如何撰寫請假申請電郵

沒有人喜歡猜測自己的請假是否會獲批。一封寫得好的請假申請電郵，能為你的經理提供作出快速決定所需的資料。寫得好，既能展現專業態度、訂立清晰期望，亦能幫助你真正享受休假時間。你的電郵越清晰，經理就越容易批准。

甚麼是請假申請電郵？為甚麼它很重要？

請假通常會帶來兩個問題：你不在時誰來接手你的工作，以及他們如何知道你的假期何時開始和結束。一封適時發出的請假申請電郵可以同時解決這兩個問題。它會說明你何時不在、為何不在，以及應由誰接手。此外，你還能真正享受休假時間，而不用擔心回來後面對一大堆問題。

這類電郵通常會發送給你的經理、人力資源部門，或任何需要被通知的人。它能展現專業態度、幫助安排工作量、為人力資源建立記錄，亦顯示你重視同事。當然，你可能有很多原因需要發送這類電郵，但為了簡單起見，我們在下方列出幾個常見情況。

何時應使用請假申請電郵：

• 身體不適時請病假

• 為已計劃好的假期申請年假

• 私人事務假或事假

• 家庭成員患病等緊急情況

• 產假／侍產假

請假申請電郵的正確格式是甚麼？

如果你想讓請假申請獲得批准，就必須讓僱主清楚收到你的意思。單靠簡單一句「Hi」和「Bye」並不足夠——尤其是當你在最後一刻才發送時。以下格式可幫助你撰寫一封看起來專業、能解釋你缺勤原因，並獲得最重要批准的請假申請電郵。

讓你的請假更受注意的主旨行

想讓你的電郵吸引注意？請確保主旨簡短、具體，而且直接切題。你最不想見到的情況，就是老闆在你放假期間打電話給你，問你在哪裏，因為你的主旨太籠統，結果淹沒在他的電郵之中。這是老闆首先會看到的內容，所以一定要寫得有分量。

如何令主旨行更到位

保持簡短——以少於 50 個字元為佳。你不會想因為把主旨寫得像莎士比亞作品一樣冗長，而令一半訊息被截斷。

具體、具體、再具體——日期要寫清楚，例如：「請假申請 - 1 月 1 日 - 1 月 8 日」。把日期放在前面，是避免任何誤會的最佳方法。

先說明原因——這樣有助內容更具體。加入細節，例如：「病假申請／年假申請」。公司越早知道詳情，就越容易作出安排。

為何你的稱呼可能是獲批的關鍵

請假申請本質上就是一項請求。因此，最好提高正式程度，保持專業。你可能和老闆或人力資源同事是好朋友，但在這些情況下，尊重通常更重要。這是確保你的申請獲得良好接收的最佳方式；此外，如果人力資源日後保存這封電郵作參考，也能保障你自己，避免任何誤會。

經理在請假電郵中真正會留意甚麼

完成基本禮節後，就要進入重點。請假申請電郵的正文，是你詳細說明為何需要請假，以及計劃何時請假的地方。在你覺得合適的範圍內提供盡可能多的資料，並盡量把日期寫清楚，讓公司能為你的缺席作好準備。畢竟，你的工作很重要，他們需要找人接手。

這就是交接計劃派上用場的地方。說明誰會接手你的職責、哪些工作仍在進行中，以及相關截止日期，有助讓相關人士放心，知道你的缺席不會造成混亂。記得附上任何能令未完成項目更清晰的文件。加入他們維持進度所需的額外資料，往往能帶來很大分別。

在你按下發送前，記得確認對方已收到你的申請。這能讓你安心，知道申請已被閱讀，也能輕輕提醒你的經理或人力資源作出回覆，並避免日後出現任何誤會。你可以加入以下有禮貌的句子來要求確認：

• 「請確認你已收到此申請。」

• 「可否在收到此申請後通知我一聲？」

• 「如你能簡短回覆，確認我的申請一切妥當，我將不勝感激」

如何以正確方式結束請假申請

你的結語是對方最後會看到的內容。保持有禮，記得留意電郵禮儀，如果你想留下更好印象，也可簡單感謝對方的時間和考慮。完成後，以「Best regards」或「Sincerely」等正式結語，加上你的名字作結。當你要寫一封簡單的請假申請電郵給經理時，預先準備一些例子會很有幫助。請查看下方的比較表。

如何為不同情況撰寫請假申請電郵？

撰寫簡單的請假申請電郵時，了解格式是第一步，而例子則能讓內容更具體。以下你會找到可供參考、調整並有信心發送的請假申請電郵範例。

病假電郵範例

主旨：病假申請 – 3 月 12–13 日Dear [Manager/ HR],

我身體不適，需要於 3 月 12 日及 13 日請病假休息。若你需要醫生證明或任何其他資料，請告知我。可否請你確認已收到此申請？

謝謝，[Your name]

事假／私人事務假電郵範例

主旨：私人事務假申請 – 4 月 5 日Dear [Manager/ HR],

我想於 4 月 5 日（星期五）請假一天，以處理私人約會。如這樣安排可行，或你需要任何進一步資料，請告知我。如能簡短回覆確認已收到此申請，我將不勝感激。

Best regards,[Your name]

年假電郵範例

主旨：年假申請 – 7 月 10–21 日Dear [Manager/ HR],

我想申請於 7 月 10 日至 7 月 21 日放年假。我會在離開前完成目前的報告，並把持續中的客戶來電交接給 Daniel。

請確認已收到此申請。先行致謝[Your name]

緊急請假電郵範例

主旨：緊急請假申請 – 由 5 月 2 日起Dear [Manager/ HR],

由於家庭緊急情況，我需要申請由 5 月 2 日開始請假。一旦我知道需要離開多久，便會盡快通知你。可否請你確認已收到此申請？

Sincerely,[Your name]

產假／侍產假電郵範例

主旨：侍產假申請 – 8 月 14 日–10 月 9 日Dear [Manager/ HR],

我現正式申請於 8 月 14 日至 10 月 9 日放侍產假。如你需要任何證明文件或其他資料，請告知我。如你能確認已收到此申請，我將不勝感激。

謹此致謝，[Your name]

有哪些關鍵技巧可讓你的請假申請更快獲批？

想讓請假更快獲批？以下是你應該做的事：

• 直入重點——不要用過多解釋淹沒你的申請。先寫出關鍵資料，其餘可刪減。

• 日期和交接計劃——給公司時間適應你的缺席非常重要。日期要具體，並確保你不在時已有安排。

• 提早發送（緊急情況除外）——公司需要時間為你的缺席作準備，所以請確保在正確時間發送電郵。盡量提前兩星期通知。

• 如有緊急情況可表示可聯絡——大多數公司不會期望你在休假期間工作，但讓他們知道如遇緊急情況仍可聯絡到你，能減輕他們的顧慮。

如何讓你的請假申請順利獲批

你已經快完成了，但最後的細節可能決定你的申請成敗。從你的措辭到你如何跟進，小細節都會影響經理是覺得你的電郵容易批准，還是容易忽略。做好這些，你就能避免延誤、誤會，或任何尷尬的來回溝通。

如何有禮貌地向經理解釋請假原因

向經理解釋請假，關鍵在於語氣、時機和準備。一句在會議中匆忙說出的「明天不能上班，抱歉」並不會對你有幫助。先查看公司的請假或 PTO 政策，了解哪些情況獲准，以及你需要提前多久通知。準備充足能顯示你尊重流程，也令經理更容易批准。

之後，清楚說明你何時不在，簡要交代原因，最重要的是，讓對方看到你已考慮到對團隊的影響。經理會欣賞你承認可能帶來的不便，並說明你會如何把影響減到最低。這可能包括提早完成重要工作、把工作交接給同事，或留下清晰備註，確保沒有事情被遺漏。

如果你需要定期請假，應如何安排電郵結構

定期請假，例如每週一次的醫療預約或固定的私人安排，比起請一天假需要更多說明。關鍵是要非常清楚地說明模式和時段。請清楚列出日期（開始和結束）、頻率（每個星期三、每隔一個星期五），以及是全日還是半日。

定期請假，例如每週課堂、持續性的預約或私人事務，需要更清晰的說明，讓經理能據此作出安排。電郵應簡短但具體：說明模式（每週、每兩週一次）、列出清晰的開始和結束日期，並概述你不在時會如何處理自己的工作責任。

定期請假電郵應包括甚麼：

• 加入清晰主旨，列明定期請假及日期

• 請假原因保持簡短和專業

• 清楚列明頻率、時長，以及開始／結束日期

• 包括工作交接計劃

• 確認你已查閱請假／PTO 政策

• 有禮貌地結尾並要求確認

沒有回覆？下一步這樣做

有時你的請假申請電郵會被埋沒、忽略，或者你的經理只是那天太忙而忘了回覆。如果在合理時間內，通常是 2–3 個工作天後，你仍未收到回覆，那麼有禮貌的提醒就是你的下一步。

你的跟進電郵應簡短、友善，而且切中要點。先以問候語開始，提及你之前的電郵，詢問對方是否已有時間查看，並有禮貌地說明為何及時回覆很重要。然後，加入一個清晰簡單的請求：「可否請你確認我的請假申請是否已獲批准？」最後以有禮的結語和感謝作結。這與面試後的感謝信的作用很相似。它提醒對方你的存在，並幫助你以正面方式收尾。最好不要塞爆對方的收件箱。只需發送一至兩封跟進電郵，每次相隔幾天。如果之後仍未收到回覆，可考慮當面提醒，或在有需要時通知人力資源部。