E-mailes avatarok: hogyan kezelik a különböző szolgáltatók a profilképeket és a márkaépítést

Lehet, hogy még nem gondoltál arra, hogy az e-mail-fiókod személyre szabása segíthet a márkaépítésben, pedig valószínűleg érdemes kihasználnod ezt a lehetőséget, különösen akkor, ha vállalkozást építesz.

De mit értünk személyre szabás alatt? Az, hogy mennyire tudod személyre szabni az e-mail-fiókodat, nagyban függ a szolgáltatódtól. Természetesen módosíthatsz beállításokat, hogy otthonosabban érezd magad (háttérképek, hátterek, elrendezések), de itt most azzal az elemmel foglalkozunk, amelyet mások valóban láthatnak, amikor e-mailt küldesz: a profilképpel.

Itt végigvezetünk azokon a leggyakoribb módokon, amelyekkel a legtöbbet hozhatod ki egy e-mailes profilképből.

E-mailes avatarok

A személyes Hotmail-fiókomon valamikor 2007 körül állítottam be a fotót, és még mindig remekül tartja magát. Egy macska van rajta, amelynek az arcába egerek kapaszkodnak. Manapság valószínűleg mémnek neveznénk, de akkoriban ez a szó még csak egy csillanás volt egy koravén millenniumi szemében.

Arra viszont nem jöttem rá, hogy ez idő alatt az e-mailes profilképem csak más Hotmail-/Outlook-felhasználók számára jelent meg. Ez a legtöbb e-mail-szolgáltatónál így van — a fotód megjelenik másoknak, akik ugyanazt a szolgáltatást használják (Hotmail, Gmail, Zoho stb.), de senki más nem fogja látni. Lehet, hogy nem is tudtad, hogy egyáltalán bárki láthatja az e-mailes képedet — ebben az esetben talán megkíméltelek némi jövőbeli kellemetlenségtől (vagy esetleg rávilágítottam egy korábbi bakira).

Miért nem látják a más e-mail-szolgáltatókat használó felhasználók az e-mailes fotómat?

Ennek egyszerűen az az oka, hogy a fotókat a szolgáltatód „belső” ökoszisztémájában tárolják. A fotót közvetlenül az ő rendszerükből kérik le, így azok, akik nem férnek hozzá ehhez a rendszerhez (vagyis mindenki más), nem tudják lekérni.

Az e-mail-küldés protokollokra (például SMTP-re) támaszkodik, amelyek szabványosított módszerek az adatok levelezőszerverek közötti továbbítására. Mivel minden e-mail-szolgáltatónak helyesen kell használnia ezeket a protokollokat, az üzeneteink, mellékleteink és egyéb funkcióink univerzális módon jelennek meg helyesen. Eddig azonban nem alakítottak ki szabványosított módot az e-mailes profilképek küldésére/fogadására.

Van kerülőmegoldás arra, hogy bárki láthassa az e-mailes profilképeimet?

Ha olyan alkalmazásban reménykedsz, amely minden e-mail-szolgáltatóval integrálódik, és lehetővé teszi, hogy profilt hozz létre az e-mailes márkaépítéshez, akkor csalódhatsz. Létezik egy technikaibb megoldás, amelyre később még kitérünk, de az átlagfelhasználó számára valójában nincs általánosan elfogadott mód arra, hogy a profilképek különböző levelezőplatformokon is megjelenjenek.

Van azonban egy köztes megoldás, amelyet hasznos ismerni, ha szeretsz weboldalakon hozzászólásokat írni úgy, hogy az e-mail-címedet használod bejelentkezéshez.

A Gravatar (ami a Globally Recognised Avatar rövidítése) lehetővé teszi, hogy létrehozz egy e-mail-profilt, és azt összekapcsold az e-mail-címeddel. Bármely weboldalon, amely integrálja a Gravatar szolgáltatást (például a legtöbb WordPress oldalnál ez alapértelmezetten engedélyezve van), az „avatarod” (ami ebben a kontextusban szó szerint levelezési profilképet jelent) mindenhol meg fog jelenni, ahol közzéteszel valamit.

Ötletek e-mailes profilképekhez

Lehet, hogy már előreszaladtál, de nézzük meg gyorsan, hogyan használhatod ki a levelezési profilképedet. A levelezési képek elég magától értetődők, de érdemes néhány dolgot szem előtt tartani… Próbálj meg az alábbiak közül valamelyikre törekedni:

• Professzionális és könnyen felismerhető — ha te magad vagy a márkád arca, egy tiszta, professzionális portréfotó (színészportré stílusban) csodákat tehet a vállalkozásoddal. Törekedj arra, hogy ezen a képen megjelenjen a vállalkozásod hangvétele (legyen az professzionális, játékos vagy absztrakt).

• Illusztrált és kreatív — Lehet, hogy nem szeretnél a vállalkozásod arca lenni — legalábbis nem közvetlenül. Használhatsz mesterséges intelligencia által generált rajzfilmszerű avatart, vagy akár csak egy nem konkrét mintát is. Alternatívaként valami olyat, ami a vállalkozásodat képviseli. Egy kutyakozmetikai vállalkozás például választhat egy különösen aranyos négylábú vendéget. Ha kissé közvetetten választasz, az felkeltheti az érdeklődést, és lehetőséget adhat az egyéniségre a munkatársak között anélkül, hogy a saját fotójukat kellene használniuk.

• Céges logó vagy valami szimbolikus — Talán a legtermészetesebb választás egy vállalkozás számára, különösen, ha több alkalmazottja van, a céges logó használata. Ezt egy kicsit feldobhatod úgy, hogy mindenkinek saját színt adsz a könnyebb azonosítás érdekében.

Ne feledd, hogy mindenki választása látható lesz minden más, ugyanazt a szolgáltatót használó személy számára, és ezek között lehetnek külső ügyfelek is. Különösen akkor, ha valami vicceset vagy különöset választasz e-mailes képként, gondold át, hogyan mutathat, amikor rossz hírt küldesz vagy kemény üzleti tárgyalást folytatsz.

Olyasmire van szükséged, ami ezekben a helyzetekben is tiszteletet ébreszt.

Mit tegyél és mit ne tegyél az e-mailes képpel

Tedd

• Szánj rá időt és gondolkodj rajta — vedd figyelembe, hogyan hat majd különböző helyzetekben.

• Köteleződj el a frissítés mellett, és időnként változtasd meg - ha valami különc dolgot választasz, az valószínűleg hamarabb válik fárasztóvá, mint egy egyszerű régi logó

• Kérj tippeket szakemberektől — nézz utána olyan tanácsoknak, amelyek segíthetnek professzionális hatású fotót készíteni, vagy akár fogadj fel profi fotóst, hogy a megfelelő üzenetet közvetítsd. Egy sötét, pixeles vagy szelfiszerű kép valószínűleg rosszabbul mutat, mint ha egyáltalán nincs kép.

Ne tedd

• Ne használj olyat, ami nem professzionálisnak tűnik — ahogy fentebb említettük, ez nagyon könnyen rosszabb lehet annál, mintha egyáltalán nem használnál képet.

• Ne használj semmi vitatottat— vagy akár olyat sem, ami neked rendben lévőnek tűnik, de más számára vitatottnak számíthat. Egyszerűen nincs rá szükség, és nem éri meg a kockázatot.

• Ne használj semmi felnőtt tartalmút— ez nem igényel magyarázatot. Szinte biztosan e-mailes szankciókhoz vezet, és panaszokat is kaphatsz.

Mi az a BIMI e-mail, és hogyan használhatom?

A BIMI hitelesítési protokollokkal (például DMARC, SPF és DKIM) együtt működik, hogy a vállalkozások logót jeleníthessenek meg az e-mailjeik mellett a legtöbb elterjedt beérkező levelek mappájában. Ez áll a legközelebb a profilkép univerzális megjelenítéséhez, de szigorúan csak hivatalos logókra korlátozódik.

E-mailes márkaépítési keretrendszerként segít igazolni egy vállalkozás hitelességét. Emellett további védelmi réteget ad a spoofing és az adathalász támadások ellen, amikor valaki a céges e-mail-címedet megszemélyesítve lép fel.

Ez a plusz biztonság előny, de a szolgáltatótól függően lehet egy nem elhanyagolható bökkenője. A BIMI jellemzően csak olyan vállalkozások számára használható, amelyek logója hivatalosan ellenőrzött. Ez általában azt jelenti, hogy a logót védjegyként kell bejegyeztetni egy illetékes hatóságnál, például egy elismert védjegyhivatalnál (pl. USPTO az Egyesült Államokban, UKIPO az Egyesült Királyságban).

Ez a hivatal megerősíti a logó tulajdonjogát, és az így kapott tanúsítványra szükség lesz a BIMI protokoll beállításához. Például a Gmail és az Apple email esetében a vállalkozásoknak Verified Mark Certificate (VMC) tanúsítványt kell beszerezniük, amely biztosítja, hogy a logó hivatalosan védjegyezett.

Egyszerűbb BIMI-beállítások

Más szolgáltatók, például a Yahoo és a Fastmail, nem követelik meg ezt a hivatalos lépést. Ehelyett közvetlenebbül is beállíthatod őket:

1. A DMARC helyes konfigurálása — a domainednek „quarantine” vagy „reject” értékre állított DMARC-szabályzattal kell rendelkeznie.

2. Készítsd elő a logódat — alakítsd át a márkalogódat SVG Tiny PS formátumba. Ezt a formátumot használják, ezért győződj meg róla, hogy a logó jól néz ki, majd töltsd fel a szerveredre.

3. Tegyél közzé egy BIMI rekordot – A BIMI rekord egy speciális TXT rekordtípus, amelyet a domained DNS-ébe (Domain Name System) kell elhelyezned, kifejezetten a feltöltött SVG Tiny PS fájl helyére mutatva.

Lehetnek további kikötések is. Például a Yahoo csak tömeges e-maileknél jeleníti meg a BIMI-képeket. Emellett csak a jó minősítésű küldő domaineket veszik figyelembe a BIMI-képek megjelenítéséhez. Érdemes ezt részletesebben is megvizsgálni, ha nagyon fontos számodra a céges logó megjelenítése, de sokan úgy látják majd, hogy több vele a gond, mint amennyit ér, különösen ha az összes korlátozást figyelembe vesszük.

Hogyan módosítsd az e-mailes profilképeket (szolgáltatónként)

Vissza a szerény megjelenítési képhez. Ha már idáig eljutottál, rájöttél, hogy egyszerűen csak szeretnél beállítani egy megjelenítési képet az e-mail-fiókodhoz, hogy a szolgáltatódat használó mások is láthassák. Hogyan csináld?

Gmail (Google Mail)

Így módosíthatod a levelezési profilképedet a Gmailben ezekkel az egyszerű lépésekkel:

1. Jelentkezz be a Gmailbe — jelentkezz be a Gmail-fiókodba a szokásos módon.

2. Kattints a profilképedre — a jobb felső sarokban, majd válaszd a „Google-fiók kezelése” lehetőséget.

3. Kattints a toll ikonra — a profilkép-szerkesztő ablak gyors eléréséhez.

4. Tölts fel új képet — válaszd a „Módosítás” lehetőséget, majd válaszd ki:

5. Igazítás és mentés — vágd körbe vagy igazítsd a képet szükség szerint, majd kattints a „Mentés profilképként” lehetőségre.

Hotmail (Outlook.com)

Kövesd ezeket az utasításokat, hogy frissítsd a profilképedet az Outlook/Hotmail rendszerben, és láthatóvá tedd a hálózat összes többi tagja számára.

1. Jelentkezz be az Outlookba — menj az Outlook.com oldalra, és jelentkezz be.

2. Nyisd meg a profilbeállításokat — kattints a profilképedre (vagy a monogramodra) a jobb felső sarokban, majd válaszd a „Saját profil” lehetőséget.

3. Profilkép módosítása — kattints a „Kép módosítása” lehetőségre.

4. Tölts fel új képet — kattints a „Fájl kiválasztása” lehetőségre, válassz egy képet a számítógépedről, majd töltsd fel.

5. Igazítás és mentés — szükség esetén vágd körbe vagy méretezd át a képet, majd kattints a „Mentés” gombra.

6. Szinkronizálás a Microsoft-szolgáltatások között — az új profilképed megjelenik az Outlookban, a Skype-ban és más Microsoft-alkalmazásokban.

Zoho Mail

Így módosíthatod a képedet a népszerű Zoho Mail levelezőalkalmazásban ezekkel a lépésekkel.

1. Jelentkezz be a Zoho Mailbe — menj a Zoho Mail oldalra, és jelentkezz be.

2. Nyisd meg a profilbeállításokat — kattints az avatarodra a jobb felső sarokban, majd válaszd a „Saját fiók” lehetőséget.

3. Kattints a „Szerkesztés” lehetőségre — majd válaszd ki a profilképedet.

4. Tölts fel új profilképet — kattints a profilkép területére, majd válaszd az „Új feltöltése” lehetőséget.

5. Válassz egy képet — válassz egy fotót a számítógépedről, és töltsd fel.

6. Állítsd be a láthatóságot — válaszd ki, ki láthatja a profilképedet (nyilvános, privát vagy korlátozott).

7. Mentsd a módosításokat — kattints a „Kész” lehetőségre a frissítés véglegesítéséhez.

A többi e-mail-szolgáltatóhoz hasonlóan a Zoho Mail is megjeleníti a képedet minden olyan e-mail-címzett számára, aki az ő hálózatukat használja.

Spacemail

Most pedig jöjjön a Spacemail. A személyre szabási beállításainkkal könnyedén beállíthatod a képet, és láthatóvá teheted a hálózatunkon lévő mindenki számára.

1. Jelentkezz be a Spacemailbe — érd el az e-mail-fiókodat akár az alkalmazáson keresztül, akár a spacemail.com oldalon

2. Kattints a kerek profil ikonra — amely a kezdőbetűdet jeleníti meg a képernyő jobb felső sarkában

3. Tölts fel egy képet — válassz egy fájlt a számítógépedről, és töltsd fel.

4. Igazítás és mentés — szükség esetén vágd körbe vagy méretezd át a képet, majd mentsd a módosításokat.

És ilyen egyszerű az egész!

E-mailes profilfotók beállítása és visszaállítása

Remélhetőleg most már többet tudsz arról, mit érdemes használni e-mailes profilfotóként. Akár azt keresed, mi a professzionális megoldás (például valami BIMI-szerű, vagy egyszerűen egy céges logó használata), akár valami személyesebbet választasz, ne felejtsd el naprakészen tartani a logókat és képeket, hogy vállalkozásod aktuális arculatát mutasd mindenkinek, aki láthatja az e-mailes fotódat (vagy avatarodat).