Găzduire de email vs furnizori de email gratuit

Te-ai întrebat vreodată câți furnizori de email există? Când te gândești cu adevărat la asta, îți dai repede seama că există sute de platforme în întreaga lume, iar numărul a crescut continuu încă de când a apărut emailul. Furnizorii de email pot fi împărțiți în mai multe tipuri diferite.

Mulți dintre noi probabil am avut primele conturi personale de email la furnizorul nostru de Internet (gândește-te la AOL, Freeserve, Tiscali și altele asemenea), înainte de a trece la furnizori precum Hotmail și (aproximativ 8 ani mai târziu), Gmail.

Acești furnizori de mai târziu au dus cu adevărat emailul la următorul nivel. Făcându-l mai accesibil, permițându-ne mai multe adrese, stocare gratuită și acces online de oriunde (spre deosebire de o aplicație Outlook greoaie și demodată de pe PC-ul de acasă), emailul a devenit brusc mai ușor. „Brandul” ales spunea la fel de multe despre tine ca emailul pe care îl alegeai. Ia-o de la un utilizator autentic de Hotmail de peste două decenii.

Email pentru prezent

Dar este 2024, iar vremurile s-au schimbat. Mai ales când vine vorba de emailul de business, care este în principal ceea ce vom aborda aici.

Recent, au existat mai multe știri importante despre furtul de date sau colectarea de date de către companiile mai mari, inclusiv Google și Microsoft. Mai mult decât atât, mulți furnizori de email gratuit analizează (scanează) datele din emailuri și le vând advertiserilor. Până în 2017, Google însuși a recunoscut că făcea acest lucru.

Nici furnizorii alternativi de email gratuit nu sunt imuni la probleme similare… Pentru că valoarea datelor poate crea probleme dincolo de securitate — poate adăuga valoare financiară. Anul acesta, am văzut cum Skiff, un furnizor independent de email care oferea un plan gratuit de email, a fost cumpărat de Notion. Ca urmare, întreaga lor suită de produse, inclusiv platforma lor de email, este retrasă treptat. Acest lucru este probabil pentru că au ajuns într-o poziție în care datele lor (milioanele de membri) valorau mai mult decât veniturile generate de suita de produse, iar noii proprietari au văzut puțin rost în continuarea serviciului.Dar există un alt tip de furnizor de email. Unii care pun securitatea și confidențialitatea pe primul loc și sunt mai orientați spre afaceri. Acești furnizori sunt adesea numiți furnizori de „email profesional” și, de obicei, au o taxă mică în fiecare lună. Dar cum se compară opțiunile de găzduire de email gratuită vs plătită?

De ce să plătești pentru ceva ce poți obține gratuit?

De ce să nu folosești email gratuit? Este ușor să îți imaginezi că, dacă primești gratuit planul de email de la una dintre marile companii, ai de câștigat. La urma urmei, într-o recesiune, ce contează mai mult decât costul? Așadar, de ce ai avea nevoie de servicii de email plătite?

Ei bine, în primul rând, este exact cum spune mantra: dacă produsul este gratuit, tu ești produsul. Și, într-o lume a unor legi precum GDPR, mai ales afacerile nu își pot permite să riște datele private ale clienților lor. Să fii prins într-o breșă de date ar putea avea implicații financiare și de reputație mult mai grave.

Recent, propriul meu iubit Hotmail (acum branduit Outlook, desigur) a introdus pentru prima dată o taxă pentru contul meu, hotărând retroactiv să îmi reducă destul de substanțial spațiul pe disc dacă nu plăteam. RIP „freemail”.

A fost o mișcare nepopulară (cel puțin în biroul meu format dintr-o singură persoană). După ce am umplut spațiul gratuit de-a lungul anilor cu o mulțime de emailuri (sunt incredibil de popular printre spammeri) și, desigur, cu gigabytes de atașamente care servesc drept o formă slabă de backup (spune-mi că nu ignori aceeași realitate tristă în inboxul tău…)

A părut o manevră pe la spate și, la momentul respectiv, nu mi-am dat seama că exista o soluție ușoară. Dar există — mai multe despre asta mai târziu.

În mod similar, pentru a obține cele mai avansate funcții ale Gmail trebuie și tu să faci upgrade. Branduite Google Workspace, aceste planuri încearcă să imite ceea ce fac mulți alți furnizori de email plătit, permițându-ți să folosești propriul domeniu, dar fiind însoțite de o mulțime de funcții de care afacerea medie probabil nu are nevoie, prețul lor considerabil de aproximativ 7,20 USD per utilizator, pe lună se adună rapid dacă ai o afacere de dimensiuni mari.

Așadar, nici măcar opțiunile „gratuite” nu mai sunt atât de gratuite și nici măcar nu am început încă. Dacă ești în căutarea unor alternative la Google Workspace mai accesibile și mai concentrate, există o mulțime de opțiuni concepute special pentru email, fără bagajul suplimentar.

Găzduirea propriului webmail al companiei tale

Da, bine, vă aud din spate. Este posibil să îți găzduiești propriul webmail. De fapt, tot ce ai nevoie este un domeniu și planul de găzduire potrivit pentru a face asta. Aplicații precum Roundcube sunt gratuite și incluse în majoritatea CMS-urilor de tip cPanel. Asta înseamnă că poți, în mare parte, doar să dai click și să creezi conturi de email.

Dezavantajul (pentru că întotdeauna există unul când ceva pare prea frumos ca să fie adevărat) este designul relativ slab și învechit, precum și lipsa funcțiilor. Unele dintre ele arată de parcă s-au născut în 1998 și nu au îmbătrânit prea bine. Și prin asta vreau să spun că arată exact la fel ca atunci.

De asemenea, revenind la buna și vechea securitate, este puțin probabil ca aceste aplicații gratuite de email DIY să aibă același nivel de securitate pe care îl oferă chiar și platformele gratuite, cu atât mai puțin ceva mai robust.

Email profesional adevărat

Și astfel, ajungem în sfârșit la miezul acestui festin digital. Furnizorii plătiți. Nu vorbim despre opțiunile plătite de „freemail” pe care le-am menționat deja.

Acestea oferă ceva destul de diferit. Mai simplu spus, sunt concepute pentru afaceri și au instrumente și funcții unice care fac mult mai ușoară stăpânirea comunicărilor de business.

Poate cel mai important, acești furnizori îți permit să incluzi domeniul afacerii tale în adresele de email, astfel încât să obții adrese cu aspect profesional de tipul yourname@yourdomain.com. Există modalități prin care poți obține mai mult de la emailul de business dacă ești inteligent în privința modului în care îți creezi adresele de email. Lucruri precum crearea de aliasuri de email sau păstrarea anonimatului folosind doar o parte din numele tău.

Aceste adrese transmit imediat legitimitate oricui le primește. Ele arată clar că ești din partea afacerii și nu un escroc care se dă drept tine (care ar putea înregistra o adresă precum yourbusiness@gmail.com.

Lucruri de luat în considerare când alegi emailul pentru afaceri

Dar, ca în orice altceva, există aspecte importante de care trebuie să ții cont atunci când alegi emailul pentru afacerea ta.

Funcțiile variază de la o companie la alta, așa că este o idee bună să știi ce să cauți. Beneficiile lor se împart, în general, în următoarele domenii.

Securitate și confidențialitate

Criptare: Asigură-te că serviciul pe care îl alegi oferă un nivel de criptare cu care ești mulțumit, mai ales când vine vorba de stocarea datelor tale. Deși unele servicii gratuite ar putea exploata chiar aceste date pentru a le vinde advertiserilor, așa cum am menționat, unul dintre principalele argumente de vânzare ale furnizorilor premium de email este că nu doar că nu fac asta. Unele servicii îți criptează activ datele atunci când sunt stocate pe servere, astfel încât, chiar dacă securitatea lor ar fi compromisă, datele tale nu ar fi dezvăluite.

Autentificare în doi pași (2FA): Suportul pentru 2FA pentru email adaugă un nivel suplimentar de securitate prin solicitarea unei a doua forme de verificare, dincolo de simpla parolă. De obicei, aceasta va fi sub forma unui telefon sau a unui dispozitiv dedicat.

Monitorizarea activă a noilor amenințări: Poate cel mai important lucru dintre toate este să alegi o companie care încă își actualizează activ măsurile de securitate pentru a face față celor mai recente amenințări. Probabil poți verifica rapid aceste informații scanând pagina lor principală pentru actualizări recente, verificând blogul companiei sau văzând dacă au suport live bun.

Centre de date: Prin stocarea datelor folosind o metodă de stocare distribuită, există un anumit nivel de redundanță pentru stocarea emailurilor tale. Asta înseamnă că este foarte puțin probabil ca datele să se piardă în modul în care s-ar putea întâmpla dacă îți stochezi toate mesajele pe computerul personal și ceva nu merge bine.

Personalizare și branding

Nume de domeniu: Așa cum am menționat, posibilitatea de a folosi numele domeniului tău pentru adresele de email este o funcție excelentă pe care aproape toate platformele profesionale de email o oferă, punând brandul tău în centrul a ceea ce fac.

Filtre îmbunătățite: Posibilitatea de a gestiona mai eficient emailurile este un alt argument-cheie de vânzare pentru serviciile profesionale de email. Când primești un număr mare de emailuri, capacitatea de a le sorta și clasifica în moduri diferite îți permite să menții o căsuță poștală curată și practică.

Căsuțe poștale pentru mai mulți utilizatori: Esențială pentru multe afaceri este posibilitatea de a adăuga mai mulți utilizatori pentru membrii personalului. În plus, aliasurile și catch-all-urile (precum info@yoursite.com) pot fi o funcție utilă când vine vorba de protejarea identității angajaților sau de a permite mai multor persoane să monitorizeze aceeași căsuță poștală.

Fiabilitate

Garanția de uptime: Vrei liniștea sufletească de a ști că îți poți accesa emailul oricând, zi sau noapte. Fiabilitatea este un factor-cheie când vine vorba de alegerea furnizorului tău de email profesional. Caută garanții de aproximativ 99,9% pentru a fi sigur că obții nivelul potrivit de uptime. Uneori, companiile vor oferi rambursări dacă nu reușesc să își respecte garanțiile. Merită să le verifici politica în această privință, ca să știi unde te situezi.

Scalabilitate: Poate că acum nu ai mai mulți utilizatori, dar, sperăm, afacerea ta va crește. Alegerea unui serviciu care poate crește odată cu afacerea ta, permițându-ți să adaugi sau să elimini cu ușurință conturi, te-ar putea scuti de mult timp și energie mai târziu.

Asistență pentru clienți

La fel cum am menționat despre asigurarea faptului că firma ține pasul cu amenințările online, un departament bun de relații cu clienții este obligatoriu — mai ales dacă ești nou în lumea emailului profesional. Există opțiuni cu chat live 24 de ore din 24, asigurându-te că nu vei aștepta niciodată mult pentru ajutor dacă vei avea nevoie de el.

Gestionarea spamului

Caută filtre de spam robuste care blochează eficient mesajele nedorite, reducând în același timp la minimum falsele pozitive (emailuri legitime marcate ca spam). În mod ideal, îți dorești un filtru de spam care funcționează bine din start, dar care îți permite și să îl suprascrii atunci când este nevoie. Mai presus de toate, vrei să poți vedea clar ce a fost pus în carantină, pentru că toți am trecut prin situația în care un email nu ajunge din cauza unui filtru de spam prea agresiv.

Opțiuni de conectare și integrare

Să avem emailurile la îndemână în orice moment nu este doar ceva așteptat în epoca modernă, ci o necesitate. Un furnizor care este accesibil în orice moment, oriunde ne-am afla, este obligatoriu. Cele mai bune platforme profesionale de email oferă integrare ușoară în clienții de email existenți, precum Outlook sau Gmail.

Vă prezentăm Spacemail

Spacemail, de la Spaceship, este o nouă platformă de email de ultimă generație, construită de la zero pentru afaceri. Are toate instrumentele pe care le-am menționat în acest articol, de la gestionare avansată anti-spam până la actualizări frecvente privind amenințările de securitate.

O poți integra cu ușurință în software-ul tău existent pentru utilizare pe orice dispozitiv sau o poți accesa prin portalul securizat de webmail online folosind browserul tău preferat. Cu o echipă de experți în asistență clienți disponibilă 24/7, gata să îți dea o mână de ajutor ori de câte ori ai nevoie.

Știi despre instrumentul nostru simplu de migrare? Îți permite să muți orice conținut de email existent pe care l-ai putea avea în planul tău Spacemail. Face schimbarea ușoară și vei păstra acces facil la emailurile importante pe care le ai în contul existent. Încearcă Spacemail astăzi, începând de la doar 0,41 USD pe lună. Poți chiar să alegi o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. Nu ai nimic de pierdut dacă încerci noua noastră platformă de email de ultimă generație.