電郵寄存 vs 免費電郵供應商

你有冇諗過其實有幾多電郵供應商？當你認真諗一諗，就會好快發現全球有數以百計嘅平台，而且 自從電郵誕生以來，呢個數字一直都喺增長。電郵供應商可以分為幾種唔同類型。

我哋好多人第一個個人電郵帳戶，可能都係由提供互聯網服務嘅公司開設（例如 AOL、Freeserve、Tiscali 等），之後先轉去 Hotmail，同埋（大約 8 年後）Gmail 呢類供應商。

正正係呢啲後來嘅供應商，真正將電郵帶到另一個層次。佢哋令電郵更易用，容許我哋有多個地址、免費儲存空間，同埋可以喺任何地方網上存取（而唔係喺屋企 PC 用一個老套又笨重嘅 Outlook 應用程式），電郵突然變得更方便。你揀嘅「品牌」同你揀嘅電郵一樣，都反映到你係點樣嘅人。呢句說話，嚟自一位用咗超過二十年 Hotmail 嘅忠實用戶。

今日嘅電郵

但而家係 2024 年，時代已經變咗。尤其係商業電郵方面，呢個亦都係我哋喺度主要聚焦嘅內容。

最近，關於大型公司資料被盜或被收集嘅重大新聞有好幾宗，包括 Google 同 Microsoft。除此之外，好多免費電郵供應商都會解析（掃描）電郵資料，再賣畀廣告商。直到 2017 年，Google 自己都 承認有咁做。

其他免費電郵供應商亦都唔能夠完全避免類似問題……因為資料嘅價值除咗安全之外，仲可能帶來財務價值。今年，我哋見到 Skiff 呢間提供免費電郵方案嘅獨立電郵供應商被 Notion 收購。結果，佢哋整套產品，包括電郵平台，都正逐步停止服務。呢個好可能係因為佢哋最終去到一個情況：佢哋嘅資料（數以百萬計會員）比起整套產品帶來嘅收入更有價值，所以新擁有人覺得冇乜必要繼續提供服務。但其實仲有另一種電郵供應商：將安全同私隱放喺首位，而且更以商業為中心。呢啲供應商通常被稱為「專業電郵」供應商，而且通常每月只收取少量費用。不過，免費同付費電郵寄存選項相比又如何？

點解要為一啲可以免費得到嘅嘢付款？

點解唔用免費電郵？好容易令人覺得，從其中一間大公司免費取得電郵方案，就好似自己賺到咁。畢竟喺經濟衰退時期，仲有乜比成本更重要？咁點解你會需要付費電郵服務？

首先，正如嗰句格言所講，如果產品係免費，咁你就係產品。而喺有 GDPR 呢類法規嘅世界入面，企業尤其承受唔起客戶私人資料出現風險。捲入資料外洩事件，可能會帶來更嚴重嘅財務同聲譽影響。

最近，我自己心愛嘅 Hotmail（而家當然改名做 Outlook）第一次向我個帳戶收費，仲追溯性地決定大幅削減我嘅磁碟空間，除非我肯付款。RIP「免費電郵」。

呢個做法唔受歡迎（至少喺我得一個人嘅辦公室入面係咁）。多年來我已經用大量電郵填滿咗免費空間（垃圾郵件發送者真係好鍾意我），當然仲有幾 GB 嘅附件，當作一種唔太理想嘅備份方式（唔好同我講你冇喺收件箱入面忽視同一個令人無奈嘅現實……）

感覺好似有啲唔光明正大，而當時我冇意識到其實有個簡單解決方法。不過的確有——稍後再講。

同樣地，如果你想用 Gmail 最進階嘅功能，你都要升級。呢啲以 Google Workspace 品牌推出嘅方案，嘗試模仿好多其他付費電郵供應商嘅做法，容許你使用自己嘅網域；但由於綁定咗一大堆一般企業未必需要嘅功能，如果你嘅業務規模唔細，佢哋 每位用戶每月約 $7.20 嘅可觀價格好快就會累積起來。

所以，就連「免費」選項而家都唔再咁免費，而我哋甚至仲未正式開始。如果你想搵更實惠而且更專注嘅 Google Workspace 替代方案，其實有好多專為電郵而設、冇咁多額外包袱嘅選擇。

自行寄存你公司嘅網頁郵件

好啦好啦，我聽到後排嘅你講緊乜。你 的確 可以自行寄存網頁郵件。事實上，你只需要一個網域同合適嘅寄存方案就做得到。Roundcube 呢類應用程式係免費，而且大多數 cPanel 風格 CMS 都有附帶。即係話你基本上可以撳幾下就建立電郵帳戶。

缺點（因為當一樣嘢好到似唔真實時，總會有缺點）係設計相對較差、過時，而且功能不足。有啲睇落好似 1998 年出世，而且老化得唔係幾好。即係話，睇落 完全一樣，同當年冇分別。

另外，講返老掉牙但重要嘅安全問題，呢啲免費 DIY 電郵應用程式唔太可能有連免費平台都提供到嘅同等安全性，更唔好講更強大嘅保護。

真正專業電郵

於是，我哋終於講到呢場數碼盛宴嘅重點：付費供應商。我哋唔係講之前提過嗰啲付費「免費電郵」選項。

呢啲提供嘅係截然不同嘅嘢。簡單嚟講，佢哋係為商業而設，並具備獨特工具同功能，令你更容易掌握商務通訊。

或者最重要嘅係，呢啲供應商容許你喺電郵地址中加入你嘅業務網域，令你可以擁有專業外觀嘅 yourname@yourdomain.com 地址。如果你夠聰明咁建立電郵地址，仲可以由商業電郵得到更多好處。例如建立 電郵別名，或者只使用你名字嘅一部分去保護匿名性。

呢啲地址會即時向收件人傳達可信性。佢哋清楚表明你係來自該業務，而唔係冒充者（對方可能會註冊一個類似 yourbusiness@gmail.com 嘅地址）。

選擇商業電郵時要考慮嘅事項

不過，同所有事情一樣，當你選擇商業電郵時，都有一啲重要因素要記住。

各公司提供嘅功能都唔同，所以最好知道應該留意乜。佢哋嘅好處一般可以分為以下幾個範疇。

安全與私隱

加密： 確保你選擇嘅服務提供你滿意嘅加密程度，尤其係喺儲存資料方面。正如我哋提過，有啲免費服務可能會開採呢啲資料並賣畀廣告商，而高級電郵供應商其中一個主要賣點，就係佢哋唔會咁做。部分服務更會喺資料儲存在伺服器時主動加密，咁就算佢哋嘅安全措施被攻破，你嘅資料都唔會外洩。

雙重驗證（2FA）： 支援 電郵 2FA 可透過要求密碼以外嘅第二種驗證方式，增加額外一層安全保障。通常會係手機或者專用裝置。

主動監察新威脅：或者最重要嘅一點，就係揀一間仍然 積極 更新安全措施去應對最新威脅嘅公司。你大概可以透過快速瀏覽佢哋首頁上嘅最新更新、查看公司網誌，或者睇下佢哋有冇優質即時支援，去判斷呢方面資訊。

資料中心： 透過使用 分散式儲存方法 去儲存資料，你嘅電郵儲存就會有一定程度嘅冗餘保障。即係話，資料唔太可能會好似你將所有訊息都儲存在個人電腦，而部機又出問題時咁樣遺失。

自訂與品牌塑造

網域名稱： 正如我哋提過，能夠用你嘅網域名稱作為電郵地址，係幾乎所有專業電郵平台都提供嘅一項出色功能，令你嘅品牌成為核心。

加強篩選功能：令你可以更有效管理電郵，係專業電郵服務另一個主要賣點。當你收到大量電郵時，能夠用唔同方式排序同分類，會令你保持郵箱整潔而且實用。

多用戶郵箱：對好多企業嚟講，能夠為員工新增多個用戶非常重要。另外，別名同 catch-all（例如 info@yoursite.com）喺保護員工身份，或者容許多過一個人監察同一個郵箱方面，都可以係好有用嘅功能。

可靠性

正常運作時間保證： 你一定想安心，知道自己無論日夜任何時間都可以存取電郵。可靠性係選擇專業電郵供應商時嘅關鍵因素。留意大約 99.9% 嘅保證，確保你得到合適水平嘅正常運作時間。有時公司如果未能達到保證，會提供退款。值得查看佢哋喺呢方面嘅政策，咁你就知道自己處於咩位置。

可擴展性： 你而家未必有多個用戶，但希望你嘅業務會成長。選擇一項可以隨住業務一齊成長、容許你輕鬆新增或移除帳戶嘅服務，之後可能會幫你節省大量時間同精力。

客戶支援

正如我哋提過，要確保公司有跟上網絡威脅嘅最新發展，一個優質客戶服務部門亦都係必需——尤其如果你係第一次接觸專業電郵。市面上有啲選項提供 24 小時即時聊天支援，確保你一旦需要幫助，都唔使等太耐。

垃圾郵件管理

留意有冇 強大垃圾郵件篩選器，可以有效阻擋垃圾郵件，同時盡量減少誤判（即將正常電郵標記為垃圾郵件）。理想情況下，你會想要一個開箱即用已經表現良好，但亦容許你喺有需要時手動覆寫嘅垃圾郵件篩選器。最重要係，你要可以清楚查看有乜被隔離，因為我哋都試過因為垃圾郵件篩選器過度活躍而收唔到電郵。

連線與整合選項

無論任何時候都可以隨手存取電郵，喺現代唔單止係預期，更加係必需。無論我哋身處何地，都可以隨時使用嘅供應商係不可或缺。最好嘅專業電郵平台會提供輕鬆整合到現有電郵用戶端，例如 Outlook 或 Gmail。

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