Wie man mehrere Personen in einer E-Mail anspricht: Best Practices

Bei E-Mails geht es darum, Verbindungen aufzubauen. Je mehr Menschen Sie erfolgreich per E-Mail erreichen, desto mehr Verbindungen bauen Sie auf. So machen Sie es richtig.

Warum es wichtig ist, mehrere Personen in einer E-Mail korrekt anzusprechen

Eine Gruppen-E-Mail ist wie jede andere E-Mail. Ihr Hauptaugenmerk sollte auf Professionalität und E-Mail-Etikette liegen. E-Mail ist in erster Linie ein professionelles Medium, was bedeutet, dass das, was Sie senden, zählt. Es zählt für zukünftige Beziehungen und zukünftige Ergebnisse.

Es geht auch darum, dass Menschen sich wahrgenommen fühlen, aber das ist schwieriger, wenn Sie Gruppen-E-Mails versenden.

Wie spricht man mehrere Personen in einer E-Mail an?

Ihr Hauptaugenmerk sollte auf der Größe der Gruppe und darauf liegen, wer dazugehört. Bei kleineren Gruppen, etwa wenn Sie zwei Personen in einer E-Mail ansprechen, sollten Sie die Personen namentlich begrüßen, um es persönlicher zu machen.

Für größere Gruppen ist eine allgemeine Begrüßung wie „Hallo Team“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ in der Regel praktischer. Achten Sie darauf, formelle Titel wie Professor, Dr. oder Herr zu respektieren, und überlegen Sie sorgfältig die Reihenfolge der Namen. Sie können nach Seniorität ordnen, Kunden vor internen Teammitgliedern nennen oder einfach alphabetisch sortieren, um es unkompliziert zu halten.

Wenn sie in der E-Mail stehen, nennen Sie sie beim Namen

Menschen namentlich aufzulisten, ist die persönlichste Art, Ihre E-Mail zu beginnen. Es schafft Respekt und sorgt dafür, dass sich alle einbezogen fühlen. Wir empfehlen, Personen nur bei Gruppen von 2 bis 4 Personen namentlich aufzulisten. Wenn Sie mehr als das aufführen, kann es schnell etwas lächerlich wirken.

Beachten Sie, dass es in manchen Kulturen und Ländern nicht immer angemessen ist, in den ersten paar E-Mails Vornamen zu verwenden. Achten Sie also darauf, Ihren lokalen Kontext zu respektieren. Vielleicht müssen Sie in den ersten E-Mails zu Nachnamen plus Herr oder Frau wechseln, bevor Sie eine Verbindung aufgebaut haben.

Die richtige Art, Personen namentlich zu begrüßen:

• Hallo John, Maria und Sam,

• Guten Morgen Alex, Jamie und Taylor,

• Hallo Chris und Morgan,

Gruppenbegrüßungen richtig formulieren

Beim Schreiben an eine oder zwei Personen ist es oft einfacher, dafür zu sorgen, dass sich alle respektiert fühlen. Aber wenn Sie eine Gruppe in einer E-Mail ansprechen, wird das schwieriger. Je größer die Gruppe, desto mehr spielt der Kontext eine Rolle.

Wenn wir über Kontext sprechen, meinen wir den Zweck der E-Mail. Wenn Sie ein eng verbundenes Team über die Planungen für die Weihnachtsfeier informieren, wird der Ton ganz anders sein, als wenn Sie mit Führungskräften oder in einem stärker strukturierten Unternehmensumfeld kommunizieren.

Wenn Sie abteilungsübergreifend, an Manager, Kunden oder externe Partner schreiben, ist es sicherer, einen etwas formelleren Ton zu wählen, besonders wenn Sie sich zum ersten Mal vorstellen. Unter Freunden oder engen Kollegen können Sie etwas lockerer sein.

Die richtige Art, eine Gruppe zu begrüßen:

Informelle Begrüßungen:

• Hallo Team!

• Hallo zusammen,

Formelle Gruppenbegrüßungen:

• Liebe Kolleginnen und Kollegen,

• Guten Morgen!

• Guten Morgen zusammen,

• Liebes Führungsteam,

Die beste Art, formelle Titel zu verwenden

In irgendeinem Fachgebiet einen Doktortitel zu erwerben, ist nicht einfach, und nach all der harten Arbeit erwarten die meisten, dass Sie ihren formellen Titel verwenden. Dabei sprechen wir nicht nur von Ärzten im medizinischen Sinn — es könnten auch Universitätsprofessoren sein, Personen mit einem Doktortitel in Betriebswirtschaft und viele andere. Unabhängig vom Titel ist es jedoch wichtig, ihn in Ihrer E-Mail-Kommunikation zu respektieren.

Wenn Sie eine E-Mail an einen Dr., Professor, Herrn, Frau usw. senden, erwartet Ihr Empfänger höchstwahrscheinlich einen professionellen Ton. Das bedeutet, allzu lockere Begrüßungen zu vermeiden und auf Konsistenz zwischen allen Personen in der E-Mail zu achten. Das heißt: Verwenden Sie nicht für eine Person einen Titel und für eine andere in derselben E-Mail keinen.

Auch die Hierarchie ist wichtig. Wenn Sie mehrere Empfänger mit Titeln haben, versuchen Sie, die Empfänger in der richtigen Reihenfolge aufzulisten. Das bedeutet Professor vor Doktor und Doktor vor Herrn usw.

Die richtige Art, Titel zu verwenden:

• Sehr geehrte Dr. Lee, Ms. Carter und Mr. Brown,

• Sehr geehrte Dr. Smith und Team,

• Sehr geehrte Direktoren und Abteilungsleiter.

• Sehr geehrtes Führungsteam,

So beziehen Sie alle respektvoll ein

In professionellen Umfeldern wird Seniorität immer respektiert. CEOs halten die wichtigste Rede, haben das beste Büro im Gebäude und bekommen normalerweise den besten Platz am Tisch. Bei E-Mails ist das nicht anders.

Wenn Sie mehrere Personen in einer E-Mail ansprechen, kann die Reihenfolge der Namen und die Zeichensetzung subtil Respekt vermitteln. Die Reihenfolge, in der Sie Empfänger aufführen, sollte bewusst gewählt sein. Das bedeutet, diejenigen mit der höchsten Seniorität zuerst und diejenigen mit der geringsten Seniorität zuletzt zu nennen.

Möglicherweise müssen Sie auch Personen außerhalb Ihres Unternehmens und interne Kollegen berücksichtigen. Hier kann es Respekt vermitteln, externe Mitarbeitende zuerst aufzulisten, besonders wenn Sie eine langfristige Partnerschaft anstreben. Wenn Sie Seniorität sowie intern vs. extern berücksichtigt haben, kann es sinnvoll sein, den Rest alphabetisch zu ordnen.

So beziehen Sie alle respektvoll ein:

• Hierarchie oder Seniorität – In formellen oder geschäftlichen Umfeldern nennen Sie die ranghöchste Person zuerst. Z. B. Sehr geehrte Dr. Evans, Ms. Khan und Mr. Patel,

• Extern vor intern –Wenn Sie Kunden zusammen mit Ihrem internen Team anschreiben, nennen Sie den Kunden zuerst. Z. B. Sehr geehrte Ms. Roberts und Team.

• Alphabetische Reihenfolge – Wenn alle gleichgestellt sind, ist die alphabetische Reihenfolge die sicherste Wahl. Z. B. Hallo Angela, Brian und Carlos,

So verwenden Sie CC und BCC beim E-Mail-Versand an mehrere Personen

Als Nächstes müssen Sie die E-Mail-Adressen mehrerer Empfänger hinzufügen. In diesem Schritt hilft es, den Unterschied zwischen CC und BCC zu verstehen.

CC bedeutet Carbon Copy. BCC bedeutet Blind Carbon Copy. Das Wort „blind“ ist der wichtigste Hinweis, wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie diese beiden Optionen verwenden.

• Verwenden Sie CC, wenn Empfänger einander sehen und möglicherweise antworten sollen.

• Verwenden Sie BCC, wenn Empfänger einander nicht sehen sollen (blind) und Privatsphäre erforderlich ist. Typischerweise ist dies die beste Option für Massen-E-Mails.

Der richtige Zeitpunkt für die Verwendung von CC

Die Idee hinter CC stammt aus den Tagen der alten Schreibmaschine. Man legte ein Blatt Kohlepapier ein und erhielt zwei Kopien auf einmal. E-Mail übernahm dieselbe Idee und verwendet CC, um jemand anderem eine Kopie der Nachricht zu senden.

Wenn Sie jemanden zum CC-Feld hinzufügen, sprechen Sie diese Person nicht direkt an, sondern senden ihr nur eine Kopie. Zum Beispiel sprechen Sie mit einem externen Kunden und möchten Ihren Chef auf dem Laufenden halten. Sie würden den externen Kunden in das An-Feld setzen, und die E-Mail-Adresse Ihres Chefs käme in das CC-Feld. So kann der Kunde sehen, dass Ihr Chef über die Situation informiert ist.

Der richtige Zeitpunkt für die Verwendung von CC:

• Projekt-Update mit Aufsicht – Sie schreiben einem Teamkollegen wegen einer Aufgabe. Ihr Manager braucht Einblick, aber keine Aktion. Setzen Sie Ihren Manager in CC, um ihn auf dem Laufenden zu halten.

• Teamübergreifende Zusammenarbeit– Sie koordinieren sich mit einer anderen Abteilung und möchten, dass beide Teams abgestimmt sind. Setzen Sie das andere Team in CC, wenn Sie Ihrem Designer schreiben, damit es auf dem Laufenden bleibt.

• Statusberichte– Sie senden Ihrem Vorgesetzten ein wöchentliches Update und kopieren Stakeholder ein. Sie können Ihren Vorgesetzten in CC setzen, damit er Ihren Fortschritt im Blick behalten kann.

Der richtige Zeitpunkt für die Verwendung von BCC

Andere Empfänger können das BCC-Feld nicht sehen, aber sie können Empfänger in den CC- und An-Feldern sehen. Das ist nützlich, wenn Sie jemandem eine Kopie der E-Mail senden möchten, ohne dass andere Empfänger davon wissen.

Verwenden Sie BCC für große Verteilerlisten, öffentliche Ankündigungen oder andere  Situationen, in denen sich die Empfänger nicht kennen und die Daten der anderen nicht sehen sollten. Sie können BCC auch verwenden, um jemanden unauffällig in ein Gespräch einzubeziehen.

Der richtige Zeitpunkt für die Verwendung von BCC:

• Newsletter– Sie senden ein Unternehmens-Update an 300 Abonnenten. Fügen Sie sich selbst in das An-Feld ein und setzen Sie alle Ihre Abonnenten in BCC.

• Gästeliste – Sie laden 100 externe Gäste ein, die sich nicht kennen. Fügen Sie sie dem BCC-Feld hinzu, damit nicht versehentlich jemand von ihnen auf „Allen antworten“ klickt.

• Diskrete Aufsicht– Ein Direktor möchte ein Gespräch beobachten, ohne daran teilzunehmen. Fügen Sie ihn dem BCC-Feld hinzu, damit er es beobachten kann.

Fehler bei Gruppen-E-Mails, auf die Sie achten sollten

Mehrere Personen per E-Mail anzuschreiben, ist Übungssache; es wird jedes Mal leichter, wenn Sie es tun. Wenn Sie sich die folgenden Tipps merken, gelingt Ihnen der Einstieg.

• Die Begrüßung überladen – Ihre E-Mail sollte sich nicht anfühlen wie ein Lehrer, der zu Beginn des Unterrichts die Anwesenheit kontrolliert. Wenn Sie mehr als 3–4 Empfänger haben, verwenden Sie eine Sammelbegrüßung wie „Hallo Team“.

• Inkonsistenter Ton – Entscheiden Sie, ob Sie informell oder formell sein möchten. „Sehr geehrte Dr. Lee und John“ erzeugt ein Ungleichgewicht. Halten Sie den Grad der Formalität bei allen Empfängern einheitlich und stellen Sie sicher, dass er zur Unternehmenskultur passt.

• Das falsche Feld verwenden– Wenn CC zu oft verwendet wird, ist schwerer zu erkennen, wer tatsächlich handeln muss, während BCC in einer kollaborativen Unterhaltung geheimniskrämerisch wirken und Vertrauen beschädigen kann.

• Hierarchie oder kulturelle Normen ignorieren – Namen in zufälliger Reihenfolge aufzulisten, Titel wegzulassen oder bei der Unternehmensleitung allzu lockere Begrüßungen zu verwenden, wird dazu führen, dass sich Menschen nicht respektiert fühlen.

• Wichtige Teilnehmende in der Begrüßung auslassen– Jeder möchte sich wertgeschätzt fühlen. Wenn Sie einigen Personen schreiben, denken Sie daran, sie alle zu erwähnen, damit sich jeder respektiert fühlt.