mensubunun gözünde parlayan bir ışıltıydı.

Ama fark etmediğim şey, bunca zaman boyunca e-posta profil resmimin yalnızca diğer Hotmail/Outlook kullanıcılarına gösterilmiş olmasıydı. Çoğu e-posta sağlayıcısında durum böyledir — fotoğrafınız aynı hizmeti kullanan diğer kişilere görünür (Hotmail, Gmail, Zoho vb.), ancak bunun dışında kimse görmez. Belki de e-posta resminizi birilerinin görebileceğini hiç fark etmemiştiniz — eğer öyleyse, sizi gelecekte yaşayabileceğiniz bir utançtan kurtarmış olabilirim (ya da belki geçmişteki bir gafı gündeme getirmişimdir).

Diğer e-posta sağlayıcılarındaki kullanıcılar neden e-posta fotoğrafımı göremiyor?

Bunun nedeni basitçe, fotoğrafların sağlayıcınızın “dahili” ekosistemlerinde depolanmasıdır. Fotoğraf doğrudan onların sisteminden alınır, bu nedenle sisteme erişimi olmayanlar (diğer herkes) onu getiremez.

E-posta göndermek, posta sunucuları arasında veri aktarmanın standartlaştırılmış yolları olan protokollere (SMTP gibi) dayanır. Her e-posta sağlayıcısı bu protokolleri doğru şekilde kullanmak zorunda olduğundan, mesajlarımız, eklerimiz ve diğer özellikler evrensel bir şekilde doğru görüntülenir. Ancak şimdiye kadar e-posta profil resimlerini gönderip almak için standartlaştırılmış bir yöntem geliştirilmemiştir.

Herkesin e-posta profil resimlerimi görebilmesi için bir geçici çözüm var mı?

Tüm e-posta sağlayıcılarıyla entegre olan ve e-posta markalaması için bir profil oluşturmanıza olanak tanıyan bir uygulama umuyorsanız hayal kırıklığına uğrayabilirsiniz. Daha teknik bir yöntem var, buna daha sonra değineceğiz, ancak ortalama bir kullanıcı için profil resimlerinin farklı posta platformlarında görünmesini sağlamanın evrensel olarak tanınan bir yolu gerçekten yok.

Bununla birlikte, giriş yapmak için e-posta adresinizi kullanarak web sitelerinde yorum bırakmayı seviyorsanız bilmeniz faydalı olacak orta yol bir yaklaşım vardır.

Gravatar (Globally Recognised Avatar ifadesinin kısaltmasıdır), bir e-posta profili oluşturmanıza olanak tanır ve bunu e-posta adresinize bağlar. Gravatar ile entegre olan herhangi bir web sitesinde (örneğin, çoğu WordPress sitesinde varsayılan olarak etkindir), “avatar”ınız (bu bağlamda kelimenin tam anlamıyla posta profil resmi anlamına gelir) paylaşım yaptığınız her yerde görüntülenir.

E-posta profil resmi fikirleri

Belki benden önce davrandınız, ama posta profil resminizi kullanmanın yollarına hızlıca bir göz atalım. Posta resimleri oldukça sezgiseldir, ancak birkaç noktayı akılda tutmakta fayda var… Şunlardan birini hedeflemeye çalışın:

• Profesyonel ve tanınabilir — markanız sizseniz, net ve profesyonel bir vesikalık fotoğraf (oyuncu tarzı) işletmeniz için harikalar yaratabilir. Bu karede işletmenizin ses tonunu yansıtmaya çalışın (ister profesyonel, ister eğlenceli, ister soyut olsun).

• İllüstratif ve yaratıcı — Belki de işletmenizin yüzü olmak istemiyorsunuzdur — en azından doğrudan değil. Yapay zekâ ile oluşturulmuş çizgi film tarzı bir avatar, hatta sadece belirli olmayan bir desen kullanabilirsiniz. Alternatif olarak, işletmenizi temsil eden bir şey de olabilir. Bir köpek bakım işletmesi özellikle sevimli dört ayaklı bir müşteriyi seçebilir. Seçiminizde biraz dolaylı olmak merak uyandırabilir ve çalışanların kendi fotoğrafları olmadan bireyselliklerini göstermelerine olanak tanıyabilir.

• Şirket logosu veya sembolik bir şey — Özellikle çok sayıda çalışanı olan bir işletme için belki de en doğal seçim şirket logosunu kullanmaktır. Kolay ayırt edilebilmesi için herkese kendi rengini vererek bunu çeşitlendirebilirsiniz.

Herkesin seçiminin aynı sağlayıcıyı kullanan diğer herkes tarafından görülebileceğini ve bunların dış müşteriler de olabileceğini unutmayın. Özellikle e-posta resminiz için eğlenceli ya da sıra dışı bir şey seçerken, kötü haber gönderirken veya zorlu bir anlaşmayı müzakere etmeye çalışırken bunun nasıl görünebileceğini düşünün.

Böyle durumlarda da saygı uyandırabilecek bir şey istersiniz.

E-posta resmi için yapılması ve yapılmaması gerekenler

Yapılması gerekenler

• Buna biraz zaman ve düşünce ayırın— farklı senaryolarda nasıl algılanacağını göz önünde bulundurun.

• Güncellemeye bağlı kalın ve yarı düzenli olarak değiştirin - sıra dışı bir şeyse, klasik bir logodan daha fazla bıkkınlık yaratması muhtemeldir

• Profesyonellerden ipuçları alın — profesyonel görünen bir çekim yapmanıza yardımcı olabilecek ipuçlarına göz atın veya doğru mesajı vermek için profesyonel bir fotoğrafçı tutun. Karanlık, pikselli veya selfie tarzı bir görsel muhtemelen hiç görsel olmamasından daha kötü görünür.

Yapılmaması gerekenler

• Profesyonel görünmeyen bir şey koymayın — yukarıda belirtildiği gibi, bu çok kolay bir şekilde hiç görsel kullanmamaktan daha kötü olabilir.

• Tartışmalı herhangi bir şey kullanmayın— hatta size normal görünen ama başkası tarafından tartışmalı kabul edilebilecek bir şey bile. Buna hiç gerek yok ve risk almaya değmez.

• Müstehcen herhangi bir şey kullanmayın— bunun açıklamaya ihtiyacı yok. Neredeyse kesin olarak e-posta yaptırımlarına yol açar ve şikâyet alabilirsiniz.

BIMI e-postası nedir ve bunu nasıl kullanabilirim?

BIMI, işletmelerin çoğu yaygın gelen kutusunda e-postalarının yanında bir logo göstermesine olanak tanımak için kimlik doğrulama protokolleriyle (DMARC, SPF ve DKIM gibi) birlikte çalışır. Profil resmini evrensel şekilde göstermenin en yakın yoludur, ancak kesin olarak resmî logolarla sınırlıdır.

Bir e-posta markalama çerçevesi olarak, bir işletmenin gerçekliğini doğrulamaya yardımcı olur. Ayrıca, birinin şirket e-postanızı taklit ettiği sahtecilik ve kimlik avı saldırılarına karşı ek bir koruma katmanı sağlar.

Bu ek güvenlik bir avantajdır, ancak sağlayıcıya bağlı olarak göz ardı edilemeyecek bir dezavantaj olabilir. Genellikle BIMI yalnızca logoları resmî olarak doğrulanmış işletmeler tarafından kullanılabilir. Bu da çoğunlukla logonun, tanınmış bir marka ofisi gibi bir kurumda ticari marka olarak tescil edilmesini içerir (ör. ABD'de USPTO, Birleşik Krallık'ta UKIPO).

Bu kurum logonun sahipliğini doğrular ve ortaya çıkan sertifika BIMI protokolünü kurmak için gerekir. Örneğin Gmail ve Apple email ile işletmelerin, logonun resmî olarak ticari marka olduğunu garanti eden bir Verified Mark Certificate (VMC) alması gerekir.

Daha kolay BIMI kurulumları

Yahoo ve Fastmail gibi diğer sağlayıcılar bu resmî adımı gerektirmez. Bunun yerine, bunları daha doğrudan kurabilirsiniz:

1. DMARC'ı Doğru Yapılandırın — alan adınızın DMARC ilkesi "quarantine" veya "reject" olarak ayarlanmış olmalıdır.

2. Logonuzu Hazırlayın — marka logonuzu SVG Tiny PS biçimine dönüştürün. Kullanılan biçim budur, bu yüzden logonun iyi göründüğünden emin olun ve sunucunuza yükleyin.

3. Bir BIMI Kaydı Yayınlayın – BIMI kaydı, alan adınızın DNS'ine (Domain Name System) yerleştirmeniz gereken özel bir TXT kaydı türüdür ve özellikle yüklenen SVG Tiny PS biçiminin konumunu işaret eder.

Bazı ek şartlar da olabilir. Örneğin Yahoo, BIMI görsellerini yalnızca toplu e-postalarda gösterir. Ayrıca BIMI görsellerini göstermek için yalnızca iyi derecelendirilmiş gönderim alan adlarını dikkate alır. Şirket logosu göstermek sizin için çok önemliyse daha ayrıntılı incelemeye değer bir konu, ancak özellikle tüm kısıtlamalar göz önünde bulundurulduğunda birçok kişi bunun değdiğinden daha fazla zahmet olduğunu düşünecektir.

E-posta profil resimleri nasıl değiştirilir (sağlayıcıya göre)

Mütevazı görüntü resmine geri dönelim. Buraya kadar geldiniz ve artık sadece sağlayıcınızı kullanan diğer kişilerin görebilmesi için e-postanızda bir görüntü resmi ayarlamak istediğinizi fark ettiniz. Bunu nasıl yaparsınız?

Gmail (Google Mail)

Şu basit adımları izleyerek Gmail'de posta profil resminizi değiştirin:

1. Gmail'de oturum açın — her zamanki gibi Gmail hesabınıza giriş yapın.

2. Profil resminize tıklayın — sağ üst köşede ve "Google Hesabınızı yönetin" seçeneğini seçin.

3. Kalem simgesine tıklayın — profil resmi düzenleyici penceresine hızlı erişim için.

4. Yeni Bir Görsel Yükleyin — "Değiştir" seçeneğini belirleyin, ardından şunu seçin:

5. Ayarlayın ve Kaydedin — görseli gerektiği gibi kırpın veya ayarlayın, ardından "Profil Resmi Olarak Kaydet" seçeneğine tıklayın.

Hotmail (Outlook.com)

Outlook/Hotmail'de profil resminizi güncellemek ve ağdaki diğer tüm üyeler tarafından görünür hâle getirmek için şu talimatları izleyin.

1. Outlook'ta oturum açın — Outlook.com adresine gidin ve giriş yapın.

2. Profil Ayarlarını Açın — sağ üst köşedeki profil resminize (veya baş harflerinize) tıklayın ve "Profilim" seçeneğini seçin.

3. Profil Resmini Değiştirin — "Resmi Değiştir" seçeneğine tıklayın.

4. Yeni Bir Görsel Yükleyin — "Dosya Seç" seçeneğine tıklayın, bilgisayarınızdan bir görsel seçin ve yükleyin.

5. Ayarlayın ve Kaydedin — gerekirse görseli kırpın veya yeniden boyutlandırın, ardından "Kaydet" seçeneğine tıklayın.

6. Microsoft Hizmetleri Arasında Eşitleyin — yeni profil resminiz Outlook, Skype ve diğer Microsoft uygulamalarında görünecektir.

Zoho Mail

Popüler posta uygulaması Zoho Mail'deki resminizi şu adımları izleyerek değiştirin.

1. Zoho Mail'de oturum açın — Zoho Mail adresine gidin ve oturum açın.

2. Profil Ayarlarına Erişin — sağ üst köşedeki avatarınıza tıklayın ve "Hesabım" seçeneğini seçin.

3. “Düzenle”ye tıklayın — ve profil resminizi seçin.

4. Yeni Bir Profil Resmi Yükleyin — profil resmi alanına tıklayın ve "Yeni Yükle" seçeneğini seçin.

5. Bir Görsel Seçin — bilgisayarınızdan bir fotoğraf seçin ve yükleyin.

6. Görünürlüğü Ayarlayın — profil resminizi kimlerin görebileceğini seçin (herkese açık, özel veya kısıtlı).

7. Değişiklikleri Kaydedin — güncellemeyi tamamlamak için "Bitti" seçeneğine tıklayın.

Diğer e-posta sağlayıcılarında olduğu gibi, Zoho Mail de resminizi ağlarını kullanan e-posta alıcılarına gösterecektir.

Spacemail

Şimdi sıra Spacemail'de. Kişiselleştirme ayarlarımızla resmi kolayca ayarlayabilir ve ağımızdaki diğer herkesin görmesini sağlayabilirsiniz.

1. Spacemail'de oturum açın — e-posta hesabınıza uygulama üzerinden veya spacemail.com adresinden erişin

2. Yuvarlak profil simgesine tıklayın — ekranın sağ üst köşesinde baş harfinizi gösteren simgeye

3. Bir Görsel Yükleyin — bilgisayarınızdan bir dosya seçin ve yükleyin.

4. Ayarlayın ve Kaydedin — gerekirse görseli kırpın veya yeniden boyutlandırın, ardından değişiklikleri kaydedin.

İşte bu kadar kolay!

E-posta profil fotoğraflarını ayarlama ve sıfırlama

Umarız e-posta profil fotoğrafı olarak ne kullanmanız gerektiği hakkında bir şeyler öğrenmişsinizdir. İster profesyonel olarak ne yapmanız gerektiğini araştırıyor olun (BIMI gibi bir şeyle veya sadece şirket logosu kullanarak) ister daha kişisel bir şey seçiyor olun, e-posta fotoğrafınızı (veya avatarınızı) görebilen herkese işletmenizin güncel bir sürümünü sunmak için logoları veya resimleri güncel tutmayı unutmayın.