哪種電郵協定適合你？

傳送和接收電郵……很簡單，對吧？你已經做過千百次了。

但如果我們告訴你，背後其實有一套運作流程，而只要你了解它，就能令一切更順暢，會怎樣？它甚至可能幫你節省一些儲存空間，或助你避開一兩個病毒。

我們正在談論電郵協定。

一旦你了解它們的運作方式，你就會知道哪種電郵協定最適合你的需要，以及如何調整設定以充分發揮其效用。

甚麼是電郵協定？

電郵協定是伺服器和電郵用戶端用來傳送、接收及儲存電郵的規則。若協定未有正確實作，訊息便無法正確傳送或接收。

可以把它們比作現實世界中的語言。它們充當彼此理解的指引，界定誰在跟誰說話、如何說話、說話的速度、說話持續多久，以及所說內容是否經過加密。

與 WhatsApp 不同，後者每位使用者都透過單一 WhatsApp 帳戶通訊；電郵則需要一套系統，來促進不同電郵服務供應商（ESP）之間的通訊。

這是因為有大量不同的 ESP。你可能使用 Gmail，而你的朋友則偏愛 Outlook。

這就是為甚麼電郵協定如此重要。它們提供一種共同語言，讓電郵用戶端彼此溝通。我們會在下文更詳細解釋電郵協定的例子和類型，但基本上，電郵主要使用三種協定：SMTP、IMAP 和 POP3。

首先，傳送流程中會涉及一些協定。當你寄出一封電郵，並在那個比喻中的信封上寫下你的「寄件者」和「收件者」地址後，你便會把它交給郵差。SMTP 就是那個郵差。

SMTP 會使用 '@' 符號前面的部分來識別電郵是寄給誰，並將它放入該使用者的郵箱；如果該使用者不存在，則會拒收。之後，收件者需要一種方法從伺服器下載電郵。這就是 IMAP 和 POP3 發揮作用的地方。

當電郵透過 SMTP 到達你的伺服器後，你便可以使用 POP3 或 IMAP 將它下載到你的電郵用戶端。它們在把電郵從伺服器傳送到收件匣的方式上各有不同，因此按你的需要選擇正確的組合非常重要。

認識主要的電郵協定

自 1970 年代電郵誕生以來，可以肯定地說，電郵已經經歷了重大的演變。

以下協定正好證明了這一點，而且是實現最佳電郵體驗的關鍵。

POP3（郵局協定第 3 版）

POP3，即 Post Office Protocol 3，運作方式很像傳統郵政服務。當你的信件到達郵局後，就會被取走並送到你家，不論你是否在家收件，也不論你的狗會否在信件一落地時就把它撕爛。

這是因為 POP 會把電郵儲存在你的裝置上，而不是伺服器上。當你收到電郵時，它會從伺服器刪除（除非另有設定），並轉移到你的裝置。這種做法可能有一些優點，但也並非理想。

先說優點。

郵件會直接下載到你的裝置，這表示當你的網絡不穩定時，你無需連接到電郵伺服器也能閱讀它。POP3 會在可連線時進行連接，並下載任何可用內容。這表示你可以離線存取電郵，因為它已經儲存在你的電腦中。

但如果你想跟上現代世界的步伐，這正是 POP3 顯得吃力的地方。

你的郵件用戶端無法通知郵箱你是否已閱讀某封電郵、將它標記為未讀、加上旗標，或採取任何其他操作。如果你與多位使用者共用同一個郵箱，並希望你的變更和郵件狀態能夠更新，這就不太理想。

POP3 亦會在把電郵放進你的郵箱之前，先從伺服器刪除它。這也許符合郵差的工作方式，但在電郵環境中，這代表你原本擁有的這封電郵備份現在已經消失。也就是說，如果你不小心按到刪除鍵，或者你的手提電腦損壞、遺失或被盜，那麼你儲存在裝置上的任何重要電郵也會一併消失。

這也表示儲存責任落在你身上。使用共用伺服器時，你的電郵可以儲存在外部，為家中的電腦節省寶貴空間。使用 POP 則無法做到這一點，這意味著你可能很快就會發現空間不足。

IMAP（互聯網訊息存取協定）

如果 POP3 是郵差，那麼 IMAP 就是你直接存放在郵局的私人郵箱。你只要想看，隨時去一趟，就能查看任何未讀郵件。

當然，借助現代科技，這趟「去郵局」的旅程少於一秒，因為它是以虛擬方式完成的——但概念仍然一樣。電郵儲存在伺服器上，而不是你的電腦；一旦你的郵件用戶端連接到 IMAP，它就會保持連線，等待新郵件到來。

IMAP 通常比 POP3 更受青睞，因為它對現代時代來說實用得多，尤其是人們經常會用多部裝置閱讀電郵。這表示如果你將第二個 IMAP 用戶端連接到同一個郵箱，你會看到完全相同的訊息和資料夾。

這裡的一大優勢是，當你在供應商之間轉移電郵和資料夾時，IMAP 可以透過一種稱為 IMAP migration 的方法提供協助。大多數商務電郵服務通常都會透過其migration tools支援這項功能。

當收件者的電郵用戶端連接到伺服器後，使用者只需點擊電郵標題，它便會下載到裝置上。IMAP 用戶端通常會因應速度考量，把部分資料複製到你的本機裝置，但這是可選的。用戶端可以在開啟後將電郵設為已讀，或把它移到另一個資料夾，但在刪除之前，電郵仍會保留在伺服器上。

IMAP 的取捨在於它依賴穩定的網絡連線，而把所有內容都儲存在伺服器上，如果不加以管理，亦可能會侵蝕你的儲存限額。但作為回報，你可獲得即時同步、更容易的備份，以及跨裝置的靈活性。

SMTP（簡單郵件傳輸協定）

SMTP 代表 Simple Mail Transfer Protocol。它就是郵件從 A 點送到 B 點的方式。

它是電郵用戶端和伺服器都會使用的電郵傳送協定。

那麼，它是如何運作的？

當你傳送電郵時，你的電腦會透過特定連接埠連接到伺服器，而 SMTP 軟件正在該連接埠上監聽。雙方會使用 SMTP 指令溝通並互相回應。

伺服器會驗證用戶端，檢查使用者名稱和密碼。然後它會查看寄件者地址和CC 與 BCC 標頭，以判斷目的地的網域。它會執行網域查詢以找出該網域的 MX 記錄，然後使用 SMTP 連接到該伺服器。

之後，它會採取進一步步驟，以驗證該伺服器是否獲授權代表你傳送電郵，然後才接受該電郵。這個流程的一部分是掃描電郵，以檢查它是否為垃圾郵件或包含病毒。電郵一經接收，便會放入收件使用者的收件匣，不過如果使用者已作出設定，系統可能會先套用某些篩選條件。

雖然 SMTP 對於把你的電郵送到應到之處至關重要，但它並不負責接收或儲存訊息。這表示它需要與 IMAP 或 POP3 之類的協定配合使用。它亦非常依賴正確的設定和驗證協定，以避免投遞問題或被垃圾郵件篩選器攔截。

可以混合搭配不同協定嗎？

現在，這些資訊在實際應用上都很有用，但在設定你的電郵協定時，怎樣才能獲得最大效益？

由於電郵協定分為兩個範疇——傳送和接收——因此務必要確保你的設定能夠全面涵蓋各方面。另外，如果你正在使用自訂電郵網域，你很可能需要自行設定或管理你的電郵協定。

傳送部分大多數情況下會由 SMTP 負責。這通常沒有商量餘地，因為它是現代電郵的標準。

接收部分則提供更多彈性。而這正是你需要根據使用情境作出決定的地方。

IMAP 配合 SMTP 通常是電郵的首選設定。它讓使用者可以靈活地從多部裝置查看電郵，並在其網絡中共享狀態更新。想像一下你與同事或朋友共用的電郵空間。

如果你的家用電腦被盜、遺失，或突然自行燒毀，它亦能提供一定程度的保障。

另一方面，你還有 POP3。它有點像回到較簡單的年代，那時電郵每星期才來一次，而最新的貓咪迷因剛剛被發現。

對於因私隱原因而偏好把電郵保存在個人裝置上的人來說，它可能很合適。但問題是，它能跟上我們現代生活的步伐嗎？

事實是，雖然它對較慢的網速確實有一些優勢，但在電郵安全方面，它往往顯得不足。

按你的需要選擇合適的協定

如果你仍未拿定主意，我們整理了一個實用表格，幫助你為自己的需要作出最佳決定。

你會在左側看到具體準則，而不同協定則列在上方。

總結

電郵協定可以對你的電郵體驗帶來很大影響。只要認真看待，它們就能為你的需要提供很大的靈活性。

此外，一旦你決定了合適的設定，仍然可以進一步加入額外的安全層，尤其是如果你是希望保護電郵安全的小型企業。

歸根究底，這一切都需要一個在自訂化方面符合你需要的電郵用戶端。

如果電郵在你的生活或業務中扮演重要角色，就值得認真看待。查看你的供應商提供甚麼；如果未能滿足你的需要，就找一個能滿足你需要的。