Posso migrar os meus emails para outro fornecedor?

Contas de email. São os nossos arquivos dos tempos modernos, onde guardamos mais da nossa vida do que gostamos de admitir.

Ao longo dos anos, o meu próprio email tornou-se um arquivo de trabalho, um repositório de documentos vitais e uma base de dados de empresas de confiança que já utilizei antes — e tenho a certeza de que isso é apenas a ponta do icebergue.

Por isso, quando a Microsoft introduziu novas taxas para um serviço de email que eu, sem me aperceber, dava por garantido, não tive outra escolha senão pagar.

Mas depois comecei a pensar — e se fosse possível mover este mosaico das comunicações da minha vida para outro lugar? Um lugar que não tentasse simplesmente empurrar-me novas taxas. Talvez até um lugar que oferecesse algo ligeiramente diferente. Afinal, já passou algum tempo desde que analisei devidamente o que o email podia fazer por mim.

Será sequer possível mover emails?

Esta foi a minha primeira pergunta. Como podes imaginar, a minha teia de aranha de ficheiros e anexos ocupa bastantes gigabytes. Parece que, sempre que tentei mover grandes quantidades de dados no passado, deparei-me com problemas que já deviam ter sido resolvidos na altura em que Bill Gates arranjou uns óculos marginalmente mais elegantes.

Para meu alívio, há formas de retirar o caos da migração de email e mitigar o risco de perda de dados.

À procura de um assistente

Como tudo, se for abordada incorretamente, a migração pode ser complicada. Por isso, quando procurei um novo fornecedor, foquei-me nos que tinham um ‘assistente’ que tornava tudo fácil. Estas ferramentas de migração permitem-te normalmente escolher o que queres mover (apenas emails, emails com anexos, estruturas de ficheiros, e assim por diante) num processo passo a passo.

Há apenas alguns anos, estas ferramentas não eram comuns. Felizmente, agora há muitas por onde escolher. Mas voltaremos a isto e a outras formas de migrar um pouco mais à frente.

Razões pelas quais poderás precisar de migrar

Talvez tenhas um email de trabalho ou da faculdade ao qual estejas prestes a perder o acesso e queiras manter os teus ficheiros ou registos de comunicação. Ainda assim, vale a pena confirmares com o teu empregador/administrador que a migração não violará quaisquer políticas de dados antes de iniciares a migração dessas contas.

Em alternativa, e de forma mais dramática, o teu fornecedor de email pode estar a ser descontinuado. Skiff is a recent example of this. Quando foi adquirido pela Notion, o email foi um dos vários produtos removidos da sua oferta.

Razões pelas quais poderás querer migrar

Para além de novas taxas, acontecimentos da vida e encerramentos súbitos, há outras razões para considerar uma mudança. Algumas delas come to light in recent years, à medida que a importance of data security passou para o centro das nossas preocupações.

Regulamentação

Leis como o GDPR e a CCPA tornaram crime não proteger corretamente dados sensíveis, o que é uma grande preocupação para quem está nos negócios. Se uma empresa utilizar um serviço que comprometa os dados dos seus clientes, isso pode ser um problema. Alguns fornecedores de email — typically referred to as ‘business email’ providers — têm, por esse motivo, uma responsabilidade muito maior em matéria de segurança.

Fiabilidade

Um tempo de indisponibilidade excessivo pode estar a causar atrasos no envio ou na receção de emails. A fiabilidade não é algo em que pensemos como importante até se tornar um problema. Outros foram vítimas de filtros de spam excessivamente zelosos que intervêm quando não deviam.

Passei por isto pessoalmente com a minha conta Microsoft. Empresas com as quais interagia frequentemente passaram, de repente, a ser enviadas diretamente para a pasta de lixo sem qualquer aviso. Para além de irritante, isto saiu caro, especialmente quando aconteceu com faturas urgentes.

Mais uma vez, o chamado ‘business email’ (‘chamado’, porque as suas funcionalidades melhoradas são realmenteúteis para qualquer pessoa) vem em socorro. Normalmente, é dada maior ênfase ao aperfeiçoamento de funcionalidades como os filtros de spam.

Custo e segurança

Provavelmente, a principal razão pela qual vais querer mudar de fornecedor é reduzir custos e/ou aumentar a segurança.

Quando decidi deixar o Hotmail, estas eram as minhas principais preocupações. Afinal, a Microsoft esteve involved in a data breach em 2023, e eu sabia que tinha de haver algum sítio mais barato do que os £19.99/yr ($24.99/yr) que lhes pagava apenas para manter a minha conta. (E isso sem contar com o quão irritado eu estava por ter de pagar por algo que antes tinha de graça).

Da mesma forma, a Google também sofreu a sua quota-parte de email security breaches. Além disso, em 2022, descontinuou algumas funcionalidades do Gmail para utilizadores que não fizeram upgrade para a opção premium Workspace, causing outcry on channels like Reddit. Isto significa que os grandes fornecedores já não são necessariamente os fornecedores de confiança. Isto levou muitos, especialmente small businesses, seeking alternatives.

Há desvantagens na migração de email?

Já abordámos os benefícios da migração de email, mas haverá desvantagens? A resposta curta é não — com algumas ressalvas. Vamos partir do princípio de que, como eu, tens uma boa razão para sair e não estás a migrar de um sistema interno antigo e personalizado. Também já passaste algum tempo a pesquisar o melhor fornecedor para ti — e é um com um assistente de migração fácil de usar.

A coisa mais importante que terás de fazer é garantir absolutamente que a tua nova conta tem espaço suficiente. Ficar sem espaço a meio da migração pode fazer com que alguns ficheiros não sejam transferidos ou, no pior dos casos, que o processo falhe.

Outro pequeno aspeto a ter em conta é o facto de poderes sentir alguma perturbação no teu serviço de email habitual enquanto a migração decorre, por isso é aconselhável executar o processo durante a noite, ou quando souberes que a atividade será reduzida. Talvez num feriado.

E se o fornecedor de email que eu quero não tiver uma ferramenta de migração?

Há algumas opções que podes experimentar neste caso.

Junta primeiro as contas

Existe software (como o Thunderbird) que te permite adicionar e aceder a todas as tuas contas, mensagens, calendários e contactos num só lugar. Ao adicionares ambas as contas (a antiga e a nova) ao mesmo software de email através de IMAP, podes arrastar e largar emails de uma conta para a outra. Se fizeres isto numa plataforma baseada na cloud, ficará sincronizado em todo o lado.

Ferramentas de terceiros

Existem algumas ferramentas de migração de terceiros, como o MailJerry, que te podem ajudar com a migração. No entanto, podem ser bastante dispendiosas. Por exemplo, migrar caixas de correio com mais de 250 MB custa $12.99/mo from MailJerry. E ainda tens o incómodo de encontrar, descarregar e utilizar uma ferramenta de terceiros.

Contrata um especialista

Se os métodos acima não funcionarem, podes considerar contratar um especialista técnico para uma migração manual. Um processo deste tipo exige ajustar definições do domínio, registos DNS e a configuração do registo MX. Pode facilmente tornar-se carregado de jargão e intimidante para um principiante.

Embora contratar alguém para fazer isto retire o stress de o fazeres tu mesmo, significa dar acesso aos teus dados preciosos a terceiros, ainda que profissionais. Também pode cost up to $150 per mailbox.

Claro que tudo isto pode ser evitado se escolheres um novo fornecedor de email que ofereça uma ferramenta de migração integrada, por isso vale a pena ter esta funcionalidade em conta na tua pesquisa.

Ferramentas de migração integradas

Há cerca de cinco anos, havia muito poucas plataformas com ferramentas de migração integradas. Agora, esta funcionalidade está incluída como padrão em muitos fornecedores. Mas, para simplificar, vamos olhar mais de perto para o Spacemail business email da Spaceship e para a sua ferramenta de migração como exemplo de como funcionam.

No painel da tua conta Spacemail, basta ires a ‘Definições’ e depois clicares em ‘Migração de email’.

Preenche o formulário. A tua ‘conta de email de origem’ é aquela de onde estás a importar os dados. Neste caso, a conta de destino será automaticamente a tua nova conta Spacemail. Terás de descobrir o nome do servidor IMAP da tua conta de email de origem e o número da porta. Normalmente, esta informação pode ser encontrada em ‘Preferências’ ou ‘Definições da conta’. Deve ser fácil encontrar a localização exata diretamente junto do teu fornecedor de serviço. Depois de introduzires tudo, clica no botão roxo ‘Migrar emails’.

O processo de migração começará. Agora que iniciaste o processo, podes relaxar enquanto a migração é tratada de forma segura e eficiente.

Dicas finais para uma migração bem-sucedida

Para garantires que a tua migração é bem-sucedida e sem complicações, escolhe o teu fornecedor com cuidado. Precisas de an intuitive and reliable platform quando se trata de mover os teus emails.

Como mencionei antes, certifica-te de que tens espaço suficiente na conta de destino para evitar quaisquer erros ou falhas. É aconselhável eliminar emails e anexos indesejados antes da migração para evitares pagar por armazenamento de que não precisas. Também podes aproveitar esta oportunidade para implementar uma estrutura de ficheiros clara, para saberes onde está tudo. A ferramenta de migração do Spacemail preserva a estrutura dos teus emails, incluindo pastas e subpastas, por isso é uma excelente escolha para quem já tem um sistema cuidadoso implementado.