デジタル時代にメールを安全に使う

メールが発明されたのはほぼ50年前だったというのは信じがたいことです。もちろん、あなたや私のような人々が使えるようになるまでには少し時間がかかりました。しかし今では、世界の半数以上がメールを使っています。

昨年は、1日に3,600億通を超えるメールが送信され、メッセージをやり取りするためのより会話的な方法が増えているにもかかわらず、メールが依然として揺るぎないコミュニケーションの柱であることを明確に示しています。正式なメッセージの送信、大きな添付ファイルの送付、あるいは単に購入記録を残すことまで、すべてが含まれます。どれも非常に重要です。

しかし、優れたイノベーションによくあるように、その誕生にはいくつかの注意点と、増え続けるセキュリティ上の問題が伴いました。

誰も無縁ではない

メールセキュリティについて考えるとき、私たちは自然と個人としての経験を思い浮かべます。詐欺メールに危うくだまされそうになったときや、友人のメールボックスがハッキングされて知らせなければならなかったときなどです。しかし、メールがもたらす最大の脅威は、間違いなく企業に対するものです。実に94%の組織が、2024年だけでも詐欺の被害に遭ったと報告されています。

なぜ企業はこれほど格好の標的なのでしょうか。第一に、すべての人間が潜在的な弱点になり得るからです。脆弱なパスワードであれ、他人を信頼しがちな人間の傾向であれ、同僚が攻撃の被害に遭う経路は数多くあり、そのすべてが明白とは限りません。

顧客、サービスプロバイダー、仕入先からのものを装った詐欺メールに対して、中小企業は特に脆弱になりがちです。特に、小規模事業主として多くの責任を1人で抱えている場合はなおさらです。しかし、専門のセキュリティチームを持つ大企業も無縁ではありません。

大企業でメールが問題を引き起こした例は、最近のニュースを見るだけでわかります。シンガポールのある企業は、仕入先を装ったメールによって4,230万ドルを不正口座に送金させられました。INTERPOLの支援により約4,100万ドルを取り戻しましたが、それでも非常に高くつくミスでした。

最も一般的なメールの脅威

メールの脅威には多くの種類があります。企業に対する最も一般的なメール攻撃の形態には、次のようなものがあります。

• フィッシング

• マルウェア

• 侵害された業務用メール

• 偽の請求書

危険リストの最上位にあるのはフィッシングで、91%のケースでデータ損失が発生しています。GDPRやCCPAのようなデータ保護法が強化される世界では、まさに悪夢です。しかし、リスクを軽減することは思うほど難しくありません。

セキュリティは身近なところから始まる

メールの保護は難しいものである必要はありません。時間を少し投資するだけで、費用をかけずに効果的な第一防衛線を作るためにできることはたくさんあります。

フィッシングへの認識

ここでは、少しのトレーニングがメールの安全性の面で大きな節約につながる可能性があります。個人事業主や中小企業であれば、この記事を読んでいる時点ですでに正しいことをしています。より大きなチームがあるなら、全員を集めてフィッシングとは何か、そしてそれが取り得るさまざまな形について正確に確認することを検討してください。基本的な内容にうんざりする人もいるかもしれませんが、フィッシングが現れる多くの形態や、さらに「ホエーリング」へと発展する可能性についてより詳しく掘り下げれば、サイバー脅威に精通している人にとっても復習になります。

残念ながら、フィッシングに関しては人間が弱点です。これは私たちの心理や、他者に対して本来持っている信頼に依存しています。そのため、そもそもフィッシングメッセージを目にしないことは大きな利点です。だからこそ、機能の1つとして強力な迷惑メールフィルターを重視するメールプロバイダーを探すべきです。これについてはこの後さらに説明します。

強力なパスワード

トレーニングは別として、第一防衛線は最も簡単に導入できるものでもあります。それがパスワードです。心理がどのように私たちに不利に働くかを理解することも、ここでは重要です。利便性のために、私たちは皆、覚えやすいものを作りたくなりますが、それはセキュリティの対義語になり得ます。誕生日、メールアドレス、親族の名前、あるいは人生で重要なことはすべて、人間のハッカーに有利なスタートを与えかねません。しかしもちろん、それだけの話ではありません。

機械やスクリプトがハッキングに使われる場合、単語そのものが私たちの弱点になります。結局のところ、単語には限りがあり、私たちはある単語を他より選びやすいからです。したがって、数字、記号、大文字と小文字をランダムに組み合わせることで、パスワードは推測されにくくなります。パスワードマネージャーは、ハッキングされにくいよう設計された一意のパスワードを生成するのに役立ちます。

しかし、覚えやすいパスワードを好む人にとっては、記憶に残るフレーズ全体をパスワードとして使うのが良い代替案です。長さがあることで、定義上はるかに安全になります。パスワードに小文字を1文字追加するだけで、解読は26倍難しくなります。小文字を3文字追加すると263倍、つまり17,576通り多くなります。したがって、長いパスワードの利点は指数関数的です。

二要素認証

二要素認証（2FA）は、アカウントを保護するために使える最良の方法の1つであり、今日では必須です。電話やキーのような第2のデバイスでのログインを要求することで、このハードウェアを持たない人は、たとえパスワードを突破してもログインできません。さらに、電話でのライブ認証であれば、誰かがあなたのアカウントにアクセスしようとしていることに気づくことができ、問題に対処するための予防措置（パスワード変更や全デバイスからのログアウトなど）を取ることができます。

しかし、2FAを最大限に活用するには、重大な脆弱性に対処することが不可欠です。それがIMAP、SMTP、POP3プロトコルです。簡単に言えば、これらのプロトコルは、特にOutlookのようなサードパーティシステムを使ってメールサーバーに接続することを可能にします。しかし、それには代償があります。

より多くのデバイスの接続を許可することで、不正アクセスや安全でないデバイスへのメールのダウンロードなど、弱点となる箇所を増やすことになります。特にPOP3は、送信中のデータを暗号化しないため問題です。つまり、メールはその内容や認証情報を含めて、悪意のある第三者に簡単に傍受される可能性があります。また、転送時にサーバーからメールを削除する傾向があり、データ損失につながることもあります。

これらすべてのプロトコルを最上位レベルで無効にすることは、会社のメールアカウントを保護する良い方法です。どうしても1つ使う必要がある場合は、SSL/TLS上のIMAP（IMAPSとも呼ばれます）を検討してください。

安全でないプロトコルを無効にし、2FAを有効にし、安全なパスワードを選ぶことで、基本レベルではアカウントを安全に保つために必要なことをすべて行っていることになります。

より高度な機能

もちろん、やや技術的なこともあります。これらすべての機能を確実に利用するには、プレミアムなビジネスメールプロバイダーを選ぶ必要があるかもしれません。

強力な迷惑メールフィルタリングで不安を手放す

スパム、特にフィッシングに関しては、私たち自身が最大の敵です。私たちが関与しなければ、それはただの偽メールがどこかへ送られるだけです。結果が生じるには人間が必要なのです。

受信トレイがメールスパムであふれるのを防ぐために使える方法や戦術は数多くありますが、簡単な方法の1つは、適切なスパムフィルタリングを備えていることを確認することです。これはさまざまな方法でスパムを識別し、受信するスパムの種類に基づいて学習することさえできます。表示名が送信者のドメインやアドレスと一致しているかどうかの比較から、私たちがメール内で気づかないかもしれない他の不規則性（送信証明書など）の検出まで、複数のレベルで私たちを保護します。

最適な種類のスパムフィルターは、認識された脅威レベルに応じたフィルタリングの段階も提供し、最も悪質なものからより強力に保護してくれます。同様に、誤って分類されたメッセージを受信トレイに戻し、二度と誤ってスパムとして判定されないようにする機会も提供します。これらは、中小企業としてメールプロバイダーを選ぶ際に考慮すべき最も重要な要素の1つです。

パスワード保護されたメールを使う

より高度なメールプロバイダーでは、受信者が開くためにパスワードを必要とする暗号化メールを実際に提供しています。これにより、たとえメールが傍受されたり権限のない第三者にアクセスされたりしても、正しいパスワードがなければメッセージを見ることはできません。機密性の高い内容や秘密情報を送るのに優れた機能です。

通常、パスワード保護されたメールはあなたのメールサーバー上にのみ存在します。メール内容そのものを受信者に送る代わりに、リンクが送られ、そのリンクからメッセージがサーバー上に保存されている場所へ移動し、そこでパスワードを入力してメールを開くことができます。

Spacemailでメールを暗号化する方法を学んでみませんか？追加のプライバシーが必要なときに、通信を保護するのに役立ちます。

メールアカウントのアクティビティを監視する

一部の機能は大企業に最適ですが、個人事業主、たとえば自分のビジネスに高い関心を持つ人にとっても便利です。そのような機能の1つが、アカウントのアクティビティを監視できることです。

メールアカウントがどこでログインされているか、そして最後にいつアクセスされたかを正確に追跡することで、数回のクリックでセキュリティ侵害があったかどうかを明確に把握できます。

見覚えのない時間、場所、またはIPアドレスがないか定期的に確認するのは良い習慣であり、不審な行動を日常的かつ気軽な方法で把握し続けることができます。すべてのメールプロバイダーがアクティビティログを提供しているわけではないため、それを提供しているものを優先しましょう。特に、特定できないログインをリモートでログアウトできる場合はなおさらです。

これまでのアドバイスをすべて守っていればこんなことは起こらない、と言いたくなるかもしれませんが、最悪の事態に備えてその機能があると知っておくのは素晴らしいことです。

守られていると知って安心する

これらすべてを障害の集まりとしてではなく、メールを保護するうえで安心感を得るための、すばやく簡単な一連の手順として考える価値があります。上記のどの手順も実現が難しいものではありません。

フィッシングへの認識、強力なパスワードの使用、二要素認証の有効化、そして高度な機能（暗号化メールなど）の活用といったシンプルな実践を取り入れることで、メールを保護し、高額なセキュリティ侵害を防ぐことができます。

忘れないでください。メールを保護することは、機密情報を守るだけではありません。あなたのビジネス、評判、そして安心感を守ることでもあります。適切なプロバイダーが必要です。そうすることで、このますますデジタル化する世界において、メールを信頼できる安全なコミュニケーションツールとして維持できます。