12 cara agar email yang Anda kirim tidak masuk ke spam

Apakah seseorang pernah memberi tahu Anda bahwa mereka tidak menerima email yang Anda tahu sudah Anda kirim? Apakah Anda tidak mendapatkan balasan untuk pesan penting? Bisa jadi email Anda tertangkap oleh filter spam.

Seiring spam berkembang, begitu pula metode untuk mengidentifikasinya. Dalam artikel ini, pertama-tama kita akan melihat bagaimana filter memutuskan apa yang termasuk spam dan apa yang tidak, lalu membahas 12 hal utama yang dapat Anda lakukan agar email tidak masuk ke folder junk.

Jadi, bagaimana cara kerja filter spam?

Untuk benar-benar menghindari filter spam, pertama-tama kita harus memahami sedikit tentangnya. Tidak hanya ada satu jenis filter. Faktanya, filter spam yang bagus pada tahun 2025 akan menggunakan kombinasi strategi ini untuk mengidentifikasi email.

Pemfilteran berbasis aturan dan konten

Pemfilteran berbasis aturan melibatkan pembuatan serangkaian aturan yang telah ditentukan sebelumnya oleh penyedia email dan/atau pengguna untuk memblokir email yang melanggar aturan tersebut. Aturan dapat berkaitan dengan apa saja, mulai dari alamat email pengirim hingga baris subjek, atau frasa kunci dalam email.

Pemfilteran berbasis konten secara khusus berfokus pada pemindaian konten email untuk mencari frasa kunci atau pola dalam isi teks yang menunjukkan spam.

Meskipun kedua metode ini relatif dasar dibandingkan dengan teknik modern, keduanya meletakkan dasar bagi metode penyaringan yang lebih canggih yang telah berkembang dalam beberapa tahun terakhir.

Daftar hitam

Daftar hitam persis seperti namanya. Masuk daftar hitam dapat terjadi pada alamat email (jika Anda pernah mengirim spam sebelumnya — ini kecil kemungkinannya untuk akun pribadi), atau yang paling mungkin, pada tingkat domain atau Alamat IP. Dalam kasus ini, Anda ditempatkan dalam konteks dengan pihak-pihak di sekitar Anda — misalnya, orang-orang yang secara historis pernah mengirim dari domain Anda, atau orang lain yang menggunakan alamat IP yang sama.

Jika Anda yakin alamat email Anda telah masuk daftar hitam, apa pun alasannya, meskipun hanya oleh satu penerima, Anda dapat meminta mereka menambahkan Anda ke daftar putih mereka. Ini pada dasarnya akan membuat pengecualian terhadap aturan untuk Anda.

Pemfilteran berbasis Bayesian, heuristik, dan machine learning

Kita telah sampai pada metode yang lebih canggih. Metode-metode ini tidak terlalu hitam-putih, dan (tidak mengherankan) dalam kasus filter berbasis machine learning, metode ini terus beradaptasi dengan lanskap pesan spam yang selalu berubah.

• Pemfilteran Bayesian menghitung probabilitas bahwa sebuah email adalah spam berdasarkan keberadaan kata dan frasa tertentu. Kuncinya di sini adalah bahwa sistem ini belajar dari umpan balik pengguna, menyesuaikan pemahamannya tentang apa yang termasuk spam seiring waktu.

• Pemfilteran heuristik menggunakan serangkaian aturan yang telah ditentukan sebelumnya (atau algoritme) untuk mengidentifikasi spam berdasarkan karakteristik umum, seperti pola mencurigakan, kata kunci, dan struktur email. Hasilnya mirip dengan Bayesian, tetapi menggunakan pendekatan yang berbeda untuk mencapainya.

• Pemfilteran berbasis machine learning menggunakan algoritme yang lebih canggih untuk menganalisis data dalam jumlah besar. Dengan melakukan ini, sistem ini mampu mengidentifikasi pola kompleks yang terkait dengan spam. Parameter yang diperhatikan filter ini selaras dengan yang telah kami sebutkan di atas, tetapi juga mencakup parameter yang lebih canggih, seperti bahasa dan nada, serta protokol pengirim — lebih lanjut tentang ini akan dibahas berikutnya.

Sebagian orang melihat machine learning dalam penyaringan spamsebagai berkah yang bercampur karena teknologi ini dapat digunakan oleh pengirim spam maupun penyaring (pihak baik dan pihak jahat). Bagi kita, penulis email yang tidak bersalah (setidaknya sebagai pengirim), protokol ini sangat bagus karena berarti kita lebih kecil kemungkinannya dianggap sebagai spam.

Pemfilteran berbasis autentikasi

Tidak seperti metode penyaringan lain yang telah kami sebutkan sejauh ini, pemfilteran berbasis autentikasi tidak memperhatikan konten email. Sebaliknya, metode ini sepenuhnya berfokus pada verifikasi keaslian pengirim. Jika disiapkan dengan benar, protokol ini menunjukkan keaslian Anda dan, dengan demikian, memvalidasi legitimasi email Anda. Saat Anda membaca penjelasan berikut, penting untuk diingat bahwa terlepas dari apa yang dilakukan kerangka kerja tersebut, tidak menyiapkannya akan menjadi catatan buruk bagi alamat email Anda, sehingga semua email Anda lebih mungkin berakhir di folder spam penerima.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Ini memverifikasi bahwa alamat IP pengirim berwenang untuk mengirim email atas nama domain tersebut. Pada dasarnya, jika seseorang mencoba mengirim email dari alamat Anda dari server yang bukan milik Anda, email tersebut seharusnya gagal dalam pemeriksaan SPF dan karena itu jauh lebih mungkin berakhir di folder spam.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• DKIM menambahkan tanda tangan digital ke header email Anda menggunakan kunci privat. Server email penerima Anda dapat memverifikasi tanda tangan tersebut dengan memeriksanya terhadap kunci publik yang tersedia secara umum dan dipublikasikan dalam catatan DNS pengirim. DKIM juga memastikan email tidak diubah selama pengiriman.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• DMARC adalah kebijakan yang menetapkan bagaimana domain Anda menangani email yang gagal dalam pemeriksaan SPF dan DKIM. Kebijakan ini menentukan tindakan yang harus diambil (misalnya, menolak, mengarantina, atau mengizinkan) ketika email gagal dalam pemeriksaan ini dan membantu Anda memantau akun email Anda. DMARC membantu membangun kepercayaan dan meningkatkan keamanan email dengan mencegah upaya spoofing dan phishing.

12 cara agar email Anda tidak masuk ke spam

Sekarang kita memahami cara kerja filter email, mari kita bahas cara-cara utama agar Anda tidak tertangkap olehnya.

1. Jangan spam

Ini adalah nomor satu karena seharusnya sudah jelas. Dengan menulis email yang alami dan tulus — bahkan jika isinya tentang hal profesional atau berfokus pada bisnis — Anda seharusnya dapat menghindari filter ini. Seperti yang telah kami sebutkan, filter konten sebagian besar mencari penggunaan bahasa yang tidak alami atau frasa yang terkait dengan pengirim spam. Dalam kebanyakan kasus, Anda tidak akan terjebak dalam perangkap ini hanya karena Anda memang tidak berniat melakukan spam.

Misalnya, kapan frasa ‘Anda tidak akan percaya betapa mudahnya menghasilkan $10,000’ akan muncul dalam percakapan normal?

Pertimbangan lainnya adalah reputasi spam domain Anda dibentuk berdasarkan perilaku di masa lalu (serta beberapa faktor lain yang turut berkontribusi seperti server dan reputasi IP Anda).

Jika domain Anda sebelumnya dimiliki oleh orang lain yang banyak mengirim spam, hal ini dapat memengaruhinya meskipun Anda sendiri tidak melakukannya. Karena alasan ini, selalu baik untuk memeriksa reputasi domain sebelum Anda membelinya.

2. Hindari kata kunci yang terkesan spam

Jadi, sekarang mari kita anggap Anda tidak akan melakukan spam. Anda dapat membantu menghindari filter dengan menghindari kata kunci dan frasa tertentu. Hal-hal seperti: ‘Pemenang’, ‘Jaminan’, ‘Mendesak’, atau kata dan frasa lain yang terkait dengan penipuan. Bahkan, frasa yang harus dihindari praktis layak dibahas dalam artikel tersendiri.

3. Hindari tanda baca yang berlebihan

Meskipun hampir bisa digabungkan dengan poin di atas, hal ini layak disebutkan secara terpisah. Terlalu banyak tanda seru, dan penggunaan huruf kapital penuh secara berlebihan adalah ciri umum pengirim spam. Pertahankan tingkat antusiasme yang moderat untuk menghindari hal ini. Mungkin kita juga perlu memasukkan emoji di sini sekalian — tidak ada orang yang benar-benar membutuhkan enam wajah tersenyum. Satu saja sudah cukup.

4. Hindari terlalu banyak tautan

Email spam sering mengarahkan pelanggan ke beberapa situs penipuan. Terkadang email tersebut hampir seluruhnya terdiri dari tautan atau alamat email.

Untuk menghindari jebakan ini, atur jumlah tautan dan alamat email yang terdapat dalam email Anda. Anda bahkan lebih mungkin difilter jika menautkan ke situs dengan reputasi buruk, tetapi cukup mudah untuk memeriksa reputasi situs yang ingin Anda tautkan.

5. Pecah lampiran besar

Menyertakan lampiran besar dapat memicu filter spam, meskipun yang Anda kirim tidak berbahaya, karena banyak penyedia email menetapkan batas ukuran lampiran. Untuk menghindari hal ini, Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memecah lampiran atau menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox.

6. Hindari alamat email yang aneh

Kita semua pernah melihatnya, jadi mari kita bicara terus terang. Beberapa alamat email memang terlihat mencurigakan. Mungkin formatnya tidak lazim dan tampak dibuat otomatis (j67fhjsahte@gmail.com), atau terang-terangan mencoba menyerupai perusahaan atau situs web yang sudah mapan (jamie@mypaypals.com).

Hindari saja. Pada akhirnya, tidak ada manfaat memiliki domain/email yang mirip untuk alasan yang sah.

7. Jangan gunakan platform email gratis/kecil

Kami tidak akan menyebut nama, tetapi jika gratis dan Anda menggunakannya untuk email berbasis domain (name@yoursite.com), kemungkinan besar itu tidak banyak membantu Anda.

Pertama, penyedia yang lebih kecil mungkin tidak memiliki cukup alamat IP dalam ‘pool’ mereka. Ini bisa berarti alamat IP Anda sama dengan milik seseorang yang banyak mengirim spam, lalu masuk daftar hitam. Perusahaan yang lebih besar memiliki lebih banyak alamat IP pengganti yang dapat mereka gunakan.

Platform gratis cenderung tidak memiliki protokol keamanan (SPF, dll.) yang kami sebutkan di atas, yang melegitimasi email dengan memvalidasi Anda sebagai pengirim. Tanpa protokol ini, konten email Anda mungkin bahkan tidak penting — sepenting itu.

8. Gunakan nama domain Anda dalam email Anda

Dengan mempertimbangkan hal di atas, Anda mungkin berpikir lebih mudah untuk tidak repot dan tetap menggunakan alamat Hotmail atau Gmail yang umum. Namun, sama sekali tidak demikian. Pertama, jika Anda memilih penyedia email profesional (bukan yang gratis), kemungkinan beberapa protokol ini disiapkan secara otomatis oleh penyedia.

Namun, di sinilah kita harus bercabang dan membahas jenis filter lain: firasat pribadi kita sendiri. Kita semua telah melihat cukup banyak spam untuk dapat mengenali beberapa tandanya sendiri.

Perhatikan hal ini terutama dalam skenario bisnis. Ada kemungkinan besar Anda belum pernah menghubungi pelanggan/klien tersebut sebelumnya, dan pesan itu berkaitan dengan pesanan atau pembayaran. Sangat menenangkan bagi penerima untuk melihat domain Anda dalam alamat email, karena ini membantu mereka mengetahui bahwa pesan tersebut benar-benar berasal dari situs tempat mereka memesan.

9. Kirim email secara teratur dalam jumlah wajar

Jangan kirim pesan dalam jumlah sangat besar. Jika Anda ingin melakukan pengiriman massal, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak yang dirancang untuk menangani hal ini guna mengurangi risiko peringkat spam. Anda juga harus menghindari menghubungi alamat email yang sama berkali-kali dalam waktu singkat, atau mengirim email satu kata yang berisi hal-hal seperti ‘test’.

10. Pahami dan hindari spam trap

Spam trap terlihat seperti alamat email biasa di atas kertas, tetapi sebenarnya merupakan alamat email yang dibuat oleh ISP untuk memantau siapa yang mengirim spam. Biasanya, kecil kemungkinan Anda mengirim pesan ke salah satunya, tetapi jika Anda membeli (atau memiliki) daftar alamat email yang besar, bisa jadi daftar itu berisi email spam trap.

Jika Anda mengirim email, terutama yang dapat dianggap seperti spam, ke spam trap, kemungkinan skor spam domain Anda akan memburuk. Anggap alamat-alamat ini sebagai agen rahasia, diam-diam bersembunyi dalam daftar email yang tampak biasa untuk memantau dan mengendalikan spam.

Salah satu cara untuk mengurangi risiko jika Anda mengirim email ke daftar kontak yang besar adalah dengan menyertakan opsi berhenti berlangganan yang benar di semua email yang Anda kirim yang bukan komunikasi pribadi.

11. Lakukan warm up pada domain pengirim email baru

Jika Anda belum pernah mengirim email dari alamat atau domain tertentu, ada baiknya mempelajari cara melakukan warm up pada domain email untuk keterkiriman email yang lebih baik. ‘Warm up’ dalam konteks ini berarti secara bertahap membangun reputasi Anda dengan Email Service Providers (ESP). Lakukan ini dengan memulai secara perlahan - kirim sedikit email terlebih dahulu. Fokus pada email yang kemungkinan besar akan mendapat balasan. Balasan membantu melegitimasi alamat email dan menambah reputasi positifnya.

Warm up juga merupakan ide yang baik jika bisnis Anda berpindah ke domain lain atau berkembang ke beberapa domain. Mungkin hal terbesar yang dapat Anda lakukan untuk melakukan warm up pada email adalah mengikuti langkah 12.

12. Kirim email dari domain yang dikonfigurasi dengan benar

Ini adalah salah satu hal yang lebih rumit untuk dilakukan pada awalnya, tetapi setelah disiapkan, Anda bisa melupakannya. Dengan memilih penyedia email profesional, Anda mungkin akan mendapati bahwa beberapa catatan ini sudah disiapkan untuk Anda.

Cara menyiapkan protokol autentikasi untuk domain Anda

Prosesnya akan bergantung pada penyedia Anda. Secara umum, prosesnya melibatkan pembuatan/penemuan kunci di akun email Anda, lalu masuk ke pengelolaan domain untuk domain yang Anda gunakan untuk alamat email Anda. Dari sana, Anda dapat membuat catatan DNS baru yang terkait dengan ketiga protokol tersebut.

Ada banyak panduan terperinci tentang cara menyiapkan SPF dan DKIM di sistem manajemen konten populer, cPanel. Ada juga banyak video bermanfaat di YouTubeyang memandu Anda langkah demi langkah.

Tetap terinformasi dengan menguji keterkiriman email

Ikuti langkah-langkah sederhana ini, dan email Anda seharusnya masuk ke kotak masuk penerima setiap saat.

Namun, ada baiknya untuk tetap memantau keadaan dengan memeriksa berapa banyak email Anda yang sampai ke penerima. Anda juga dapat melacak tingkat pembukaan dan pengiriman dalam jangka panjang, yang akan memungkinkan Anda mendeteksi potensi masalah secara tepat waktu.

Anda dapat menemukan alat yang memungkinkan Anda memantau metrik utama, tanpa harus mengirim lebih banyak email untuk menguji semuanya sendiri.

Selamat mengirim

Lakukan langkah-langkah mudah ini agar email Anda tidak masuk ke folder spam penerima. Ini mungkin tampak banyak, tetapi sebagian besar adalah hal-hal yang tidak boleh dilakukan, dan tidak memerlukan tindakan segera — hanya praktik email yang baik.

Sebagai aturan umum, jika Anda tidak mengirim spam dan domain Anda memiliki reputasi yang baik, sebenarnya tidak ada yang perlu Anda takutkan. Tinggalkan pendapat atau tips apa pun di bagian komentar di bawah.