Ποιο πρωτόκολλο email είναι κατάλληλο για εσάς;

Αποστολή και λήψη email... απλό, σωστά; Το έχετε κάνει χίλιες φορές.

Αλλά τι θα γινόταν αν σας λέγαμε ότι υπάρχει μια διαδικασία που εκτελείται στο παρασκήνιο και, αν την κατανοήσετε, μπορεί να κάνει τα πράγματα ακόμα πιο ομαλά. Μπορεί ακόμη και να σας εξοικονομήσει χώρο αποθήκευσης ή να σας βοηθήσει να αποφύγετε έναν ή δύο ιούς.

Μιλάμε για πρωτόκολλα email.

Μόλις καταλάβετε πώς λειτουργούν, θα ξέρετε ποιο πρωτόκολλο email είναι καλύτερο για τις ανάγκες σας και πώς να προσαρμόσετε τη ρύθμισή σας ώστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις δυνατότητές του.

Τι είναι ένα πρωτόκολλο email;

Τα πρωτόκολλα email είναι οι κανόνες που χρησιμοποιούν οι διακομιστές και τα προγράμματα αλληλογραφίας για να στέλνουν, να λαμβάνουν και να αποθηκεύουν email. Χωρίς σωστά υλοποιημένα πρωτόκολλα, τα μηνύματα δεν θα αποστέλλονται ή δεν θα λαμβάνονται σωστά.

Συγκρίνετέ τα με τις γλώσσες στον πραγματικό κόσμο. Λειτουργούν ως κατευθυντήριες γραμμές για αμοιβαία κατανόηση. Ορίζουν ποιος μιλά σε ποιον, πώς μιλούν, τον ρυθμό με τον οποίο μιλούν, για πόσο μιλούν και αν αυτά που λένε είναι κρυπτογραφημένα.

Σε αντίθεση με το WhatsApp, όπου κάθε χρήστης επικοινωνεί από έναν μόνο λογαριασμό WhatsApp, το email απαιτεί ένα σύστημα για να διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ Παρόχων Υπηρεσιών Email (ESP).

Αυτό συμβαίνει επειδή υπάρχουν πάρα πολλοί διαφορετικοί ESP. Μπορεί εσείς να χρησιμοποιείτε Gmail, ενώ ο φίλος σας να προτιμά το Outlook.

Γι’ αυτό τα πρωτόκολλα email είναι τόσο σημαντικά. Παρέχουν μια κοινή γλώσσα που επιτρέπει στα προγράμματα αλληλογραφίας να επικοινωνούν μεταξύ τους. Θα εξηγήσουμε παρακάτω με περισσότερες λεπτομέρειες παραδείγματα και τύπους πρωτοκόλλων email, αλλά ουσιαστικά υπάρχουν τρία βασικά πρωτόκολλα που χρησιμοποιούνται στο email: SMTP, IMAP και POP3.

Πρώτα, υπάρχουν τα πρωτόκολλα που εμπλέκονται στη διαδικασία αποστολής. Όταν στέλνετε ένα email και γράφετε τις διευθύνσεις «Από» και «Προς» στον μεταφορικό φάκελο, στη συνέχεια το δίνετε στον ταχυδρόμο. Το SMTP είναι αυτός ο ταχυδρόμος.

Το SMTP χρησιμοποιεί το μέρος πριν από το σύμβολο '@' για να αναγνωρίσει για ποιον προορίζεται το email και το τοποθετεί στο γραμματοκιβώτιο αυτού του χρήστη ή το απορρίπτει αν ο χρήστης δεν υπάρχει. Ο παραλήπτης χρειάζεται έπειτα έναν τρόπο να κατεβάσει το email από τον διακομιστή. Εδώ μπαίνουν στο παιχνίδι τα IMAP και POP3.

Μόλις ένα email φτάσει στον διακομιστή σας μέσω SMTP, μπορείτε στη συνέχεια να το κατεβάσετε στο πρόγραμμα email σας χρησιμοποιώντας POP3 ή IMAP. Αυτά λειτουργούν διαφορετικά κατά τη μεταφορά του email σας από τον διακομιστή στα εισερχόμενά σας, επομένως είναι σημαντικό να επιλέξετε τον σωστό συνδυασμό για τις ανάγκες σας.

Γνωρίστε τα βασικά πρωτόκολλα email

Από τη δημιουργία του email τη δεκαετία του 1970, μπορούμε με ασφάλεια να πούμε ότι το email έχει περάσει από σημαντική εξέλιξη.

Τα παρακάτω πρωτόκολλα το αποδεικνύουν και είναι καθοριστικά για την επίτευξη της καλύτερης δυνατής εμπειρίας email.

POP3 (Post Office Protocol 3)

Το POP3, ή Post Office Protocol 3, λειτουργεί πολύ όπως μια παραδοσιακή ταχυδρομική υπηρεσία. Μόλις το γράμμα σας φτάσει στο ταχυδρομείο, παραλαμβάνεται και παραδίδεται στο σπίτι σας, ανεξάρτητα από το αν είστε εκεί για να το παραλάβετε ή αν ο σκύλος σας το σκίσει τη στιγμή που θα πέσει στο πάτωμα.

Αυτό συμβαίνει επειδή το POP αποθηκεύει το email στη συσκευή σας και όχι σε διακομιστή. Όταν λαμβάνετε ένα email, διαγράφεται από τον διακομιστή (εκτός αν έχει ρυθμιστεί διαφορετικά) και μεταφέρεται στη συσκευή σας. Μπορεί να υπάρχουν ορισμένα πλεονεκτήματα σε αυτή την προσέγγιση, αλλά επίσης δεν είναι ιδανική.

Πρώτα, τα πλεονεκτήματα.

Το γεγονός ότι η αλληλογραφία κατεβαίνει απευθείας στη συσκευή σας σημαίνει ότι όταν το internet σας δεν λειτουργεί καλά, δεν χρειάζεται να συνδεθείτε σε διακομιστή email για να τη διαβάσετε. Το POP3 θα συνδεθεί όταν μπορέσει και θα κατεβάσει οποιοδήποτε διαθέσιμο περιεχόμενο. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο email εκτός σύνδεσης, καθώς είναι ήδη αποθηκευμένο στον υπολογιστή σας.

Αλλά αν προσπαθείτε να συμβαδίσετε με τον σύγχρονο κόσμο, εδώ είναι που το POP3 δυσκολεύεται.

Το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας δεν μπορεί να ενημερώσει το γραμματοκιβώτιο αν έχετε διαβάσει ένα email, το έχετε επισημάνει ως μη αναγνωσμένο, το έχετε σημειώσει με σημαία ή έχετε κάνει οποιαδήποτε άλλη ενέργεια. Αυτό δεν είναι ιδανικό αν μοιράζεστε ένα μόνο γραμματοκιβώτιο με πολλούς χρήστες και θέλετε οι αλλαγές σας και η κατάσταση της αλληλογραφίας να ενημερώνονται.

Το POP3 διαγράφει επίσης το email σας από τον διακομιστή πριν το τοποθετήσει στο γραμματοκιβώτιό σας. Μπορεί έτσι να λειτουργεί ο ταχυδρόμος, αλλά σε περιβάλλον email αυτό σημαίνει ότι οποιοδήποτε αντίγραφο ασφαλείας είχατε για αυτό το email έχει πλέον χαθεί. Αυτό σημαίνει ότι αν το δάχτυλό σας γλιστρήσει στο κουμπί διαγραφής ή αν ο φορητός υπολογιστής σας χαλάσει, χαθεί ή κλαπεί, τότε θα χαθούν και όποια κρίσιμα email είχατε αποθηκευμένα στη συσκευή σας.

Σημαίνει επίσης ότι η ευθύνη για την αποθήκευση βαραίνει εσάς. Με έναν κοινόχρηστο διακομιστή, τα email σας μπορούν να αποθηκεύονται εξωτερικά, εξοικονομώντας πολύτιμο χώρο στον οικιακό σας υπολογιστή. Με το POP, αυτό δεν είναι δυνατό, πράγμα που σημαίνει ότι μπορεί να διαπιστώσετε πως ο χώρος σας εξαντλείται αρκετά γρήγορα.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Αν το POP3 είναι ο ταχυδρόμος, το IMAP είναι το ιδιωτικό σας γραμματοκιβώτιο που βρίσκεται απευθείας στο ταχυδρομείο. Απλώς περάστε όποτε θέλετε και ρίξτε μια ματιά σε οποιαδήποτε αδιάβαστη αλληλογραφία.

Φυσικά, με τη σύγχρονη τεχνολογία, αυτό το «ταξίδι στο ταχυδρομείο» διαρκεί λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο, καθώς γίνεται εικονικά – αλλά η ιδέα παραμένει η ίδια. Το email αποθηκεύεται στον διακομιστή, όχι στον υπολογιστή σας, και μόλις το πρόγραμμα αλληλογραφίας σας συνδεθεί στο IMAP, παραμένει συνδεδεμένο, περιμένοντας νέα αλληλογραφία.

Το IMAP προτιμάται συνήθως έναντι του POP3, καθώς είναι πολύ πιο πρακτικό για τη σύγχρονη εποχή, όπου οι άνθρωποι συχνά έχουν πολλές συσκευές για την ανάγνωση email. Αυτό σημαίνει ότι αν συνδέσετε έναν δεύτερο πελάτη IMAP στο ίδιο γραμματοκιβώτιο, θα βλέπετε όλα τα ίδια μηνύματα με όλους τους ίδιους φακέλους.

Ένα τεράστιο πλεονέκτημα εδώ είναι ότι όταν μεταφέρετε email και φακέλους μεταξύ παρόχων, το IMAP μπορεί να βοηθήσει χρησιμοποιώντας μια μέθοδο που ονομάζεται μετεγκατάσταση IMAP. Οι περισσότερες υπηρεσίες επαγγελματικού email συνήθως το υποστηρίζουν αυτό μέσω των εργαλείων μετεγκατάστασης τους.

Μόλις το πρόγραμμα αλληλογραφίας του παραλήπτη συνδεθεί με τον διακομιστή, το μόνο που χρειάζεται να κάνει ο χρήστης είναι να κάνει κλικ στην κεφαλίδα ενός email και αυτό θα κατέβει στη συσκευή. Οι πελάτες IMAP συνήθως αντιγράφουν κάποια δεδομένα στην τοπική σας συσκευή για λόγους ταχύτητας, αλλά αυτό είναι προαιρετικό. Ο πελάτης μπορεί να ορίσει το email ως αναγνωσμένο μόλις ανοιχτεί ή να το μετακινήσει σε άλλο φάκελο, αλλά το email παραμένει στον διακομιστή μέχρι να διαγραφεί.

Το αντάλλαγμα με το IMAP είναι ότι βασίζεται σε σταθερή σύνδεση στο internet και η αποθήκευση των πάντων στον διακομιστή μπορεί να καταναλώσει τα όρια αποθήκευσής σας αν μείνει ανεξέλεγκτη. Αλλά σε αντάλλαγμα, αποκτάτε συγχρονισμό σε πραγματικό χρόνο, ευκολότερα αντίγραφα ασφαλείας και ευελιξία μεταξύ συσκευών.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Το SMTP σημαίνει Simple Mail Transfer Protocol. Είναι ο τρόπος με τον οποίο η αλληλογραφία πηγαίνει από το Σημείο Α στο Σημείο Β.

Είναι το πρωτόκολλο αποστολής email που χρησιμοποιείται τόσο από προγράμματα αλληλογραφίας όσο και από διακομιστές.

Λοιπόν, πώς λειτουργεί;

Όταν στέλνετε ένα email, ο υπολογιστής σας συνδέεται με τον διακομιστή σε μια συγκεκριμένη θύρα όπου το λογισμικό SMTP ακούει. Ανταλλάσσουν εντολές SMTP και αποκρίνονται μεταξύ τους.

Ο διακομιστής θα επικυρώσει τον πελάτη, ελέγχοντας το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης. Στη συνέχεια θα εξετάσει τη διεύθυνση αποστολέα και τις κεφαλίδες CC και BCC για να προσδιορίσει τα domains του προορισμού. Εκτελεί αναζήτηση domain για να βρει την εγγραφή MX για αυτό το domain και στη συνέχεια συνδέεται με αυτόν τον διακομιστή χρησιμοποιώντας SMTP.

Στη συνέχεια θα ακολουθήσει περαιτέρω βήματα για να επαληθεύσει ότι ο διακομιστής είναι εξουσιοδοτημένος να στέλνει email εκ μέρους σας πριν αποδεχτεί το email. Μέρος αυτής της διαδικασίας είναι η σάρωση του email για να ελεγχθεί αν είναι ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή αν περιέχει ιό. Μόλις ληφθεί το email, τοποθετείται στα εισερχόμενα του χρήστη που το λαμβάνει, αν και μπορεί πρώτα να εφαρμοστούν ορισμένα φίλτρα αν ο χρήστης τα έχει ρυθμίσει.

Ενώ το SMTP είναι απαραίτητο για να φτάνουν τα email σας εκεί που πρέπει, δεν διαχειρίζεται τη λήψη ή την αποθήκευση μηνυμάτων. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να συνδυάζεται με ένα πρωτόκολλο όπως το IMAP ή το POP3. Επίσης βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στη σωστή ρύθμιση και στα πρωτόκολλα ελέγχου ταυτότητας για να αποφεύγονται προβλήματα παράδοσης ή φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Μπορείτε να συνδυάσετε πρωτόκολλα;

Τώρα, όλες αυτές οι πληροφορίες είναι χρήσιμες στην πράξη, αλλά πώς θα πετύχετε το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα όταν ρυθμίζετε τα πρωτόκολλα email σας;

Καθώς τα πρωτόκολλα email χωρίζονται σε δύο τομείς – αποστολή και λήψη – είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ρύθμιση που καλύπτει όλες τις πλευρές. Επιπλέον, αν χρησιμοποιείτε προσαρμοσμένο domain email, πιθανότατα είστε υπεύθυνοι για τη ρύθμιση ή τη διαχείριση των πρωτοκόλλων email σας χειροκίνητα.

Το κομμάτι της αποστολής πιθανότατα θα καλυφθεί από το SMTP. Αυτό συνήθως δεν είναι διαπραγματεύσιμο, καθώς αποτελεί το σύγχρονο πρότυπο για το email.

Το κομμάτι της λήψης προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία. Και εδώ είναι που πρέπει να πάρετε μια απόφαση με βάση τη δική σας περίπτωση χρήσης.

Το IMAP σε συνδυασμό με το SMTP είναι συνήθως η προτιμώμενη ρύθμιση για email. Δίνει στους χρήστες την ευελιξία να βλέπουν το email τους από πολλές συσκευές και να μοιράζονται ενημερώσεις κατάστασης σε όλο το δίκτυό τους. Σκεφτείτε κοινόχρηστους χώρους email με τους συναδέλφους ή τους φίλους σας.

Παρέχει επίσης ένα επίπεδο προστασίας σε περίπτωση που ο οικιακός σας υπολογιστής κλαπεί, χαθεί ή αποφασίσει να αναφλεγεί αυθόρμητα.

Από την άλλη πλευρά, έχετε το POP3. Είναι κάπως μια επιστροφή σε μια πιο απλή εποχή, όταν τα email έρχονταν μία φορά την εβδομάδα, αφού είχε ανακαλυφθεί το πιο πρόσφατο meme με γάτες.

Μπορεί να ταιριάζει σε όποιον προτιμά να διατηρεί τα email στην προσωπική του συσκευή για λόγους ιδιωτικότητας. Αλλά το ερώτημα είναι, μπορεί να συμβαδίσει με τη σύγχρονη ζωή μας;

Η αλήθεια είναι ότι, παρόλο που προσφέρει ορισμένα πλεονεκτήματα για πιο αργές ταχύτητες internet, μπορεί να αποδειχθεί ανεπαρκές όταν πρόκειται για την ασφάλεια email.

Επιλέγοντας το σωστό πρωτόκολλο για τις ανάγκες σας

Αν ακόμη δεν έχετε αποφασίσει, έχουμε ετοιμάσει έναν εύχρηστο πίνακα για να σας βοηθήσουμε να πάρετε την καλύτερη απόφαση για τις ανάγκες σας.

Θα βρείτε τα συγκεκριμένα κριτήρια στην αριστερή πλευρά και τα διαφορετικά πρωτόκολλα στο επάνω μέρος.

Συμπέρασμα

Τα πρωτόκολλα email μπορούν να κάνουν μεγάλη διαφορά στην εμπειρία email σας. Όταν αντιμετωπίζονται σοβαρά, προσφέρουν μεγάλη ευελιξία για τις ανάγκες σας.

Επιπλέον, μόλις αποφασίσετε για τη σωστή ρύθμιση, υπάρχει πάντα η δυνατότητα να προχωρήσετε βαθύτερα με επιπλέον επίπεδα ασφάλειας, ειδικά αν είστε μια μικρή επιχείρηση που θέλει να ασφαλίσει το email της.

Τελικά, όλα αυτά απαιτούν ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας που να καλύπτει τις ανάγκες σας όσον αφορά την προσαρμογή.

Αν το email παίζει σημαντικό ρόλο στη ζωή ή την επιχείρησή σας, αξίζει να το πάρετε στα σοβαρά. Ελέγξτε τι προσφέρει ο πάροχός σας και, αν δεν καλύπτει τις ανάγκες σας, βρείτε έναν που τις καλύπτει.