我可以将我的电子邮件迁移到另一家服务提供商吗？

电子邮件账户。它们就像我们现代生活中的档案柜，存放着比我们愿意承认更多的人生内容。

多年来，我自己的电子邮件已经变成了工作档案、重要文件的存储处，以及我曾使用过的可信公司数据库——而我确信这还只是冰山一角。

所以，当 Microsoft 为一项我不知不觉中早已习以为常的电子邮件服务引入新费用时，我别无选择，只能付费。

但随后我开始思考——如果有可能把这张由我人生通信拼凑而成的网迁移到别处呢？迁移到一个不会只是强迫我接受新费用的地方。甚至也许是一个能提供一些略有不同体验的地方。毕竟，我已经有一段时间没有认真看看电子邮件还能为我做些什么了。

迁移电子邮件真的可行吗？

这是我的第一个问题。您可以想象，我那张蜘蛛网般的文件和附件占用了相当多的 GB。似乎每次我过去尝试迁移大量数据时，都会遇到一些本该在 Bill Gates 戴上稍微更时髦一点的眼镜那个年代就已经解决的问题。

令我宽慰的是，确实有办法让电子邮件迁移不再混乱，并降低数据丢失的风险。

寻找向导

和任何事情一样，如果方法不对，迁移也可能相当棘手。所以，当我寻找新的服务提供商时，我专注于那些带有“向导”的产品，让操作变得简单。这些迁移工具通常允许您通过分步流程选择想要迁移的内容（仅电子邮件、带附件的电子邮件、文件结构等等）。

就在几年前，这些工具还并不常见。值得庆幸的是，现在可供选择的已经很多了。不过，关于这一点以及其他迁移方式，我们稍后还会继续谈到。

您可能需要迁移的原因

也许您有一个工作或大学邮箱，即将失去访问权限，而您希望保留其中的文件或通信记录。不过，在开始迁移这些账户之前，最好先与您的雇主/管理员再次确认，确保迁移不会违反任何数据政策。

或者，更戏剧性一点，您的电子邮件服务提供商可能正在被“停用”。Skiff 就是最近的一个例子。在它被 Notion 收购后，电子邮件成为其产品线中被移除的几个产品之一。

您可能想要迁移的原因

除了新增费用、人生变故和突然关闭之外，还有其他一些原因值得考虑更换服务。其中一些原因在近几年逐渐显现，因为数据安全的重要性已被推到了我们关注的前沿。

法规

像 GDPR 和 CCPA 这样的法律规定，若未能正确保护敏感数据，可能构成重罪，这对企业来说是一个重大问题。如果企业使用的服务会危及客户数据，就可能引发问题。一些电子邮件服务提供商——通常被称为“商务电子邮件”服务提供商——因此在安全方面承担着更大的责任。

可靠性

过多的停机时间可能会导致发送或接收电子邮件延迟。可靠性在成为问题之前，我们往往不会意识到它有多重要。还有一些人则受害于过于激进的垃圾邮件过滤器，它们在不该介入时却介入了。

我在自己的 Microsoft 账户上亲身经历过这种情况。那些我经常往来的公司发来的邮件，突然被直接送进垃圾邮件文件夹，连一点警告都没有。除了令人恼火之外，这还带来了成本，尤其是在涉及时效性发票时。

再次说明，所谓的“商务电子邮件”（之所以说“所谓”，是因为它增强的功能实际上对任何人都有用）又来救场了。通常，这类服务会更加重视完善垃圾邮件过滤器等功能。

成本与安全

您想更换服务提供商的主要原因，很可能是为了降低成本和/或提高安全性。

当我决定不再使用 Hotmail 时，这些就是我最主要的顾虑。毕竟，Microsoft 在 2023 年卷入了一起数据泄露事件，而且我知道，一定有比我每年支付给他们 £19.99/yr ($24.99/yr) 仅仅为了保住账户更便宜的地方。（更别提我还得为以前免费获得的东西付费，这让我有多恼火了。）

同样，Google 也遭遇过不少电子邮件安全漏洞。除此之外，2022 年它还为未升级到高级 Workspace 选项的 Gmail 用户停用了某些功能，在 Reddit 等渠道引发了强烈不满。这意味着“大”服务提供商不再必然等同于“值得信赖”的服务提供商。这让许多人，尤其是小型企业，开始寻找替代方案。

电子邮件迁移有什么缺点吗？

我们已经介绍了电子邮件迁移的好处，但它有什么缺点吗？简短的回答是没有——但有几个前提。假设和我一样，您有充分的理由离开，而且您不是从一个老旧的、定制构建的内部系统迁移。您也已经花了一些时间研究最适合自己的服务提供商——并且它拥有一个易于使用的迁移向导。

您最需要做的重要事情，就是绝对确保您的新账户有足够的空间。迁移进行到一半时空间不足，可能会导致某些文件无法传输，或者在最糟糕的情况下导致整个过程失败。

另一个需要考虑的小问题是，在迁移进行期间，您平时的电子邮件服务可能会受到影响，因此建议在夜间运行该过程，或者在您知道业务较为清闲的时候进行。比如公共假日。

如果我想要的电子邮件服务提供商没有迁移工具怎么办？

在这种情况下，您可以尝试几种选择。

先合并账户

市面上有一些软件（如 Thunderbird）可以让您在一个地方添加并访问所有账户、邮件、日历和联系人。通过使用 IMAP 将旧账户和新账户都添加到同一个邮件软件中，您可以将电子邮件从一个账户拖放到另一个账户。如果您是在云平台上这样做，它会在所有地方同步。

第三方工具

有一些第三方迁移工具，例如 MailJerry，可以帮助您完成迁移。不过，这些工具可能相当昂贵。例如，迁移超过 250 MB 的邮箱费用为MailJerry 的 $12.99/mo。而且您还要面对寻找、下载和操作第三方工具的麻烦。

聘请专家

如果上述方法都行不通，您可以考虑聘请技术专家进行手动迁移。这样的过程需要调整域名设置、DNS 记录和 MX 记录配置。对于新手来说，这很容易变得术语繁多且令人望而生畏。

虽然雇人来做这件事可以减轻您亲自操作的压力，但这意味着要将您宝贵数据的访问权限交给第三方，尽管对方是专业人士。而且这还可能每个邮箱花费高达 $150。

当然，如果您选择提供内置迁移工具的新电子邮件服务提供商，这一切都可以避免，因此值得在搜索时将这一功能纳入考量。

内置迁移工具

大约五年前，带有内置迁移工具的平台还非常少。现在，许多服务提供商都已将这一功能作为标准配置。但为了让事情更简单，我们不妨更仔细地看看 Spaceship 的Spacemail business email及其迁移工具，作为了解其工作方式的示例。

在您的 Spacemail account panel 中，您只需进入“Settings”，然后点击“Email migration”。

填写表单。您的“source email account”是您要从中导入数据的账户。在这种情况下，目标账户将自动是您的新 Spacemail 账户。您需要从源电子邮件账户中查找 IMAP 服务器名称和端口号。通常，这些信息可以在“Preferences”或“Account Settings”中找到。您应该可以直接从服务提供商那里轻松找到确切位置。输入完所有内容后，点击紫色的“Migrate emails”按钮。

迁移过程将开始。现在您已经启动了该过程，可以放松下来，让迁移在安全高效的情况下完成。

成功迁移的最终提示

为了确保您的迁移顺利且无忧，请谨慎选择服务提供商。在迁移电子邮件时，您需要一个直观且可靠的平台。

正如我之前提到的，请确保目标账户有足够的空间，以避免任何错误或失败。建议在迁移前清理不需要的电子邮件和附件，以免为不需要的存储空间付费。您也可以借此机会建立清晰的文件结构，以便知道所有内容的位置。Spacemail 的迁移工具会保留您的电子邮件结构，包括文件夹和子文件夹，因此对于已经拥有精心整理系统的人来说，这是一个很好的选择。