Имейл хостинг срещу безплатни доставчици на имейл

Замисляли ли сте се някога колко доставчици на имейл има? Когато наистина се замислите, бързо осъзнавате, че по света има стотици платформи и броят им расте още от самото начало на имейла. Доставчиците на имейл могат да бъдат разделени на няколко различни типа.

Много от нас вероятно са имали първите си лични имейл акаунти при доставчика на интернет услугата си (помислете за AOL, Freeserve, Tiscali и подобни), преди да преминат към доставчици като Hotmail и (около 8 години по-късно) Gmail.

Именно тези по-късни доставчици наистина изведоха имейла на следващо ниво. Като го направиха по-достъпен, позволиха ни множество адреси, безплатно пространство за съхранение и онлайн достъп отвсякъде (за разлика от тромавото, старомодно приложение Outlook на домашния ни компютър), имейлът изведнъж стана по-лесен. Избраната от вас „марка“ казваше толкова много за вас, колкото и имейлът, който сте избрали. Повярвайте ми — казва го истински потребител на Hotmail от повече от две десетилетия.

Имейл за днес

Но сега е 2024 г. и времената се промениха. Особено когато става въпрос за бизнес имейл, което е основно това, върху което ще се фокусираме тук.

Напоследък имаше няколко големи истории за кражба на данни или събиране на данни от по-големите компании, включително Google и Microsoft. Но освен това много безплатни доставчици на имейл анализират (сканират) имейл данни и ги продават на рекламодатели. До 2017 г. самият Google признаваше, че прави това.

Алтернативните безплатни доставчици на имейл също не са имунизирани срещу подобни проблеми… Защото стойността на данните може да създаде проблеми освен сигурността — тя може да добави финансова стойност. Тази година видяхме как Skiff, независим доставчик на имейл, предлагащ безплатен имейл план, беше купен от Notion. В резултат на това целият им пакет от продукти, включително имейл платформата им, се спира. Това вероятно е така, защото са стигнали до положение, в което техните данни (милионите членове) са били по-ценни от приходите, които пакетът продукти е генерирал, и затова новите собственици са видели малък смисъл да продължат услугата.Но има и друг вид доставчик на имейл. Такива, които поставят сигурността и поверителността на първо място и са по-ориентирани към бизнеса. Тези доставчици често се наричат доставчици на „професионален имейл“ и обикновено имат малка месечна такса. Но как се сравняват безплатните и платените опции за имейл хостинг?

Защо да плащате за нещо, което можете да получите безплатно?

Защо да не използвате безплатен имейл? Лесно е да си представите, че ако получавате имейл плана си безплатно от някоя от големите компании, печелите. В крайна сметка, в условията на рецесия какво е по-важно от цената? Така че защо бихте имали нужда от платени имейл услуги?

Е, първо, както гласи мантрата, ако продуктът е безплатен, вие сте продуктът. А в свят на закони като GDPR бизнесите особено не могат да си позволят да рискуват личните данни на клиентите си. Попадането в пробив на данни може да има много по-сериозни финансови последици и да навреди на репутацията.

Наскоро моят любим Hotmail (сега, разбира се, брандиран като Outlook) за първи път въведе такса за акаунта ми, като със задна дата реши значително да намали дисковото ми пространство, освен ако не платя. RIP „безплатния имейл“.

Това беше непопулярен ход (поне в моя офис от един човек). След като през годините запълних безплатното пространство с огромно количество имейли (спамърите явно много ме харесват), и, разбира се, с гигабайти прикачени файлове, които служат като лоша форма на резервно копие (кажете ми, че не пренебрегвате същата тъжна реалност във входящата си поща…)

Изглеждаше подмолно, а по онова време не осъзнавах, че има лесно решение. Но има — повече за това по-късно.

По подобен начин, за да получите най-разширените функции на Gmail, също трябва да надстроите. Брандирани като Google Workspace, тези планове се опитват да имитират това, което правят много други платени доставчици на имейл, като ви позволяват да използвате собствен домейн, но тъй като са обвързани с цял куп функции, от които средният бизнес вероятно няма нужда, значителната им цена от около $7.20 на потребител, на месец бързо нараства, ако имате по-голям бизнес.

Така че дори „безплатните“ опции вече не са толкова безплатни, а ние още дори не сме започнали. Ако търсите по-достъпни и по-фокусирани алтернативи на Google Workspace, има много опции, създадени специално за имейл, без излишния товар.

Самостоятелно хостване на уеб пощата на вашата компания

Да, добре, чувам ви отзад. Възможно е да хоствате собствена уеб поща. Всъщност всичко, от което се нуждаете, е домейн и правилният хостинг план, за да го направите. Приложения като Roundcube са безплатни и са включени в повечето CMS системи в стил cPanel. Това означава, че можете почти само с няколко клика да създавате имейл акаунти.

Недостатъкът (защото винаги има такъв, когато нещо изглежда твърде хубаво, за да е истина) е сравнително слабият, остарял дизайн и липсата на функции. Някои от тях изглеждат сякаш са родени през 1998 г. и не са остарели особено добре. И под това имам предвид, че изглеждат точно по същия начин, както тогава.

Освен това, връщайки се към добрата стара сигурност, тези безплатни DIY приложения за имейл едва ли ще имат същото ниво на сигурност, каквото предлагат дори безплатните платформи, да не говорим за нещо по-стабилно.

Истински професионален имейл

И така, най-накрая стигаме до същината на този дигитален пир. Платените доставчици. Не говорим за платените опции на „безплатния имейл“, които вече споменахме.

Те предлагат нещо съвсем различно. Съвсем просто, те са създадени за бизнес и имат уникални инструменти и функции, които правят овладяването на бизнес комуникациите много по-лесно.

Може би най-важното е, че тези доставчици ви позволяват да включите бизнес домейна си в имейл адресите, така че да получите професионално изглеждащи адреси yourname@yourdomain.com. Има начини да извлечете повече от бизнес имейла, като бъдете умни в начина, по който създавате имейл адресите си. Неща като създаване на имейл псевдоними или запазване на анонимността ви, като използвате само част от името си.

Тези адреси незабавно внушават легитимност на всеки, който ги получи. Те ясно показват, че сте от бизнеса, а не измамник, който се представя за вас (който може да регистрира адрес като yourbusiness@gmail.com.

Неща, които да вземете предвид, когато избирате имейл за бизнес

Но, както при всичко, има важни съображения, които трябва да имате предвид, когато избирате бизнес имейла си.

Функциите варират от компания до компания, така че е добра идея да знаете какво да търсите. Ползите им обикновено се разделят на следните области.

Сигурност и поверителност

Шифроване: Уверете се, че избраната от вас услуга предлага ниво на шифроване, с което сте доволни, особено когато става въпрос за съхранение на вашите данни. Докато някои безплатни услуги могат да използват именно тези данни, за да ги продават на рекламодатели, както споменахме, една от ключовите предимства на премиум доставчиците на имейл е, че те не правят това. Някои услуги активно шифроват данните ви, когато се съхраняват на сървъри, така че дори ако сигурността им бъде компрометирана, данните ви няма да бъдат разкрити.

Двуфакторно удостоверяване (2FA): Поддръжката за имейл 2FA добавя допълнителен слой сигурност, като изисква втора форма на потвърждение отвъд само парола. Обикновено това ще бъде под формата на телефон или специално устройство.

Активно наблюдение на нови заплахи: Може би най-важното от всичко е да изберете компания, която все още активно актуализира мерките си за сигурност, за да се справя с най-новите заплахи. Вероятно можете бързо да установите тази информация, като прегледате началната им страница за скорошни актуализации, проверите фирмения им блог или видите дали имат добра поддръжка на живо.

Центрове за данни: Чрез съхраняване на данни с помощта на разпределен метод за съхранение има ниво на резервираност за съхранението на вашите имейли. Това означава, че е много малко вероятно данните да бъдат загубени по начина, по който биха могли, ако съхранявате всички съобщения на личния си компютър и нещо се обърка.

Персонализиране и брандиране

Име на домейн: Както споменахме, възможността да използвате името на домейна си за имейл адреси е чудесна функция, която почти всички професионални имейл платформи предлагат, поставяйки вашата марка в центъра на това, което правят.

Подобрени филтри: Позволяването ви да управлявате имейлите по-ефективно е още едно ключово предимство на професионалните имейл услуги. Когато получавате огромен брой имейли, възможността да ги сортирате и класифицирате по различни начини ви позволява да поддържате чиста и практична пощенска кутия.

Пощенски кутии за множество потребители: От решаващо значение за много бизнеси е възможността да добавят множество потребители за членовете на персонала. Освен това псевдонимите и catch-all адресите (като info@yoursite.com) могат да бъдат полезна функция, когато става въпрос за защита на самоличността на служителите или за позволяване на повече от един човек да наблюдава една и съща пощенска кутия.

Надеждност

Гаранция за непрекъсната работа: Искате спокойствието, че можете да имате достъп до имейла си по всяко време, денем или нощем. Надеждността е ключов фактор, когато става въпрос за избора на вашия професионален доставчик на имейл. Търсете гаранции от около 99.9%, за да сте сигурни, че получавате правилното ниво на непрекъсната работа. Понякога компаниите предлагат компенсации, ако не успеят да изпълнят гаранциите си. Струва си да проверите политиката им по този въпрос, за да знаете каква е ситуацията.

Мащабируемост: Може сега да нямате множество потребители, но се надяваме бизнесът ви да расте. Изборът на услуга, която може да расте заедно с бизнеса ви, позволявайки ви лесно да добавяте или премахвате акаунти, може да ви спести много време и енергия по-късно.

Поддръжка на клиенти

Подобно на това, което споменахме за гарантирането, че компанията е в крак с онлайн заплахите, добрият отдел за обслужване на клиенти е задължителен — особено ако сте нови в професионалния имейл. Има опции с 24-часов чат на живо, което гарантира, че никога няма да чакате дълго за помощ, ако ви потрябва.

Управление на спам

Търсете стабилни филтри за спам, които ефективно блокират нежеланата поща, като същевременно свеждат до минимум фалшивите положителни резултати (легитимни имейли, маркирани като спам). В идеалния случай искате филтър за спам, който работи добре веднага след активиране, но също така ви позволява да го отмените, когато е необходимо. Най-вече искате ясно да можете да преглеждате какво е поставено под карантина, защото всички сме били в ситуация, когато имейл не пристига заради прекалено активен филтър за спам.

Опции за свързване и интеграция

Да имаме имейлите си под ръка по всяко време не само се очаква в съвременната епоха, но е и необходимост. Доставчик, който е достъпен по всяко време, където и да се намираме, е задължителен. Най-добрите професионални имейл платформи предлагат лесна интеграция в съществуващи имейл клиенти, като Outlook или Gmail.

Представяме ви Spacemail

Spacemail, от Spaceship, е нова модерна имейл платформа, създадена от самото начало за бизнеси. Тя разполага с всички инструменти, които споменахме в тази статия — от усъвършенствано управление на антиспам до чести актуализации за заплахи за сигурността.

Можете лесно да я интегрирате в съществуващия си софтуер за използване на всяко устройство или да получите достъп до нея чрез защитения онлайн портал за уеб поща, използвайки любимия си браузър. С екип от експерти за поддръжка на клиенти 24/7, готови да подадат ръка винаги, когато имате нужда от тях.

Знаете ли за нашия лесен Migration Tool? Той ви позволява да преместите всяко съществуващо имейл съдържание, което може да имате, към вашия план Spacemail. Това прави преминаването лесно и ще запазите лесен достъп до важните имейли, които имате в съществуващия си акаунт. Изпробвайте Spacemail още днес, на цени от само $0.41 на месец. Можете дори да изберете безплатен 30-дневен пробен период. Нямате какво да губите, ако изпробвате нашата чисто нова, модерна имейл платформа.