¿Puedo migrar mis correos electrónicos a otro proveedor?

Cuentas de correo electrónico. Son nuestros archivadores modernos, donde guardamos más partes de nuestra vida de las que nos gusta admitir.

Con los años, mi propio correo se ha convertido en un archivo de trabajo, un almacén de documentos vitales y una base de datos de empresas de confianza que ya he utilizado antes — y estoy seguro de que eso es solo la punta del iceberg.

Así que, cuando Microsoft introdujo nuevas tarifas por un servicio de correo que yo había dado por sentado sin darme cuenta, no tuve más remedio que pagar.

Pero entonces me puse a pensar: ¿y si fuera posible trasladar este mosaico de las comunicaciones de mi vida a otro lugar? A un lugar que no intentara simplemente arrinconarme con nuevas tarifas. Quizá incluso a un lugar que ofreciera algo ligeramente diferente. Al fin y al cabo, hace tiempo que no analizo de verdad lo que el correo electrónico puede hacer por mí.

¿Es siquiera posible mover correos electrónicos?

Esta fue mi primera pregunta. Como puedes imaginar, mi telaraña de archivos y adjuntos ocupa bastantes gigabytes. Parece que cada vez que he intentado mover grandes cantidades de datos en el pasado, me he encontrado con problemas que deberían haberse resuelto por la época en que Bill Gates consiguió unas gafas un poco más elegantes.

Para mi alivio, hay formas de eliminar el caos de la migración de correo y mitigar el riesgo de pérdida de datos.

Buscando un asistente

Como cualquier cosa, si se aborda de forma incorrecta, la migración puede ser un asunto complicado. Así que, cuando buscaba un nuevo proveedor, me centré en los que tenían un «asistente» que lo hacía fácil. Estas herramientas de migración suelen permitirte elegir qué quieres mover (solo correos, correos con archivos adjuntos, estructuras de archivos, etc.) en un proceso paso a paso.

Hace solo unos años, estas herramientas no eran algo habitual. Por suerte, ahora hay muchas entre las que elegir. Pero hablaremos de esto y de otras formas de migrar un poco más adelante.

Razones por las que podrías necesitar migrar

Quizá tengas un correo del trabajo o de la universidad al que estés a punto de perder el acceso y quieras conservar tus archivos o registros de comunicación. Aun así, conviene volver a comprobar con tu empleador/administrador que la migración no incumpla ninguna política de datos antes de empezar a migrar estas cuentas.

Como alternativa, y de forma más drástica, tu proveedor de correo podría estar siendo «retirado». Skiff es un ejemplo reciente de ello. Cuando fue adquirido por Notion, el correo fue uno de varios productos eliminados de su oferta.

Razones por las que podrías querer migrar

Más allá de nuevas tarifas, acontecimientos de la vida y cierres repentinos, hay otras razones para plantearse un cambio. Algunas de ellas han salido a la luz en los últimos años, a medida que la importancia de la seguridad de los datos ha pasado a ocupar un lugar central en nuestra mente.

Normativas

Leyes como el GDPR y la CCPA han convertido en delito no proteger correctamente los datos sensibles, lo que supone una gran preocupación para quienes tienen un negocio. Si una empresa utiliza un servicio que compromete los datos de sus clientes, podría ser un problema. Algunos proveedores de correo — normalmente denominados proveedores de «correo empresarial» — tienen por este motivo una responsabilidad mucho mayor en materia de seguridad.

Fiabilidad

Un tiempo de inactividad excesivo puede estar provocando retrasos en el envío o la recepción de correos electrónicos. No pensamos en la importancia de la fiabilidad hasta que se convierte en un problema. Otras personas han sido víctimas de filtros de spam demasiado agresivos que intervienen cuando no deberían.

Yo lo experimenté personalmente con mi cuenta de Microsoft. Empresas con las que tenía interacciones frecuentes empezaron de repente a ir directamente a la carpeta de correo no deseado sin el menor aviso. Además de exasperante, esto resultó costoso, especialmente cuando ocurrió con facturas urgentes.

Una vez más, el llamado «correo empresarial» («llamado así» porque sus funciones mejoradas son realmente útiles para cualquiera) viene al rescate. Normalmente, se pone un mayor énfasis en perfeccionar funciones como los filtros de spam.

Coste y seguridad

Probablemente, la razón principal por la que querrás cambiar de proveedor sea reducir costes y/o aumentar la seguridad.

Cuando decidí dejar Hotmail, estas eran mis principales preocupaciones. Al fin y al cabo, Microsoft estuvo implicado en una filtración de datos en 2023, y yo sabía que tenía que haber algún lugar más barato que las £19.99/año ($24.99/año) que les pagaba solo para mantener mi cuenta. (Y eso sin contar lo molesto que me resultaba tener que pagar por algo que antes obtenía gratis).

Del mismo modo, Google también ha sufrido su buena dosis de brechas de seguridad del correo electrónico. Además, en 2022 retiró algunas funciones de Gmail para los usuarios que no se pasaron a la opción premium Workspace, lo que provocó indignación en canales como Reddit. Esto significa que los grandes proveedores ya no son necesariamente los proveedores de confianza. Esto ha llevado a muchos, especialmente a las pequeñas empresas, a buscar alternativas.

¿Hay alguna desventaja en la migración de correo electrónico?

Hemos hablado de las ventajas de la migración de correo, pero ¿hay alguna desventaja? La respuesta corta es no — con un par de salvedades. Supongamos que, como yo, tienes una buena razón para irte y que no estás migrando desde un sistema interno antiguo y personalizado. También has dedicado algo de tiempo a investigar cuál es el mejor proveedor para ti, y es uno con un asistente de migración fácil de usar.

Lo más importante que tendrás que hacer es asegurarte por completo de que tu nueva cuenta tenga suficiente espacio. Quedarte sin espacio a mitad de la migración puede hacer que algunos archivos no se transfieran o, en el peor de los casos, que el proceso falle.

Otro pequeño aspecto a tener en cuenta es que podrías experimentar interrupciones en tu servicio de correo habitual mientras se realiza la migración, por lo que es recomendable ejecutar el proceso durante la noche o cuando sepas que la actividad será baja. Quizá en un día festivo.

¿Y si el proveedor de correo que quiero no tiene una herramienta de migración?

Hay algunas opciones que podrías probar en este caso.

Fusiona primero las cuentas

Existe software (como Thunderbird) que te permite añadir y acceder a todas tus cuentas, mensajes, calendarios y contactos en un solo lugar. Al añadir ambas cuentas (la antigua y la nueva) al mismo software de correo mediante IMAP, puedes arrastrar y soltar correos de una cuenta a otra. Si haces esto en una plataforma basada en la nube, se sincronizará en todas partes.

Herramientas de terceros

Hay algunas herramientas de migración de terceros, como MailJerry, que pueden ayudarte con la migración. Sin embargo, pueden resultar bastante costosas. Por ejemplo, migrar buzones de más de 250 MB cuesta $12.99/mo con MailJerry. Y además tienes la molestia de buscar, descargar y utilizar una herramienta de terceros.

Contrata a un experto

Si los métodos anteriores no funcionan, podrías plantearte contratar a un experto técnico para una migración manual. Un proceso como este requiere ajustar la configuración del dominio, los registros DNS y la configuración del registro MX. Puede llenarse fácilmente de jerga y resultar intimidante para un principiante.

Aunque contratar a alguien para hacerlo te quitaría el estrés de hacerlo tú mismo, significa dar acceso a tus valiosos datos a un tercero, aunque sea un profesional. También podría costar hasta $150 por buzón.

Por supuesto, todo esto puede evitarse si eliges un nuevo proveedor de correo que ofrezca una herramienta de migración integrada, así que merece la pena tener en cuenta esta función en tu búsqueda.

Herramientas de migración integradas

Hace unos cinco años, había muy pocas plataformas con herramientas de migración integradas. Ahora esta función viene incluida de serie en muchos proveedores. Pero, para simplificar las cosas, veamos más de cerca Spacemail business email de Spaceship y su herramienta de migración como ejemplo de cómo funcionan.

Desde el panel de tu cuenta de Spacemail, solo tienes que ir a «Settings» y luego hacer clic en «Email migration».

Rellena el formulario. Tu «cuenta de correo de origen» es aquella desde la que importas los datos. En este caso, la cuenta de destino será automáticamente tu nueva cuenta de Spacemail. Tendrás que averiguar el nombre del servidor IMAP de tu cuenta de correo de origen y el número de puerto. Normalmente, esta información puede encontrarse en «Preferences» o «Account Settings». Debería ser fácil encontrar la ubicación exacta directamente con tu proveedor de servicios. Después de introducirlo todo, haz clic en el botón morado «Migrate emails».

Comenzará el proceso de migración. Ahora que has iniciado el proceso, puedes relajarte mientras la migración se gestiona de forma segura y eficiente.

Consejos finales para una migración exitosa

Para asegurarte de que tu migración sea un éxito y no te cause problemas, elige cuidadosamente a tu proveedor. Necesitas una plataforma intuitiva y fiable cuando se trata de mover tus correos electrónicos.

Como mencioné antes, asegúrate de tener suficiente espacio en la cuenta de destino para evitar errores o fallos. Es recomendable eliminar correos y archivos adjuntos no deseados antes de la migración para no pagar por almacenamiento que no necesitas. También puedes aprovechar esta oportunidad para implementar una estructura de archivos clara y saber dónde está todo. La herramienta de migración de Spacemail conserva la estructura de tus correos, incluidas las carpetas y subcarpetas, por lo que es una gran opción para quienes ya tienen un sistema cuidadoso establecido.