E-posthosting vs gratis e-postleverantörer

Har du någonsin funderat på hur många e-postleverantörer det finns? När man verkligen tänker efter inser man snabbt att det finns hundratals plattformar världen över, och antalet har vuxit ända sedan e-post först började användas. E-postleverantörer kan delas in i flera olika typer.

Många av oss hade förmodligen våra första personliga e-postkonton hos den som levererade vårt internet (tänk AOL, Freeserve, Tiscali och liknande), innan vi gick vidare till leverantörer som Hotmail och (ungefär 8 år senare) Gmail.

Det var dessa senare leverantörer som verkligen tog e-post till nästa nivå. Genom att göra den mer tillgänglig, ge oss flera adresser, gratis lagring och onlineåtkomst varifrån som helst (i stället för ett stelt, gammaldags Outlook-program på hemmadatorn) blev e-post plötsligt enklare. Ditt valda ”varumärke” sa lika mycket om dig som den e-post du valde. Ta det från en äkta Hotmail-användare sedan över två decennier.

E-post för idag

Men det är 2024, och tiderna har förändrats. Särskilt när det gäller företags-e-post, vilket främst är det vi kommer att fokusera på här.

På senare tid har det förekommit flera stora nyheter om datastöld eller datainsamling från de större företagen, inklusive Google och Microsoft. Dessutom analyserar (skannar) många gratis e-postleverantörer e-postdata och säljer dem till annonsörer. Fram till 2017 erkände Google självt att de gjorde detta.

Alternativa gratis e-postleverantörer är inte heller immuna mot liknande problem… Eftersom värdet av data kan skapa problem utöver säkerhet — det kan tillföra ekonomiskt värde. I år såg vi hur Skiff, en oberoende e-postleverantör som erbjöd en gratis e-postplan, köptes av Notion. Som ett resultat av detta avvecklas hela deras produktsvit, inklusive deras e-postplattform. Det beror sannolikt på att de hamnade i en situation där deras data (de miljontals medlemmarna) var mer värdefulla än intäkterna som produktsviten genererade, och därför såg de nya ägarna liten poäng i att fortsätta tjänsten. Men det finns en annan typ av e-postleverantör. Sådana som sätter säkerhet och integritet först och är mer inriktade på företag. Dessa leverantörer kallas ofta ”professionella” e-postleverantörer och har vanligtvis en liten månadsavgift. Men hur står sig gratis kontra betalda alternativ för e-posthosting mot varandra?

Varför betala för något du kan få gratis?

Varför inte använda gratis e-post? Det är lätt att föreställa sig att du vinner på att få din e-postplan gratis från ett av de stora företagen. När allt kommer omkring, vad är viktigare än kostnad i en lågkonjunktur? Så varför skulle du behöva betalda e-posttjänster?

Tja, för det första är det som mantrat säger: om produkten är gratis, är du produkten. Och i en värld med lagar som GDPR har företag i synnerhet inte råd att riskera sina kunders privata data. Att drabbas av ett dataintrång kan få långt värre ekonomiska konsekvenser och skada anseendet.

Nyligen införde mitt eget älskade Hotmail (som nu förstås heter Outlook) för första gången en avgift på mitt konto och beslutade retroaktivt att minska mitt diskutrymme ganska rejält om jag inte betalade. RIP ”freemail”.

Det var ett impopulärt drag (åtminstone på mitt enmanskontor). Efter att under årens lopp ha fyllt det fria utrymmet med mängder av e-postmeddelanden (jag är otroligt populär bland spammare), och förstås gigabyte med bilagor som fungerar som en dålig form av säkerhetskopiering (säg inte att du inte ignorerar samma sorgliga verklighet i din inkorg…)

Det kändes fult gjort, och då insåg jag inte att det fanns en enkel lösning. Men det gör det — mer om det senare.

På samma sätt måste du också uppgradera för att få Gmails mest avancerade funktioner. Dessa planer, som marknadsförs som Google Workspace, försöker efterlikna vad många andra betalda e-postleverantörer gör genom att låta dig använda din egen domän, men eftersom de är kopplade till en hel mängd funktioner som det genomsnittliga företaget sannolikt inte behöver, blir deras betydande prislapp på cirka 7,20 USD per användare och månad snabbt hög om du har ett större företag.

Så även de ”gratis” alternativen är inte så gratis längre, och vi har inte ens börjat än. Om du letar efter mer prisvärda och fokuserade Google Workspace-alternativ finns det gott om alternativ som är utformade specifikt för e-post, utan allt extra bagage.

Att hosta företagets egen webbmail

Ja okej, jag hör dig där bak. Det är möjligt att hosta din egen webbmail. Faktum är att allt du behöver är en domän och rätt hostingplan för att göra detta. Appar som Roundcube är gratis och ingår i de flesta CMS:er i cPanel-stil. Det innebär att du i princip bara kan klicka och skapa e-postkonton.

Nackdelen (för det finns alltid en när något verkar för bra för att vara sant) är relativt dålig, föråldrad design och brist på funktioner. Vissa av dem ser ut som om de föddes 1998 och inte har åldrats särskilt väl. Och med det menar jag att de ser exakt likadana ut som då.

Och om vi återgår till den gamla goda säkerheten är det osannolikt att dessa kostnadsfria gör-det-själv-appar för e-post har samma säkerhet som till och med gratisplattformarna erbjuder, än mindre något mer robust.

Riktig professionell e-post

Och så kommer vi äntligen till kärnan i denna digitala festmåltid. Betalda leverantörer. Vi pratar inte om de betalda ”freemail”-alternativen som vi redan har nämnt.

Dessa erbjuder något helt annat. Helt enkelt är de utformade för företag och har unika verktyg och funktioner som gör det mycket enklare att bemästra affärskommunikation.

Kanske viktigast av allt är att dessa leverantörer låter dig inkludera företagets domän i e-postadresser, så att du får professionellt utseende adresser som yourname@yourdomain.com. Det finns sätt att få ut mer av företags-e-post genom att vara smart med hur du skapar dina e-postadresser. Saker som att skapa e-postalias eller att bevara din anonymitet genom att bara använda en del av ditt namn.

Dessa adresser signalerar omedelbart legitimitet till alla som tar emot dem. De gör det tydligt att du kommer från företaget och inte är en bedragare som utger sig för att vara det (som kanske registrerar en adress som yourbusiness@gmail.com).

Saker att tänka på när du väljer e-post för företag

Men som med allt annat finns det viktiga saker att ha i åtanke när du väljer företagets e-post.

Funktionerna varierar från företag till företag, så det är en bra idé att veta vad du ska leta efter. Fördelarna brukar i allmänhet delas in i följande områden.

Säkerhet och integritet

Kryptering: Se till att tjänsten du väljer erbjuder en krypteringsnivå som du är nöjd med, särskilt när det gäller lagring av dina data. Även om vissa gratistjänster kan utvinna just dessa data för att sälja dem till annonsörer, är som vi nämnde en av de viktigaste försäljningspunkterna för premiumleverantörer av e-post att de inte gör detta. Vissa tjänster krypterar aktivt dina data när de lagras på servrar så att dina data inte skulle avslöjas även om deras säkerhet komprometterades.

Tvåfaktorsautentisering (2FA): Stöd för e-postbaserad 2FA lägger till ett extra säkerhetslager genom att kräva en andra form av verifiering utöver bara ett lösenord. Vanligtvis sker detta i form av en telefon eller en särskild enhet.

Aktiv övervakning av nya hot: Kanske det viktigaste av allt är att välja ett företag som fortfarande aktivt uppdaterar sina säkerhetsåtgärder för att hantera de senaste hoten. Du kan förmodligen snabbt få fram denna information genom att skanna deras startsida efter senaste uppdateringar, kontrollera deras företagsblogg eller se om de har bra live-support.

Datacenter: Genom att lagra data med en distribuerad lagringsmetod finns det en nivå av redundans i din e-postlagring. Det innebär att data är mycket osannolikt att gå förlorade på det sätt som kan hända om du lagrar alla dina meddelanden på din persondator och något går fel.

Anpassning och varumärkesprofilering

Domännamn: Som vi nämnde är möjligheten att använda ditt domännamn för e-postadresser en fantastisk funktion som nästan alla professionella e-postplattformar erbjuder, vilket sätter ditt varumärke i centrum för det de gör.

Förbättrade filter: Att låta dig hantera e-post mer effektivt är en annan viktig försäljningspunkt för professionella e-posttjänster. När du får stora mängder e-post gör möjligheten att sortera och klassificera dem på olika sätt att du kan hålla en ren och pragmatisk inkorg.

Flera användarbrevlådor: Avgörande för många företag är möjligheten att lägga till flera användare för personalmedlemmar. Dessutom kan alias och catch-all-adresser (som info@yoursite.com) vara en användbar funktion när det gäller att skydda medarbetares identiteter eller att låta mer än en person övervaka samma brevlåda.

Tillförlitlighet

Uptime-garanti: Du vill känna dig trygg med att du kan komma åt din e-post när som helst, dag som natt. Tillförlitlighet är en nyckelfaktor när det gäller att välja din professionella e-postleverantör. Leta efter garantier på omkring 99,9 % för att vara säker på att du får rätt nivå av tillgänglighet. Ibland erbjuder företag ersättning om de inte lyckas uppfylla sina garantier. Det är värt att kontrollera deras policy för detta så att du vet vad som gäller.

Skalbarhet: Du kanske inte har flera användare nu, men förhoppningsvis kommer ditt företag att växa. Att välja en tjänst som kan växa tillsammans med ditt företag och låta dig enkelt lägga till eller ta bort konton kan spara dig mycket tid och energi senare.

Kundsupport

Precis som vi nämnde om att säkerställa att företaget håller sig uppdaterat om hot på nätet är en bra kundtjänstavdelning ett måste — särskilt om du är ny inom professionell e-post. Det finns alternativ med livechatt dygnet runt, vilket gör att du aldrig behöver vänta länge på hjälp om du skulle behöva det.

Spamhantering

Leta efter robusta spamfilter som effektivt blockerar skräppost samtidigt som falska positiva resultat minimeras (legitima e-postmeddelanden som markeras som spam). Helst vill du ha ett spamfilter som fungerar bra direkt men som också låter dig åsidosätta det vid behov. Framför allt vill du tydligt kunna granska vad som har satts i karantän, eftersom vi alla har varit med om att ett e-postmeddelande inte kommer fram på grund av ett överaktivt spamfilter.

Anslutnings- och integrationsalternativ

Att ha vår e-post nära till hands hela tiden är inte bara förväntat i modern tid, det är en nödvändighet. En leverantör som är tillgänglig hela tiden, var vi än befinner oss, är ett måste. De bästa professionella e-postplattformarna erbjuder enkel integration i befintliga e-postklienter, som Outlook eller Gmail.

Vi presenterar Spacemail

Spacemail, från Spaceship, är en ny toppmodern e-postplattform som har byggts från grunden för företag. Den har alla verktyg vi har nämnt i den här artikeln, från avancerad antispamhantering till frekventa uppdateringar om säkerhetshot.

Du kan enkelt integrera den i din befintliga programvara för användning på vilken enhet som helst, eller komma åt den via den säkra webbmailportalen online med din favoritwebbläsare. Med ett kundsupportteam av experter tillgängligt dygnet runt finns hjälp nära till hands när du behöver den.

Känner du till vårt enkla Migration Tool? Det låter dig flytta allt befintligt e-postinnehåll du kan ha till din Spacemail-plan. Det gör bytet enkelt, och du behåller enkel åtkomst till de viktiga e-postmeddelanden du har i ditt befintliga konto. Prova Spacemail idag, från bara 0,41 USD i månaden. Du kan till och med välja en gratis 30-dagars provperiod. Du har inget att förlora på att prova vår helt nya, toppmoderna e-postplattform.