Πώς να γράψετε ένα email αίτησης άδειας

Σε κανέναν δεν αρέσει να μαντεύει αν η άδειά του θα εγκριθεί. Ένα καλογραμμένο email αίτησης άδειας δίνει στον προϊστάμενό σας τις λεπτομέρειες που χρειάζεται για να πάρει γρήγορα μια απόφαση. Όταν είναι σωστά γραμμένο, δείχνει επαγγελματισμό, θέτει σαφείς προσδοκίες και σας βοηθά να απολαύσετε πραγματικά τον χρόνο σας εκτός εργασίας. Όσο πιο ξεκάθαρο είναι το email σας, τόσο πιο εύκολο είναι για τον προϊστάμενό σας να πει ναι.

Τι είναι ένα email αίτησης άδειας και γιατί έχει σημασία;

Η λήψη άδειας δημιουργεί δύο προβλήματα: ποιος καλύπτει τη δουλειά σας όταν λείπετε και πώς θα ξέρουν πότε αρχίζει και τελειώνει η άδειά σας. Ένα έγκαιρο email αίτησης άδειας λύνει και τα δύο. Περιγράφει πότε θα λείπετε, γιατί θα λείπετε και ποιος θα αναλάβει. Επιπλέον, έχετε το πλεονέκτημα να απολαύσετε πραγματικά τον χρόνο σας μακριά χωρίς να ανησυχείτε αν θα επιστρέψετε σε ένα βουνό από προβλήματα.

Συνήθως αποστέλλεται στον προϊστάμενό σας, στο τμήμα HR ή σε οποιονδήποτε άλλο πρέπει να ενημερωθεί. Δείχνει επαγγελματισμό, βοηθά στον προγραμματισμό του φόρτου εργασίας, δημιουργεί αρχείο για το HR και δείχνει ότι νοιάζεστε για τους συναδέλφους σας. Προφανώς, υπάρχουν αμέτρητοι λόγοι για τους οποίους μπορεί να θέλετε να στείλετε ένα τέτοιο email, αλλά για λόγους απλότητας, παρακάτω περιορίσαμε μερικούς.

Πότε να χρησιμοποιήσετε ένα email αίτησης άδειας:

• Αναρρωτική άδεια όταν δεν αισθάνεστε καλά

• Άδεια διακοπών για προγραμματισμένες διακοπές

• Προσωπικές ημέρες ή περιστασιακή άδεια

• Έκτακτες ανάγκες όπως ασθένεια στην οικογένεια

• Γονική άδεια για μητρότητα/πατρότητα

Ποια είναι η σωστή μορφή για ένα email αίτησης άδειας;

Αν θέλετε να γίνει αποδεκτό το αίτημα άδειάς σας, πρέπει να φτάσει σωστά στον εργοδότη σας. Ένα απλό «Γεια» και «Αντίο» δεν αρκεί – ειδικά αν το στείλετε την τελευταία στιγμή. Οι παρακάτω φόρμουλες θα σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε ένα email αίτησης άδειας που δείχνει επαγγελματικό, εξηγεί την απουσία σας και εξασφαλίζει την τόσο σημαντική έγκριση.

Θέματα email που κάνουν την άδειά σας να ξεχωρίζει

Θέλετε το email σας να τραβήξει την προσοχή; Βεβαιωθείτε ότι το θέμα είναι σύντομο, συγκεκριμένο και άμεσο. Το τελευταίο που θέλετε είναι να σας πάρει ο προϊστάμενός σας τηλέφωνο ενώ είστε διακοπές, ρωτώντας πού βρίσκεστε επειδή το θέμα ήταν πολύ γενικό και χάθηκε μέσα στα email του. Είναι το πρώτο πράγμα που θα δει ο προϊστάμενός σας, οπότε κάντε το να μετράει.

Πώς να κάνετε το θέμα να δουλέψει τέλεια

Κρατήστε το σύντομο –κάτω από 50 χαρακτήρες είναι ένας καλός στόχος. Δεν θέλετε να κοπεί το μισό μήνυμά σας επειδή αποφασίσατε να το παίξετε Σαίξπηρ στο θέμα του email.

Συγκεκριμένο, συγκεκριμένο, συγκεκριμένο – να είστε συγκεκριμένοι με τις ημερομηνίες, π.χ. «Αίτηση άδειας - 1 Ιαν - 8 Ιαν». Το να βάλετε τις ημερομηνίες σας από την αρχή είναι ο καλύτερος τρόπος να αποφύγετε τυχόν παρεξηγήσεις.

Ξεκινήστε με το γιατί– βοηθά να είστε πιο συγκεκριμένοι. Προσθέστε λεπτομέρειες. «Αίτηση αναρρωτικής άδειας / Αίτηση άδειας διακοπών». Όσο περισσότερα γνωρίζει η εταιρεία σας από την αρχή, τόσο πιο εύκολο θα είναι να οργανωθεί.

Γιατί ο χαιρετισμός σας μπορεί να είναι το κλειδί για την έγκριση

Ένα αίτημα άδειας είναι ακριβώς αυτό – ένα αίτημα. Για αυτόν τον λόγο, είναι καλύτερο να δώσετε έμφαση στην τυπικότητα και να κρατήσετε τα πράγματα επαγγελματικά. Μπορεί να είστε κολλητοί με τον προϊστάμενό σας ή με το άτομο του HR, αλλά όταν πρόκειται για τέτοιες στιγμές, ο σεβασμός συνήθως υπερισχύει. Είναι ο καλύτερος τρόπος να βεβαιωθείτε ότι το αίτημά σας θα γίνει δεκτό θετικά, ενώ παράλληλα προστατεύεστε από τυχόν παρεξηγήσεις αν το email αποθηκευτεί από το HR για μελλοντική αναφορά.

Τι πραγματικά αναζητούν οι προϊστάμενοι σε ένα email άδειας

Μόλις ξεπεραστούν οι τυπικότητες, περνάμε στην ουσία. Το κυρίως μέρος του email αίτησης άδειας είναι εκεί όπου μπορείτε να μπείτε στις λεπτομέρειες για το γιατί χρειάζεστε την άδεια και πότε σκοπεύετε να την πάρετε. Δώστε όσες λεπτομέρειες αισθάνεστε άνετα να μοιραστείτε και προσπαθήστε να είστε συγκεκριμένοι με τις ημερομηνίες, ώστε η εταιρεία σας να μπορέσει να προετοιμαστεί για την απουσία σας. Προφανώς, αφήνετε μεγάλο κενό πίσω σας και πρέπει να βρουν κάποιον να το καλύψει.

Εδώ έρχεται το πλάνο παράδοσης εργασιών. Το να περιγράψετε ποιος θα αναλάβει τις ευθύνες σας, ποιες εργασίες εκκρεμούν ακόμη και ποιες είναι οι προθεσμίες τους βοηθά να καθησυχάσετε τους εμπλεκόμενους ότι η απουσία σας δεν θα δημιουργήσει σύγχυση. Φροντίστε να επισυνάψετε όποια έγγραφα θα δώσουν σαφήνεια σε τυχόν εκκρεμή έργα. Η προσθήκη επιπλέον πληροφοριών που θα χρειαστούν για να παραμείνουν εντός πορείας μπορεί να κάνει όλη τη διαφορά.

Και πριν πατήσετε αποστολή, φροντίστε να επιβεβαιώσετε ότι το αίτημά σας παραλήφθηκε. Αυτό σας δίνει τη σιγουριά ότι το αίτημά σας διαβάστηκε, δίνει στον προϊστάμενό σας ή στο HR μια διακριτική ώθηση να απαντήσει και προστατεύει από τυχόν παρεξηγήσεις αργότερα. Μπορείτε να ζητήσετε επιβεβαίωση προσθέτοντας μια ευγενική φράση όπως:

• «Παρακαλώ επιβεβαιώστε ότι έχετε λάβει αυτό το αίτημα.»

• «Θα μπορούσατε παρακαλώ να με ενημερώσετε μόλις παραληφθεί αυτό το αίτημα;»

• «Θα σας ήμουν ευγνώμων για μια σύντομη απάντηση μόνο για να επιβεβαιωθεί ότι όλα είναι εντάξει με το αίτημά μου»

Πώς να κλείσετε σωστά ένα αίτημα άδειας

Ο αποφώνησή σας είναι το τελευταίο πράγμα που θα διαβάσουν. Κρατήστε τον ευγενικό, έχετε κατά νου την εθιμοτυπία email και, αν θέλετε επιπλέον καλή διάθεση, προσθέστε ένα σύντομο ευχαριστώ για τον χρόνο και την προσοχή τους. Μόλις το κάνετε αυτό, κλείστε με το όνομά σας κάτω από έναν επίσημο αποφώνηση όπως «Με εκτίμηση» ή «Με ειλικρίνεια». Όταν κλείνετε ένα απλό email αίτησης άδειας προς τον προϊστάμενο, βοηθά να έχετε έτοιμα μερικά παραδείγματα. Δείτε τον συγκριτικό πίνακα παρακάτω.

Πώς γράφετε ένα email αίτησης άδειας για διαφορετικές καταστάσεις;

Όταν γράφετε ένα απλό email αίτησης άδειας, η κατανόηση της μορφής είναι το πρώτο βήμα, αλλά τα παραδείγματα το κάνουν πιο κατανοητό. Παρακάτω θα βρείτε email αίτησης άδειας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, να προσαρμόσετε και να στείλετε με σιγουριά.

Παράδειγμα email αναρρωτικής άδειας

Θέμα: Αίτηση αναρρωτικής άδειας – 12–13 ΜαρτίουΑγαπητέ/ή [Manager/ HR],

Δεν αισθάνομαι καλά και χρειάζομαι αναρρωτική άδεια στις 12 και 13 Μαρτίου για να αναρρώσω. Παρακαλώ ενημερώστε με αν χρειάζεστε ιατρική βεβαίωση ή οποιεσδήποτε επιπλέον λεπτομέρειες.Θα μπορούσατε παρακαλώ να επιβεβαιώσετε ότι έχετε λάβει αυτό το αίτημα;

Ευχαριστώ,[Your name]

Παράδειγμα email για προσωπική ημέρα/άδεια

Θέμα: Αίτηση προσωπικής ημέρας – 5 ΑπριλίουΑγαπητέ/ή [Manager/ HR],

Θα ήθελα να πάρω άδεια την Παρασκευή 5 Απριλίου για ένα προσωπικό ραντεβού. Παρακαλώ ενημερώστε με αν αυτό είναι εφικτό ή αν χρειάζεστε περαιτέρω λεπτομέρειες.Θα εκτιμούσα μια σύντομη απάντηση για να επιβεβαιωθεί ότι αυτό το αίτημα έχει παραληφθεί.

Με εκτίμηση,[Your name]

Παράδειγμα email άδειας διακοπών

Θέμα: Αίτηση άδειας διακοπών – 10–21 ΙουλίουΑγαπητέ/ή [Manager/ HR],

Θα ήθελα να ζητήσω άδεια διακοπών από τις 10 έως τις 21 Ιουλίου. Θα ολοκληρώσω τις τρέχουσες αναφορές μου πριν φύγω και θα παραδώσω τις συνεχιζόμενες κλήσεις πελατών στον Daniel.

Παρακαλώ επιβεβαιώστε ότι αυτό το αίτημα έχει παραληφθεί.Ευχαριστώ εκ των προτέρων[Your name]

Παράδειγμα email άδειας έκτακτης ανάγκης

Θέμα: Αίτηση άδειας έκτακτης ανάγκης – από 2 ΜαΐουΑγαπητέ/ή [Manager/ HR],

Λόγω οικογενειακής έκτακτης ανάγκης, χρειάζεται να ζητήσω άδεια από τις 2 Μαΐου. Θα σας κρατώ ενήμερους μόλις μάθω πόσο καιρό θα λείπω.Θα μπορούσατε παρακαλώ να επιβεβαιώσετε την παραλαβή αυτού του αιτήματος;

Με ειλικρίνεια,[Your name]

Παράδειγμα email άδειας μητρότητας/πατρότητας

Θέμα: Αίτηση άδειας πατρότητας – 14 Αυγούστου–9 ΟκτωβρίουΑγαπητέ/ή [Manager/ HR],

Σας γράφω για να ζητήσω επίσημα άδεια πατρότητας από τις 14 Αυγούστου έως τις 9 Οκτωβρίου. Παρακαλώ ενημερώστε με αν χρειάζεστε οποιαδήποτε δικαιολογητικά ή επιπλέον λεπτομέρειες.Θα ήμουν ευγνώμων αν μπορούσατε να επιβεβαιώσετε ότι αυτό το αίτημα έχει παραληφθεί.

Με εκτίμηση,[Your name]

Ποιες είναι οι βασικές συμβουλές για να εγκριθεί γρήγορα το αίτημα άδειάς σας;

Θέλετε η άδειά σας να εγκριθεί γρήγορα; Δείτε τι πρέπει να κάνετε:

• Μπείτε κατευθείαν στο θέμα– μην πνίγετε το αίτημά σας σε εξηγήσεις. Βάλτε τις βασικές πληροφορίες από την αρχή και κόψτε τα υπόλοιπα.

• Ημερομηνίες και πλάνο παράδοσης – είναι σημαντικό να δώσετε στην εταιρεία σας χρόνο να προσαρμοστεί στην απουσία σας. Να είστε συγκεκριμένοι με τις ημερομηνίες σας και βεβαιωθείτε ότι υπάρχει σχέδιο για όταν δεν θα είστε εκεί.

• Στείλτε το εκ των προτέρων (εκτός από έκτακτες ανάγκες) – η εταιρεία σας χρειάζεται χρόνο για να προετοιμαστεί για την απουσία σας, οπότε φροντίστε να στείλετε το email σας τη σωστή στιγμή. Προσπαθήστε να ειδοποιήσετε δύο εβδομάδες νωρίτερα.

• Προσφερθείτε να είστε διαθέσιμοι αν είναι επείγον – οι περισσότερες εταιρείες δεν θα περιμένουν να εργαστείτε ενώ είστε σε άδεια, αλλά το να τους ενημερώσετε ότι μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης μπορεί να μειώσει τις ανησυχίες.

Πώς να σφραγίσετε το αίτημα άδειάς σας για έγκριση

Σχεδόν τελειώσατε, αλλά οι τελευταίες πινελιές μπορούν να καθορίσουν την επιτυχία ή την αποτυχία του αιτήματός σας. Από το πώς το διατυπώνετε μέχρι το πώς κάνετε υπενθύμιση, οι μικρές λεπτομέρειες διαμορφώνουν το αν ο προϊστάμενός σας θα δει το email σας ως εύκολο να εγκριθεί ή εύκολο να αγνοηθεί. Αν τα πετύχετε αυτά, θα αποφύγετε καθυστερήσεις, παρεξηγήσεις ή οποιαδήποτε άβολη αλληλογραφία πέρα-δώθε.

Πώς να εξηγήσετε ευγενικά την άδεια στον προϊστάμενό σας

Το να εξηγήσετε την άδεια στον προϊστάμενό σας έχει να κάνει με τον τόνο, τον χρόνο και την προετοιμασία. Ένα βιαστικό «Δεν μπορώ να δουλέψω αύριο, συγγνώμη» στη μέση μιας συνάντησης δεν θα σας βοηθήσει. Ξεκινήστε ελέγχοντας την πολιτική άδειας ή PTO της εταιρείας σας, ώστε να γνωρίζετε τι επιτρέπεται και πόση προειδοποίηση αναμένεται να δώσετε. Το να έρχεστε προετοιμασμένοι δείχνει σεβασμό προς τη διαδικασία και διευκολύνει τον προϊστάμενό σας να πει ναι.

Από εκεί και πέρα, περιγράψτε ακριβώς πότε θα λείπετε, δώστε όσες λεπτομέρειες χρειάζονται για το γιατί και, το σημαντικότερο, δείξτε ότι έχετε σκεφτεί τον αντίκτυπο στην ομάδα σας. Οι προϊστάμενοι το εκτιμούν όταν αναγνωρίζετε την αναστάτωση και εξηγείτε πώς θα την ελαχιστοποιήσετε. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι θα ολοκληρώσετε βασικές εργασίες νωρίτερα, θα παραδώσετε δουλειά σε έναν συνάδελφο ή θα αφήσετε σαφείς σημειώσεις ώστε να μην χαθεί τίποτα.

Πώς να δομήσετε το email σας αν χρειάζεστε επαναλαμβανόμενη άδεια

Η επαναλαμβανόμενη άδεια, όπως ένα εβδομαδιαίο ιατρικό ραντεβού ή μια σταθερή προσωπική υποχρέωση, χρειάζεται λίγη περισσότερη εξήγηση από μια απλή ημέρα άδειας. Το μυστικό είναι να είστε απόλυτα σαφείς σχετικά με το μοτίβο και το χρονικό πλαίσιο. Αναφέρετε ξεκάθαρα τις ημερομηνίες (έναρξη και λήξη), τη συχνότητα (κάθε Τετάρτη, κάθε δεύτερη Παρασκευή) και αν πρόκειται για ολόκληρες ή μισές ημέρες.

Η επαναλαμβανόμενη άδεια, όπως ένα εβδομαδιαίο μάθημα, συνεχιζόμενα ραντεβού ή ένα προσωπικό ζήτημα, χρειάζεται επιπλέον σαφήνεια ώστε ο προϊστάμενός σας να μπορεί να προγραμματίσει γύρω από αυτήν. Κρατήστε το email σας σύντομο αλλά συγκεκριμένο: εξηγήστε το μοτίβο (εβδομαδιαίο, ανά δύο εβδομάδες), ορίστε σαφείς ημερομηνίες έναρξης και λήξης και περιγράψτε πώς θα διαχειρίζεστε τις ευθύνες σας όσο θα λείπετε.

Τι να συμπεριλάβετε στο email επαναλαμβανόμενης άδειας:

• Προσθέστε μια σαφή γραμμή θέματος με την επαναλαμβανόμενη άδεια και τις ημερομηνίες

• Κρατήστε τον λόγο σύντομο και επαγγελματικό

• Αναφέρετε ξεκάθαρα τη συχνότητα, τη διάρκεια και τις ημερομηνίες έναρξης/λήξης

• Συμπεριλάβετε πλάνο παράδοσης για τις εργασίες

• Επιβεβαιώστε ότι έχετε ελέγξει την πολιτική άδειας/PTO

• Κλείστε ευγενικά και ζητήστε επιβεβαίωση

Καμία απάντηση; Δείτε την επόμενη κίνησή σας

Μερικές φορές το email αίτησης άδειας χάνεται, παραβλέπεται ή ίσως ο προϊστάμενός σας είχε μια φορτωμένη μέρα και ξέχασε να απαντήσει. Αν δεν έχετε λάβει απάντηση μετά από ένα εύλογο χρονικό διάστημα, συνήθως 2–3 εργάσιμες ημέρες, μια ευγενική υπενθύμιση είναι η επόμενη κίνησή σας.

Το email υπενθύμισής σας πρέπει να είναι σύντομο, φιλικό και ουσιαστικό. Ξεκινήστε με έναν χαιρετισμό, αναφέρετε το προηγούμενο email σας, ρωτήστε αν είχαν την ευκαιρία να το εξετάσουν και σημειώστε ευγενικά γιατί έχει σημασία μια έγκαιρη απάντηση. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε ένα σαφές, απλό αίτημα: «Θα μπορούσατε παρακαλώ να επιβεβαιώσετε αν το αίτημα άδειάς μου έχει εγκριθεί;» Ολοκληρώστε με έναν ευγενικό αποφώνηση και ένα ευχαριστώ.Αυτό λειτουργεί σχεδόν με τον ίδιο τρόπο όπως ένα ευχαριστήριο σημείωμα μετά από συνέντευξη. Τους υπενθυμίζει ότι υπάρχετε και σας βοηθά να κλείσετε με θετικό τόνο. Είναι καλή ιδέα να μην κατακλύζετε τα εισερχόμενά τους. Στείλτε μόνο ένα ή δύο email υπενθύμισης, με διαφορά λίγων ημερών μεταξύ τους. Αν και πάλι δεν λάβετε απάντηση μετά από αυτό, σκεφτείτε να τους το υπενθυμίσετε από κοντά ή να εμπλέξετε το HR αν χρειάζεται.